Antti-Juhani Kaijanaho

THIS BLOG IS OBSOLETE - NEW BLOG AT /newblog/

fi/diary/yhdistys.txt

2005-05-12

Yhdistysbyrokraatin muistilista

Seuraavassa olen luetellut joitakin yhdistysbyrokraattisia asioita, jotka tuntuvat usein yhdistyksiltä unohtuvan ja jotka ovat joko pakollisia tai muuten vaan hyviä ideoita.

Jollei toisin mainita, nämä koskevat niin rekisteröityjä kuin rekisteröimättömiäkin yhdistyksiä.

Minä en ole lainoppinut. Näitä ei tule ymmärtää lainopilliseksi neuvonnaksi. Tämän luettelon ja neuvoston tarkoituksena on muistuttaa asioista, jotka helposti unohtuvat, mutta tämä dokumentti ei yksin riitä asioiden lailliseen hoitamiseen. Tämä ei ole tyhjentävä lista. Kehoitan kaikkia tutustumaan itse relevanttiin lainsäädäntöön sekä tarvittaessa hankkimaan asiantuntijan apua.

  1. Muista jäsenluettelo! Lain mukaan yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään. Laki vaatii lisäksi, että jäseenluetteloon kirjataan jäsenten täydellinen nimi ja kotipaikka. Useimmat yhdistykset eivät näitä tietoja tarvitse toiminnassaan, joten ne helposti unohtuvat. (Yhdistyslain 11 §)

  2. Jäsenluettelo on tavallisesti henkilörekisteri ja sitä koskevat tietosuojasäännöt. (Poikkeuksena sellaiset yhdistykset, joissa ei ole henkilöjäseniä lainkaan vaan pelkästään esimerkiksi toisia yhdistyksiä tai firmoja jäseninä.) Erityisesti jäsenluettelolle on laadittava henkilörekisteriseloste. Malleja: The Fenfire Foundation, Taiteellisen ohjelmoinnin ystävien seura Toys, Electronic Frontier Finland ry. Katso myös tietosuojavaltuutetun rekisteriselosteohjetta.

    Rekisteriseloste on pidettävä kaikkien nähtävillä esimerkiksi yhdistyksen ilmoitustaululla tai seittisivuilla.

  3. Mistä jäsenluettelon tiedot sitten saadaan? Perustavilta jäseniltä (he, jotka allekirjoittivat yhdistyksen perustamiskirjan) tiedot tulee kysyä - paras olisi, jos pakolliset tiedot (täydellinen nimi ja kotipaikka) olisi kirjattu jo perustamiskirjaan, mutta aina tätä ylellisyyttä ei ole. Muiden jäsenten tiedot tulisi pyytää jo jäseneksi hakeutumisen yhteydessä. Siitä seuraavassa.

  4. Jäsenyys ei synny automaattisesti eikä jäsenmaksun maksaminen ole merkki jäsenyyden syntymisestä. Jäsenyys syntyy, kun

    1. jäseneksi haluava on ilmoittanut yhdistykselle haluavansa jäseneksi ja
    2. yhdistys on tehnyt päätöksen jäseneksi hyväksymisestä.

    Molemmat tarvitaan. Yhdistys ei voi ottaa ketään yksipuolisesti jäsenekseen eikä toisaalta kukaan voi tulla jäseneksi ilman, että yhdistys ottaa virallisesti kantaa tähän.

    Jos säännöissä ei ole muuta määrätty, Yhdistyslain 12 §:n perusteella päätöksen jäseneksi ottamisesta tekee hallitus. Huomaa: siitä on kirjattava pöytäkirjaan päätös!

    Käytännössä tämä kannattaa järjestää niin, että jäseneksi haluavilta vaaditaan määrämuotoinen jäsenyyshakemus (ks. Toysin lomake (PDF), Effin lomake, The Fenfire Foundationin ohjeet). Tämä sitten tuodaan hallituksen käsiteltäväksi, joka kirjaa asiasta päätöksen. Sihteeri sitten vie kokouksen jälkeen uuden jäsenen tiedot hakemuksen perusteella jäsenluetteloon.

  5. Yhdistyksestä eroaminen on puolestaan jäsenen yksinoikeus, yhdistys ei voi kieltää eroamista. Eroamisesta jäsenen tulee ilmoittaa joko yhdistyksen kokoukselle pöytäkirjaan merkittäväksi tai hallitukselle. Ero tulee kirjata pöytäkirjaan. Eron jälkeen jäsenen tiedot tulee tietenkin jäsenluettelosta poistaa (niin, ettei niitä ole mahdollista palauttaa).

  6. Yhdistyksestä erottaminen on vaikea prosessi. Säännöissä tavallisesti määrätään erottamisperusteista, mutta niitä tulee tulkita ahtaasti. Minkään vähäisen rikkomuksen takia ei jäsentä voi erottaa. Tämän takia jäsenehdokkaat tulee tutkia huolellisesti ennen jäseneksi hyväksymistä!

    Rutiininomainen erottaminen on mahdollista vain kahdessa tapauksessa, ja kummassakin vain jos säännöt niin määräävät:

    • Säännöissä voidaan määrätä, että jäsen voidaan erottaa (tai katsoa eronneeksi), jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta tietyn sääntöihin kirjatun ajan (esimerkiksi vuosi tai kaksi vuotta).
    • Säännöissä voidaan myös määrätä jäsenille kelpoisuusehtoja (esimerkiksi ainejärjestön säännöissä saatetaan vaatia, että jäsen on jonkin tietyn pääaineen tutkinto-opiskelija). Tällöin jäsen voidaan erottaa, jos hän ei enää täytä näitä säännöissä määrättyjä kelpoisuusehtoja.

    Kaikissa tapauksessa erottamisesta on tehtävä päätös ja se (perusteluineen) on kirjattava pöytäkirjaan. Erottamisesta päättää hallitus, jos säännöissä ei ole muuta määrätty. Missään tapauksessa kukaan toimihenkilö, esimerkiksi sihteeri tai puheenjohtaja, ei voi yksin päättää erottamisesta!

  7. Vaikka mikään laki ei sitä sinänsä määrää, on jokaisen yhdistyksen hyvä perustaa oma arkisto. Tämä tarkoittaa sitä, että joku luotettava hallituksen jäsen nakitetaan vastaamaan arkistosta (mielellään joku sellainen, jolla ei ole muita tehtäviä yhdistyksessä - erityisesti ei puheenjohtaja eikä sihteeri) sekä sitä, että arkistointia tehdään suunnitelmallisesti. Hallituksen onkin hyvä laatia arkistointisuunnitelma, jossa määritellään, mitä arkistoidaan, mitä asiakirjoja säilytetään ja kuinka kauan, miten pidetään huoli arkiston pysyvyydestä jne jne jne.

    Arkiston tärkein ilo on, että vanhat paperit kuten pöytäkirjat ja tilinpäätökset (sekä toki kaikki toiminnassa syntynyt aineisto kuten lehdet, esitteet ym.) ovat helposti löydettävissä ja niistä pidetään huolta. Kokemuksesta voin sanoa, että tästä on suunnattomasti hyötyä jo kun yhdistys on toiminut vain muutaman vuoden ja pitäisi ottaa selville, mitä joskus aiemmin olikaan tehty tai päätetty. Lisäksi arkistosta on iloa kymmenien vuosien kuluttua, kun yhdistyksestä aletaan kirjoittaa historiikkia (ja totta kai perustajien tulee uskoa, että näin todella tulee tapahtumaan - eihän yhdistystä ole muuten järkevää edes perustaa)!

  8. Lopuksi yhdistyksen marssijärjestys: Yhdistyksen kokous päättää ja hallitus panee toimeen. Hallituksella ei ole itsenäistä toimivaltaa (muuten kuin tietyissä lakimääräisissä tehtävissä), vaan se perustuu yhdistyksen kokouksen tehtävänantoon. Tavallisimmin tämä tehtävänanto on kirjattu toimintasuunnitelman ja talousarvion muotoon!

00:39 - /fi/diary - 4 comments

-->

Palaute / Feedback

antti-juhani@kaijanaho.info

Chrono

Noteworthy


HTMLAll This
RSSAll This


hacker emblem Powered by Blosxom Bytemark Hosting Blogilista