Categories
Finnish

Yhdistyksen kokouksen puheenjohtajana

Olen saanut kunnian johtaa varsin monta yhdistyksen kokousta vuosien varrella, ja minulle on muodostunut siihen jonkinlainen rutiini. Ajattelin nyt kirjata ylös joitakin kokemuksestani heränneitä ajatuksia. Tämä ei ole mikään puheenjohtajan alkeiskurssi; oletan, että peruskokoustekniikka ja -juridiikka on lukijalla hallussa.

Kirjoitan nyt erityisesti yhdistysten kokouksista eli kokouksista joihin kutsutaan kaikki yhdistyksen jäsenet. Johtamani kokoukset ovat olleet tyypillisesti isompia kuin hallitusten kokoukset mutta mistään massakokouksista ei ole ollut kyse.

Yleensä saan vihjeen etukäteen, jos minua aiotaan esittää kokouksen puheenjohtajaksi. Joskus arvaan sen muutenkin. Joka tapauksessa ennakkotieto tai -arvaus antaa tilaisuuden valmistautua kokoukseen.

Ennen kokousta luen esityslistan läpi ja mietin, mitkä asiat ovat mahdollisia ongelmia ja miten ne voisi välttää sekä miten niistä voi selvitä jos välttäminen ei onnistu.

Tarkistan säännöistä kokouksen kannalta keskeiset kohdat. Otan säännöt mukaani niin, että voin niihin tarvittaessa vedota kokouksessa. Otan mukaani myös yhdistyslain, johon joskus joutuu vetoamaan.

Erittäin tärkeää on muistaa ottaa mukaan kynä ja runsaasti muistiinpanopaperia!

Puheenjohtajan roolissa en koe voivani osallistua asioiden käsittelyyn aktiivisesti. Siksi kieltäydyn kunniasta, jos aion jossain asiassa ottaa aktiivisen asian ajajan roolin. Esimerkiksi kokouksessa, jossa olen jonkin asian valmistelija tai esittelijä, en mielelläni toimi puheenjohtajana. Näin siksi, että asian ajaminen vie huomiokykyä kokouksen johtamiselta, ja päin vastoin.

Itse kokouksessa puheenjohtajan tärkein tehtävä on huolehtia siitä, että kokousväki tietää, missä mennään: mitä asiaa käsitellään, mistä ollaan päättämässä ja mitä päätettiin. Pidän siksi erittäin tärkeänä muistaa tehdä olennaisimmat muodollisen kokoustekniikan mukaiset julistukset: asiakohtien avaaminen, esitysten kirjaaminen ja toteaminen sekä päätöksen julistaminen. Myös asiakohdan sulkeminen (“asia N on loppuun käsitelty”) on myös hyvä muistaa.

Puheenjohtajan yhtä tärkeä tehtävä on huolehtia, että kaikkia kokouksen äänivaltaisia osallistujia kohdellaan tasavertaisesti. Tämä tarkoittaa kokousväen jatkuvaa tarkkailua puheenvuoropyyntöjen yms varalta. Puheenvuoropyynnöt kirjaan aina ylös ellen voi niitä välittömästi myöntää (esimerkiksi koska joku puhuu samaan aikaan). Myönnän puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä, antaen jonon ohi vain työjärjestyspuheenvuorot ja harkinnan mukaan (vain erityisestä syystä) vastaus- ja kommenttipuheenvuoroja. Jos puhuja tekee esityksen, kirjaan sen heti ylös ja varmistan ääneen puhujalta, että olen ymmärtänyt sen oikein. Toisin kuin olen monen puheenjohtajan nähnyt tekevän, tehtyä esitystä en tiputa hiljaisesti pois käsittelystä; silloinkin kun on ilmeistä, että esitys on keskustelun kuluessa vanhentunut, otan asian puheeksi (saatan esimerkiksi kysyä, että haluaako esittäjä luopua esityksestään, tai kysyä, kannattaako ko. esitystä vielä joku).

Puheenjohtamisen hankalin vaihe on, kun asiassa on runsaasti erimielisyyttä, joka johtaa useisiin kilpaileviin esityksiin. Äänestysjärjestyksen miettimiseen voi hyvin käyttää aikaa; juosten kustu äänestysjärjestys on pahempi kuin lyhyt kokoustauko. Selkeät äänestysohjeet pitää aina muistaa antaa ja on samalla syytä pitää huoli, että koko kokousväki on äänestyshetkellä skarppina. Liian monta kertaa olen nähnyt tilanteen, jossa joku kokousedustaja ei ole tiennyt, mistä äänestetään.

Kokousta (aivan pienimpiä työryhmiä ja hallituksia lukuunottamatta) ei minusta siis voi johtaa kovin epämuodollisesti. Olikin kiva kuulla, että erään paikallaolijan mielestä viimeisin johtamani kokous oli muodollinen mutta rento.

Millainen sinusta on hyvä kokouksen puheenjohtaja?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

I accept the Privacy Policy * for Click to select the duration you give consent until.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.