Pienen yhdistyksen taloudenpidon asianmukainen järjestäminen

Yhdistyslain 35 § 1 mom määrää mm. seuraavaa:

Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen [­– –] varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Mitä tämä tarkoittaa? En nyt kirjoita tästä tyhjentävästi, mutta mainitsen muutamia keskeisiä asioita.

Kun yhdistykselle tulee ostolasku (lasku, jossa yhdistykseltä vaaditaan rahaa tavaran tai palvelun vastineeksi), sille tulee tehdä seuraaavat toimenpiteet:

  1. lasku kirjataan maksamattomien ostolaskujen luetteloon
  2. lasku numerotarkastetaan: laskun sisältämät laskutoimitukset tarkistetaan niin, että mahdolliset olennaiset laskuvirheet huomataan
  3. lasku asiatarkastetaan: hän, joka on yhdistyksen puolesta hoitanut asiaa, tarkistaa, että lasku vastaa sitä, mikä on sovittu, ja (mikäli lasku ei ole ennakkolasku) että laskutettu palvelu tai tavara on toimitettu laskun mukaisesti
  4. lasku hyväksytään: hallitus kokouksessaan tai hallituksen valtuuttama esteetön henkilö tarkastaa, että laskussa on kyse yhdistyksen toiminnasta ja että se perustuu yhdistyksen kokouksen tai hallituksen tekemään päätökseen taikka on muuten yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeellinen
  5. hyväksytty lasku maksetaan ja lasku siirretään maksettujen ostolaskujen luetteloon

Maksamattomien ostolaskujen luettelon asemesta voi käyttää myös laskukansiota. Samoin maksettujen laskujen luettelona voi toimia kirjanpitoon viemistä odottavien tositteiden kansio. Myös kirjanpidon ostovelkatiliä voi käyttää maksamattomien ostolaskujen luettelona, jos kirjanpitoa pidetään jatkuvasti ajan tasalla. Olennaista on, että maksamattomat laskut voidaan aina helposti selvittää.

Myös yhdistyksen aktiivien kululaskut voi käsitellä ostolaskujen tapaan, tosin erillinen asiatarkastus ei ole välttämättä tarpeen.

Jos yhdistyksellä on pankkikortti, sillä tehdyille maksuille on hyvä tehdä seuraavat toimenpiteet:

  1. maksaja nitoo tai teippaa maksukuitin (A4-)paperille, johon hän kirjoittaa lyhyesti, mistä maksussa oli kyse ja miten se liittyy yhdistyksen toimintaan
  2. maksukuitti selvityksineen laitetaan kirjanpitoon viemistä odottavien tositteiden kansioon
  3. maksukuitti hyväksytään kuten lasku: hallitus kokouksessaan tai hallituksen valtuuttama esteetön henkilö tarkastaa, että maksussa on kyse yhdistyksen toiminnasta ja että se perustuu yhdistyksen kokouksen tai hallituksen tekemään päätökseen taikka on muuten yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeellinen

Laskun tarkastuksesta, laskun hyväksynnästä ja pankkikorttimaksun hyväksynnästä on hyvä tehdä päivätty merkintä laskuun tai maksukuitin yhteyteen. Merkinnästä tulee käydä ilmi, kuka hyväksynnän tai tarkastuksen teki.

Ostolaskun ja korttimaksun hyväksyjän tulee olla esteetön. Hän ja hänen lähipiirinsä ei saa olla maksun saaja eikä hänelle tai hänen lähipiirilleen saa tulla erityistä yksityistä etua maksusta. Lisäksi on syytä välttää vaarallisia työyhdistelmiä: ostolaskun tai korttimaksun maksaja ei saa (yksin) hyväksyä kyseistä laskua tai maksua, ja kirjanpitäjä ei myöskään hyväksy yksin mitään laskuja tai maksuja. Mitä isompi yhdistys on, sitä tarkempi tämän suhteen tulee olla. Isommissa yhdistyksissä myös laskunmaksu ja kirjanpito kannattaa pitää eri henkilöiden tehtävänä.

Tavanomainen järjestely on, että laskut ja korttimaksut hyväksyy yhdistyksen puheenjohtaja, ja tämän ollessa esteellinen tai estynyt, hallituksen varapuheenjohtaja. Kumpikaan ei kuitenkaan koskaan hyväksy itse maksamaansa korttimaksua. Tarvittaessa (esimerkiksi jos molemmat ovat esteellisiä) yksittäinen lasku tai maksu viedään hallituksen kokouksen hyväksyttäväksi. Laskunmaksusta puolestaan huolehtii tavanomaisesti taloudenhoitaja, joka ei koskaan hyväksy mitään laskuja yksin. Pienissä yhdistyksissä taloudenhoitaja huolehtii yleensä myös kirjanpidosta.

Yhdistyksen myyntilaskuista (laskut, joilla yhdistys vaatii joltakulta muulta maksua tavaran tai palvelun vastineeksi) sekä muista yhdistyksen laatimista laskuista tulee jättää jäljennös yhdistyksen tositeaineistoon. Kannattaa lisäksi pitää luetteloa laskuista, joista yhdistys ei ole vielä saanut maksua. Olennaista on, että maksamattomat laskut on aina helposti selvitettävissä. Kirjanpitoon kirjattaessa yhdistykselle rahaa vaativat laskut tulee kirjata varovaisesti: jos laskunmaksu on epävarmaa, sitä ei saa kirjata koko arvostaan saamiseksi; siksi myyntisaamisten tiliä ei ole hyvä pitää ainoana maksamattomien saamisten luettelona.

Käteiskassan hoidosta olen jo kirjoittanut erikseen.

Jos yhdistyksellä on säästöjä, niiden sijoittamiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Jos rahoja makuuttaa pelkästään käyttötilillä tai kassassa, niiden reaaliarvo laskee inflaation mukana. Vähintään korkotiliä on syytä käyttää. Jos säästöjä ei ole tarkoitus käyttää moneen vuoteen, myös korko- ja osakemarkkinoille sijoittamista kannattaa harkita. Linjanveto kuuluu hallitukselle, joskin riskisijoittamisesta on syytä päättää ainakin yleisellä tasolla yhdistyksen kokouksessa. Jos sijoitettavana on huomattavia summia, ammattineuvonnan käyttöä on harkittava.

Toiminnantarkastajan kannattaa kiinnittää tarkastuksessaan huomiota siihen, miten nämä asiat on järjestetty, ja tarvittaessa ohjeistaa hallitusta korjaamaan puutteet. Yhdistyksen kokoukselle annettavassa tarkastuskertomuksessa ei asiaan tule puuttua, jos puute ei olennaisesti vaaranna taloudenhoidon luotettavuutta eikä puute ole aiheuttanut yhdistykselle vahinkoa.

Kirjanpitoaineiston säilytys 1.1.2016 voimaan tulleen lain mukaan — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

[Luethan myös sarjan johdanto-osan.]

Tässä postauksessa käsitellään kirjanpitoaineiston säilytystä 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaisesti. Lakia sovelletaan tilikausiin, jotka alkavat 1.1.2016 tai myöhemmin. Lakia voidaan soveltaa myös 1.1.2016 tai sen jälkeen laadittuun aiemman tilikauden tilinpäätökseen. Aiemman lain mukaisen aineiston säilytyksestä olen kirjoittanut aiemmin.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa lakisääteisine vähimmäissäilytysaikoineen ovat

  • allekirjoitettu tilinpäätös (10 vuotta)
  • tase-erittelyt (10 vuotta)
  • kirjanpidot (10 vuotta)
  • tositteet (6 vuotta)
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto (6 vuotta)
  • luettelo kirjanpidon tileistä (10 vuotta)
  • luettelo tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat (10 vuotta)

Säilytysaika lasketaan tilikauden päättymisestä.

Säilytysajan sisällä:

  • kirjausketjun tulee pysyä ehjänä
  • kirjanpitoja tulee voida tarkastella ja tarvittaessa tulostaa sekä aika- että asiajärjestyksessä Suomesta käsin ilman aiheetonta viivytystä
  • aineiston sisältöjä ei saa muuttaa eikä poistaa
  • aineiston muotoa saa tarvittaessa muuttaa

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2016–31.12.2016

Tositteet säilytettävä 31.12.2022 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2026 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineistoja saa säilyttää koneellisesti (esimerkiksi CD-ROMilla tai pilvipalvelussa). Tällöin tulee huolehtia siitä, että aineistoon on mahdollista päästä käsiksi viipymättä Suomesta käsin koko lakisääteisen säilytysajan. Varmuuskopioinnista on syytä huolehtia ja vanhojen aineistojen toimivuus on syytä tarkastaa koko säilytysajan aika-ajoin.

Lopuksi

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Yhdistyksen kokouksen puheenjohtajana

Olen saanut kunnian johtaa varsin monta yhdistyksen kokousta vuosien varrella, ja minulle on muodostunut siihen jonkinlainen rutiini. Ajattelin nyt kirjata ylös joitakin kokemuksestani heränneitä ajatuksia. Tämä ei ole mikään puheenjohtajan alkeiskurssi; oletan, että peruskokoustekniikka ja -juridiikka on lukijalla hallussa.

Kirjoitan nyt erityisesti yhdistysten kokouksista eli kokouksista joihin kutsutaan kaikki yhdistyksen jäsenet. Johtamani kokoukset ovat olleet tyypillisesti isompia kuin hallitusten kokoukset mutta mistään massakokouksista ei ole ollut kyse.

Yleensä saan vihjeen etukäteen, jos minua aiotaan esittää kokouksen puheenjohtajaksi. Joskus arvaan sen muutenkin. Joka tapauksessa ennakkotieto tai -arvaus antaa tilaisuuden valmistautua kokoukseen.

Ennen kokousta luen esityslistan läpi ja mietin, mitkä asiat ovat mahdollisia ongelmia ja miten ne voisi välttää sekä miten niistä voi selvitä jos välttäminen ei onnistu.

Tarkistan säännöistä kokouksen kannalta keskeiset kohdat. Otan säännöt mukaani niin, että voin niihin tarvittaessa vedota kokouksessa. Otan mukaani myös yhdistyslain, johon joskus joutuu vetoamaan.

Erittäin tärkeää on muistaa ottaa mukaan kynä ja runsaasti muistiinpanopaperia!

Puheenjohtajan roolissa en koe voivani osallistua asioiden käsittelyyn aktiivisesti. Siksi kieltäydyn kunniasta, jos aion jossain asiassa ottaa aktiivisen asian ajajan roolin. Esimerkiksi kokouksessa, jossa olen jonkin asian valmistelija tai esittelijä, en mielelläni toimi puheenjohtajana. Näin siksi, että asian ajaminen vie huomiokykyä kokouksen johtamiselta, ja päin vastoin.

Itse kokouksessa puheenjohtajan tärkein tehtävä on huolehtia siitä, että kokousväki tietää, missä mennään: mitä asiaa käsitellään, mistä ollaan päättämässä ja mitä päätettiin. Pidän siksi erittäin tärkeänä muistaa tehdä olennaisimmat muodollisen kokoustekniikan mukaiset julistukset: asiakohtien avaaminen, esitysten kirjaaminen ja toteaminen sekä päätöksen julistaminen. Myös asiakohdan sulkeminen (“asia N on loppuun käsitelty”) on myös hyvä muistaa.

Puheenjohtajan yhtä tärkeä tehtävä on huolehtia, että kaikkia kokouksen äänivaltaisia osallistujia kohdellaan tasavertaisesti. Tämä tarkoittaa kokousväen jatkuvaa tarkkailua puheenvuoropyyntöjen yms varalta. Puheenvuoropyynnöt kirjaan aina ylös ellen voi niitä välittömästi myöntää (esimerkiksi koska joku puhuu samaan aikaan). Myönnän puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä, antaen jonon ohi vain työjärjestyspuheenvuorot ja harkinnan mukaan (vain erityisestä syystä) vastaus- ja kommenttipuheenvuoroja. Jos puhuja tekee esityksen, kirjaan sen heti ylös ja varmistan ääneen puhujalta, että olen ymmärtänyt sen oikein. Toisin kuin olen monen puheenjohtajan nähnyt tekevän, tehtyä esitystä en tiputa hiljaisesti pois käsittelystä; silloinkin kun on ilmeistä, että esitys on keskustelun kuluessa vanhentunut, otan asian puheeksi (saatan esimerkiksi kysyä, että haluaako esittäjä luopua esityksestään, tai kysyä, kannattaako ko. esitystä vielä joku).

Puheenjohtamisen hankalin vaihe on, kun asiassa on runsaasti erimielisyyttä, joka johtaa useisiin kilpaileviin esityksiin. Äänestysjärjestyksen miettimiseen voi hyvin käyttää aikaa; juosten kustu äänestysjärjestys on pahempi kuin lyhyt kokoustauko. Selkeät äänestysohjeet pitää aina muistaa antaa ja on samalla syytä pitää huoli, että koko kokousväki on äänestyshetkellä skarppina. Liian monta kertaa olen nähnyt tilanteen, jossa joku kokousedustaja ei ole tiennyt, mistä äänestetään.

Kokousta (aivan pienimpiä työryhmiä ja hallituksia lukuunottamatta) ei minusta siis voi johtaa kovin epämuodollisesti. Olikin kiva kuulla, että erään paikallaolijan mielestä viimeisin johtamani kokous oli muodollinen mutta rento.

Millainen sinusta on hyvä kokouksen puheenjohtaja?

Puheeni puoluekokouksessa 7.6.2014

Puhe kahden puheenjohtajan mallista

Arvoisat puheenjohtajat, hyvät kanssavihreät ja muut kuulijat:

Itse olen ollut aika skeptinen tämän asian suhteen pitkään, osittain sen takia, että tämä tuntuu suomalaisessa yhdistyskäytännössä hyvin oudolta järjestelmältä, mutta nyt kun luin tämän esityksen, olen hämmentynyt: tämä on aivan briljantti esitys, aivan loistava esitys! Ja siksi haluaisin kannattaa sitä täällä.

Mä näen muutamia ongelmia. Ehkä niistä isoin on semmoinen, joka tulee mulle mieleen tuolta historian siiviltä. Yhdysvaltain presidenttihän valittiin aikoinaan sillä tavalla, että parhaiten ääniä saanut valittiin presidentiksi ja hän joka sai toiseksi parhaiten ääniä valittiin varapresidentiksi. No, voitte kuvitella, mitä siitä syntyy: siellä on kaksi vihamiestä, joiden pitäisi pystyä toimimaan yhdessä. Ja se ei kovin kauaa kestänyt se niitten vaalijärjestelmä. Tää järjestelmä, jota nyt esitetään, on aika lailla samanlainen ja siinä on potentiaalisesti sama ongelma. Mitä jos meille kävisi vaikka niin, että tämä pro-ydinvoimaporukka saisi valittua toisen puheenjohtajan ja anti-ydinvoimaporukka toisen puheenjohtajan? Mitä sitten?

Joten luultavasti tulen äänestämään vastaan ­– mutta kiitän, tämä on aivan loistava esitys.

(Videon aikaindeksi 1:49:49)

Puhe poliittisessa keskustelussa

Arvoisat puheenjohtajat, hyvät kanssa-ajattelijat ja hyvät muut kuulijat:

Ajattelin jakaa teille yhden ajatuksen, joka minulle tuossa aamulla heräsi muun muassa eilisten keskustelujen johdosta. Meillähän on nyt käsittelyssä, kuten Oras meille kertoi, sukupuolineutraali avioliittolaki, ja joku muistaakseni mainitsi täällä lukumääräneutraalin avioliittolain. Ja rupesin miettimään sitä, että mikä loppujen lopuksi on valtion intressi kontrolloida ihmisten perhesuhteita… ja en hirvittävästi keksinyt mitään. Ja sen takia pohdin, että onko meillä oikeastaan tarvetta avioliittolaille.

Meillä on aika paljon lakeja, joissa on sellainen rakenne, että asetetaan perusvaatimukset, mitkä on pakko täyttää. Esimerkiksi, ei hakata ihmisiä parisuhteessa, ainakaan jos siihen ei ole erityistä lupaa. Sitten on runsaasti erilaisia säännöksiä, joita sovelletaan silloin, kun ei muuta ole sovittu. Mutta muuten, tehkööt mitä lystäävät. Mitä se meitä koskee?

Se olisi minusta liberaalia. Kiitoksia.

(Videon aikaindeksi 6:21:14)

Puheessa jäi (koska se ei ollut käsikirjoitettu, puhuin ranskalaisten viivojen varassa) sanomatta valmistelemani pointti, että avioliittolain asemesta voisi säätää lain perhesuhteista, joka noudattaa puheessa kuvaamaani rakennetta: vähimmäisvaatimukset, joista ei voi poiketa, ja sitten perussäännöt, joista voi poiketa sopimuksella. Mielessäni mallina oli yhdistyslaki, joskin tietenkin yksityiskohdat olisivat aivan toisenlaiset.

Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 3.1.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto).]

Yhdistysten olisi hyvä pyrkiä välttämään käteisen rahan käyttöä. Kaiken rahaliikenteen kuljettaminen pankkitilin kautta tekee kirjanpidosta yksinkertaista ja pienentää myös väärinkäytösten riskiä. Nykyaikana käteisen rahan käsittelylle on varsin vähän tarvetta – jopa korttimaksujen vastaanottaminen on nykyään mahdollista pienillä kuluilla ja investoinneilla käyttämällä hyväksi älypuhelimeen liitettyä kortinlukijaa.

Joskus käteisen rahan käsittely on kuitenkin yhdistyksissä tarpeen. Sen kanssa tulee olla huomattavan tarkkana, sillä käteisen rahan käsittelyssä on suuri vaara siitä, että kirjanpitoon merkittävien tapahtumien (rahan tulo ja meno) tiedot katoavat tai jäävät epäselviksi. Pankkitilissä tämä vaara on paljon pienempi, koska pankki pitää omaa kirjanpitoaan tilitapahtumista ja Suomessa pankin tiliotteeseen voi käytännössä aina luottaa. Käteisen rahan tapauksessa kukaan muu kuin yhdistys itse ei pidä kirjaa eikä kukaan anna yhdistykselle jälkikäteen tiliotetta!

Pidä yhdistyksen rahat erillään muiden rahoista

Yhdistyksen rahat ja omat rahasi, mahdollisen yrityksesi rahat sekä muidenkaan rahat eivät koskaan saa mennä sekaisin. Yksinkertaisinta on ostaa yhdistykselle kassalipas, jossa yhdistyksen rahoja (ja vain niitä) säilytetään. Jos yhdistyksellä ei ole kassalipasta tai yhdistyksen rahoja joudutaan pitämään kassalippaan ulkopuolella, on erilläänpidosta huolehdittava muulla tavoin.

The cash box by lilyofvictoria at deviantart, license cc-by-sa 3.0
The cash box by lilyofvictoria at deviantart, license cc-by-sa 3.0

Jos vastaanotat käteistä rahaa yhdistyksen puolesta, aloita erilläänpito välittömästi. Älä siis laita rahoja omaan lompakkoosi sellaisenaan vaan laita ne esimerkiksi kirjekuoreen, johon selkeästi kirjoitat, että kyse on yhdistyksen rahoista (ja mistä ne on peräisin). Toimita rahat ensi tilassa kassalippaaseen, jos sellainen on, ja jätä lippaaseen myös tulotapahtumasta tosite.

Jos otat kassalippaasta yhdistyksen käteistä rahaa esimerkiksi ostoksia varten, jätä kassalippaaseen tästä merkintä – lappu, johon kirjoitat, kuinka paljon otit, milloin otit ja mihin tarkoitukseen otit sekä kuka olet. Jätä lappu, vaikka ottaisit rahaa luvatta. Jos palautat (vaihto)rahat saman päivän aikana, voit ottaa lapun pois; jos palautat rahat myöhemmin, kirjoita uusi lappu palautuksesta. Jätä samalla myyjältä saamasi kuitti rahoilla tekemistäsi ostoksista.

Muista, että yhdistykselle kuuluvan rahan ottaminen edes väliaikaisesti omaan käyttöön on rikos. Moni kavalluksesta tuomittu aloitti rikollisen uransa “lainaamalla” yhdistyksen tai työnantajan rahoja uskotellen itselleen, että maksaa lainan takaisin ennen kuin se huomataan.

Pidä kassakirjaa

Kirjanpitolain 2 luvun 4 § sanoo: “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. [––] Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava viipymättä” “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava aikajärjestykseen viipymättä päiväkohtaisesti.” Tämä on tiukempi aikaraja kuin muuten kirjanpidossa, jossa aikaa on useita kuukausia. Päiväkohtaisuus tarkoittaa sitä, että eri päivien tapahtumia ei saa yhdistää yhdeksi kirjaukseksi.

Käytännössä kirjanpitolain vaatimus tulee täytettyä, kun kassalippaassa pidetään paperista kassakirjaa. Kassakirjaksi riittää esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmasta tulostettu lomake, jossa on riittävästi rivejä tapahtumia varten ja jossa on sarakkeet päiväystä, tositenumeroa, selitettä, kassatilin debetiä, kassatilin kreditiä sekä kassatilin saldoa varten. Kassakirjaan käteisen rahan tulo ja meno kirjataan viipymättä käsin ja samalla pidetään huoli, että kaikista tapahtumista on asianmukainen tosite.

Tuloa kassaan voi syntyä esimerkiksi myyjäistapahtumassa. Tällöin yksinkertaisinta on laskea kassa päivän aluksi ja päivän lopuksi sekä huolehtia, että kassassa ei ole muita kuin myyntitapahtumia; tällöin myyntitulo kyseiseltä päivältä on yksinkertaisesti näiden kahden saldon erotus. Myynnit saadaan kirjata itse laaditulla tositteella, jos vastapuolelta tositteen saaminen on hankalaa (kuten myyjäistilanteessa yleensä on), ja saman päivän myynnit saadaan yhdistellä samalle tositteelle. Itse laadittuun tositteeseen on merkittävä sen laatijan nimi.

Menoa kassasta aiheuttavat tavallisimmin pienehköt ostokset. Monesti ostokselle lähtevä ottaa kassasta riittävästi rahaa mukaansa ja ostoksilta palattuaan palauttaa kassaan vaihtorahat ja ostokuitin; matkareissun ajaksi hänen tulee jättää kassaan yllä kuvattu lappu. Päivän päätteeksi ostokuitit kirjataan kassakirjaan menotapahtumina.

Jos joku kauppareissulle lähtenyt ei ole vielä päivän päättyessä palauttanut ostokuittia ja vaihtorahoja, on tästä jätetty lappu kirjattava kassakirjaan kyseisen ihmisen velkana yhdistykselle. Kun sitten hän myöhemmin palauttaa ostokuitin ja vaihtorahat, tulee tämä kirjata kassakirjaan saamisen maksuna.

Siirrot kassan ja pankkitilin välillä tulee kirjata kassakirjaan kuten mitkä tahansa muutkin kassan saldoon vaikuttavat tapahtumat. Jos yhdistyksellä on säännöllistä tarvetta kassavarojen siirtämiseen tilille, kannattaa pankin kanssa tehdä sopimus yösäilön käytöstä.

Kassatositteet on syytä numeroida omassa sarjassaan, koska kassakirjaan kirjattaessa ei vielä tiedetä, mikä tositteen numero tulee olemaan pääkirjanpidossa. Itse käytän yleensä numerointitapaa K1, K2, K3, …, mutta muitakin vaihtoehtoja on.

Esimerkki: Esimerkkiyhdistys ry:n kassassa oli vuodenvaihteessa 225,57 euroa. Vanha kassakirja otettiin kassalippaasta pois ja vietiin arkistoitavaksi muun kirjanpitoaineiston mukana. Kassalippaaseen lisättiin uusi kassakirjalomake, johon merkittiin alkusaldo:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57 225,57
                 
                 
                 
                 
                 

Tammikuun 15. päivänä yhdistyksen puheenjohtaja otti kassasta sataviisikymmentä euroa ja jätti lippaaseen seuraavanlaisen lapun:

ESIMERKKIYHDISTYS RY

Otin kassasta 150 euroa myyjäisten valmisteluostoksia varten.

Esimerkkilässä 15.1.2013

MILLA MALLILA
puheenjohtaja

Muutama tunti myöhemmin hän palasi ostoksilta, otti tuon lapun pois kassasta ja palautti kassaan 50 euroa. Lisäksi hän laittoi kassaan sadan euron arvoisen ostokuitin, johon hän käsin kirjoitti “Myyjäistarvikkeita. Kassatosite K1. Milla M.”. Kuitti oli päivätty 15.1.2013. Kassakirjaan hän lisäsi asianmukaisen merkinnän ostoksesta:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57              225,57
15.1.2013 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
                 
                 
                 
                 

Myyjäiset pidettiin 26.1.2013. Taloudenhoitaja laski kassan aamulla ja totesi sen täsmäävän kassakirjan kanssa (kyllä, kassassa oli kahden sentin kolikko). Myyjäiset sujuivat rauhallisesti mutta tuottoisasti: myyjäispäivän päättyessä kassassa oli uuden laskennan mukaan 532,58 euroa. Kassassa ei ollut uusia lappuja tai tositteita, joiden mukaan kassasta olisi päivän aikana otettu rahaa tai sinne olisi tuotu myyjäismyyntiin liittymätöntä rahaa. Myynnistä laadittiin sen vuoksi seuraavanlainen tosite:

ESIMERKKIYHDISTYS RY
Kassatosite K2

Tänään järjestetyissä myyjäisissä kerti myyntituottoja 407,01 euroa.

Esimerkkilässä 26.1.2013

Eeva Esimerkki
taloudenhoitaja

Kassakirjaan tehtiin tästä asianmukainen merkintä:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57              225,57
15.1.2013 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
26.1.2012 K2 Myyjäistuotot 407,01 532,58
                 
                 
                 

Laske kassa aika ajoin

Käteiskassan pitämisessä on tärkeää huolehtia, että kassakirja vastaa todellisuutta. Siksi kassa on syytä laskea aika ajoin; tällöin on syytä verrata kassakirjan osoittamaa saldoa todellisuuteen ja selvittää, mistä mahdollinen ero voisi johtua. Laskennasta ja siinä maahdollisesti havaitusta virheestä on hyvä laatia merkintä kassakirjaan tai sen liitteeksi.

Itse olen havainnut seuraavanlaisen laskutavan varsin tehokkaaksi ja tarkaksi. Lajittelen setelit omiin nippuihinsa setelin arvon perusteella (kympit omaan pinoonsa, vitoset omaansa jne). Lisäksi lajittelen kolikot omiin pinoihinsa siten, että jokaisessa pinossa on viisi samanarvoista kolikkoa; näin pinojen määrästä on helppo laskea kolikoiden määrä. Lopuksi lasken jokaisen seteli- ja kolikkolajin kappalemäärän useaan kertaan ja merkitsen sen alla olevan esimerkkitaulukon kaltaiseen taulukkolaskentataulukkoon, joka laskee kappalemääristä automaattisesti kassan saldon. Tämä taulukkolaskentataulukko on hyvä tulostaa ja liittää kassakirjan liitteeksi täsmäytystä varmentamaan.

On tärkeää ymmärtää, että käteisrahan käsittelyssä pienet laskuvirheet ovat tavallisia. Ensiksi on syytä tarkistaa kassakirjan saldolaskelmat laskuvirheen varalta; samoin on syytä tarkistaa kassalaskennan oikeellisuus. Vähäiset virheet voi kirjata muistiotositteella tuloksi tai kuluksi. Olennaisten virheiden syntymistapa on selvitettävä.

Kassakirjasta pääkirjanpitoon

Kassatapahtumat tulee kassakirjan lisäksi kirjata pääkirjanpitoon neljän kuukauden kuluessa tapahtumakuukauden päättymisestä. Tähän on useita laillisia tapoja. Yksinkertainen tapa on käsitellä kassakirjaa pankkitiliotteen tavoin ja viedä jokainen kassatapahtuma pääkirjanpitoon omana kirjauksenaan. Sallittua on myös laatia joka kuukaudelta kassatapahtumien yhdistelmätosite, joka kirjataan yhtenä tapahtumana pääkirjanpitoon; tällöin kassakirjaan tai viimeistään yhdistelmätositteeseen on merkittävä, mille tileille kukin kassatapahtuma on kirjattu.

Esimerkki: Edellisen esimerkin kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain: K1 per Varainhankinnan kulut an Käteiskassa ja K2 per Käteiskassa an Varainhankinnan tuotot.

Jos tammikuussa olisi ollut enemmän tapahtumia, saattaisi yhdistelmätositteen laatimisesta olla iloa. Toki tällöinkin jokainen kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain. Malliyhdistys ry:ssä tammikuun 2013 kassatapahtumat olivat seuraavat:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 532,29              532,29
4.1.2013 K1 Jäsenmaksu 10,00 542,29
5.1.2013 K2 Jäsenmaksu 10,00 552,29
6.1.2013 K3 Jäsenmaksuja 40,00 592,29
21.1.2013 K4 Matkalasku 52,20 540,09
22.1.2013 K5 Kirjamyynti 5,00 545,09
22.1.2013 K6 Kokouskahvit 4,00 541,09
                 
                 
                 

Huomaa, kuinka jo kassakirjassa on 6.1. tapahtumat (K3) yhdistetty yhdeksi merkinnäksi. Tämän saa tehdä saman päivän samantyyppisille tapahtumille.

Nyt tämän kassakirjan perusteella voidaan laatia seuraavanlainen yhdistelmätosite:

MALLIYHDISTYS RY
Yhdistelmätosite kassakirjasta pääkirjanpitoon
Tammikuu 2013

Kassaan tullut raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
an Saadut jäsenmaksut K1, K2, K3 60,00
an Kirjamyynti K5 5,00
per Käteiskassa 65,00
Kassasta lähtenyt raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
per Matkakulut K4 52,20
per Kokouskulut K6 4,00
an Käteiskassa 56,20

Mallikkalassa 25.5.2013

ESKO ESIMERKKI
taloudenhoitaja

Tämä yhdistelmätosite kirjataan pääkirjanpitoon tammikuulle (esimerkiksi 31.1.2013) siihen kirjoitetun tiliöinnin mukaisesti. Yhdistelmätositteen kirjauksessa on kassatilin debet ja kredit kirjattava bruttomääräisesti, niitä ei saa netottaa. Huomaa, kuinka yhdistelmätosite on päivätty laatimispäivänsä mukaan (joka on neljän kuukauden sisällä tammikuun päättymisestä, joka on pääkirjanpidon laatimisen määräaika), mutta kirjaus päivätään silti tammikuulle.

Käyttää sitten kumpaa kirjaustapaa tahansa, tulee pääkirjanpidon kassatilin saldoa verrata kassakirjan osoittamaan saldoon aika-ajoin ja ainakin tilinpäätöstä valmisteltaessa.

Jos kassakirjasta tapahtumat viedään pääkirjanpitoon yhdistelminä, tulee kassakirjasta osakirjanpito. Muussa tapauksessa kassakirja on muuta kirjanpitoaineistoa. Tällä on merkitystä laadittaessa luetteloa kirjanpidoista, joka yhdistyksellä tulee olla. Kirjoitan siitä erikseen.

Yhdistelmäkirjauksen sallii kirjanpitolain 2 luvun 4 § 3 2 mom, jota tarkentaa Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 2 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta luku 3.4.1.

Lopuksi

Tärkeimmät yhdistyskirjanpidon asiat on jo käsitelty, mutta monia erityiskysymyksiä on vielä jäljellä. Aion kirjoittaa muun muassa lahjoitusten kirjanpidosta, mutta en välttämättä seuraavaksi. Onko sinulla mielessä jokin yhdistyskirjanpidon kysymys tai aihe, jota haluaisit minun käsittelevän?

Creative Commons -lisenssi
Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9 jonka tekijä on Antti-Juhani Kaijanaho on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 3.0 Muokkaamaton -lisenssillä.

Yhdistyksen omaisuuden käsittely — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 8

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 3.1.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto.]

Omaisuuden hankinta

Kun yhdistys tekee hankinnan, pitää hankitun omaisuuden käyttöikä arvioida – olennainen kysymys on, onko hankittua omaisuutta tarkoitus käyttää useana tilikautena. Jos ei, asia on yksinkertainen: meno kirjataan menotilille, jolloin se näkyy kuluvan tilikauden tuloslaskelmassa.

Jos hankittu omaisuus on tarkoitettu olemaan yhdistyksen käytössä useampi tilikausi, tulee hankinta periaatteessa aktivoida: menotilin asemesta se kirjataan jollekin taseen pysyvien vastaavien tilille (tilin valinta riippuu omaisuuslajista). Varsinaisen ostohinnan lisäksi aktivointiin otetaan mukaan hankintaan välittömästi liittyvät muut kulut, esimerkiksi rahti ja asennuskulut, jos sellaisia on syntynyt.

Aktivoinnin pääsääntöön on muutamia poikkeuksia:

  • Vähäarvoisia hankintoja ei tarvitse aktivoida. Hankinnan vähäarvoisuudelle ei ole mitään yleispätevää euromääräistä rajaa; asia pitää harkita yhdistyskohtaisesti ottaen huomioon olennaisuusperiaate ja se, että tilinpäätöksen pitää antaa oikeat ja riittävät tiedot. Esimerkiksi eräässä yhdistyksessä, jonka vuositulot ja tilikauden yli- tai alijäämä lasketaan kymmenissä tuhansissa euroissa, olen taloudenhoitajana noudattanut sadan euron ohjeellista rajaa. Yhdistyksen käyttämät vähäarvoisuuden arviontiperiaatteet voi olla hyvä selostaa tilinpäätöksen liitetoedoissa.
  • Perustamismenoja (kirjanpitolain 5 luku 7 §) ja tutkimusmenoja (5 luku 8 §) ei saa aktivoida.
  • Muun aineettoman omaisuuden kuin “vastikkeellisesti hankittujen toimilupien, patenttien, lisenssien, tavaramerkkien sekä vastaavien oikeuksien ja varojen” (kirjanpitolain 5 luku 5 a §) hankintamenon aktivointi on sallittua vain erityistä varovaisuutta noudattaen.

Pysyviksi vastaaviksi aktivoiduista hyödykkeistä on hyvä pitää luetteloa. Itse olen pitänyt tapanani laatia täydellisen luettelon pysyvistä vastaavista tase-erittelyihin. Laki tosin sallii pienelle yhdistykselle senkin, että tase-erittelyihin merkitään vain tilikauden aikana ilmenneet muutokset (tällöin täydellinen luettelo saadaan tarkastelemalla peräkkäisten vuosien tase-erittelyitä yhdessä, mutta se on riskialtis tapa jos kirjanpitoaineiston säilytys ei ole aivan varmalla tolalla).

Esimerkki: Yhdistys, jolla vuosittain tuloja ja menoja on noin sata euroa, hankkii verkkokaupasta kannettavan tietokoneen 500 euron hinnalla, joka sisältää arvonlisäveron ja postituskulut. Hankinta on maksettu verkkomaksuna suoraan yhdistyksen pankkitililtä. Tietokoneella arvioidaan olevan käyttöikää useampi vuosi eikä se yhdistyksen talouden koko huomioon ottaen ole vähäarvoinen. Se on siis aktivoitava. Tietokone kuuluu pysyvissä vastaavissa koneiden ja kalustojen erään, joten hankinta kirjataan per Koneet ja kalusto an Pankkitili (500 €).

Esimerkki: Sama yhdistys hankkii toimistotavarakaupasta nitojan 6 euron hintaan. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Nitojalla on varsin todennäköisesti useamman vuoden käyttöikä, mutta koska se on arvoltaan vähäinen, sitä ei aktivoida. Nitojaa arvioidaan käytettävän jatkossa enimmäkseen varsinaisessa toiminnassa. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Pankkitili (6 €).

Esimerkki: Yhdistys ostaa myyjäisiä varten kahvia. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Kahvi kulutetaan yhdessä päivässä, joten sitä ei aktivoida. Hankinnan arvolla ei ole näin ollen merkitystä. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varainhankinnan kulut an Pankkitili.

Poistot

Pysyviin vastaaviin kirjatut omaisuuden hankintamenot on pääsääntöisesti poistettava tietyssä ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa poistojen kirjaamista vuosittain, yleensä avustavana tilinpäätösvientinä juoksevan kirjanpidon päätyttyä mutta ennen tilinpäätöksen laatimista.

Poistot on hyvä tulee perustaa ennalta laadittuun poistosuunnitelmaan. Siinä kerrotaan jokaiselle pysyviin vastaaviin kuuluvalle hankinnalle poistoaika ja poistotapa. Poistosuunnitelman saa laatia myös omaisuuslajeittain, jos olennaisuusperiaate ja oikean ja riittävän kuvan periaatteet sen sallivat. Pieni yhdistys saa laatia poistosuunnitelmansa myös omaisuuslajeittain tai jopa jättää poistosuunnitelman kokonaan laatimatta. Poistojen määrää ei kuitenkaan pienikään yhdistys saa käyttää tilikauden yli- tai alijäämän kaunisteluun, vaan se pitää laskea ylijäämästä ja alijäämästä riippumatta.

Omaisuuden poistoaika lasketaan vuosissa ja on se aika, jonka kuluessa sen arvioidaan menettävän hyödyllisyytensä yhdistyksen toiminnassa – aika, jonka jälkeen sen korvaaminen uudella todennäköisesti tulisi tarpeeseen. Esimerkiksi tietokone voi olla toimintakuntoinen poistoajan jälkeenkin, mutta sen ei enää voida ennakoida täyttävän tehtäväänsä yhdistyksessä. Kirjanpitolain 5 luvun 11 §:ssä on lisäksi säädetty, että poistoaika saa ilman erityistä syytä olla enintään viisi vuotta ja joka tapauksessa (tietyin poikkeuksin) enintään 20 vuotta. Jos poistoaikaa ei voi luotettavasti arvioida, se saa olla enintään 10 vuotta.

Poistotavan on hyvä tulee olla systemaattinen ja sen tulisi periaatteessa kuvata omaisuuden arvioitua kulumista. Yleisesti käytettyjä yksinkertaisia poistotapoja ovat tasapoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi alun perin aktivoitu hankintahinta jaettuna vuosissa lasketulla poistoajalla) ja menojäännöspoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi tietty prosenttimäärä menojäännöksestä eli vielä poistamatta olevasta aktivoidusta hankintamenosta). Poistotapa pitää valita siten, että poistoajan jälkeen hankintamenosta on jäljellä joko ei mitään tai merkityksettömän pieni osa, enintään ennakoitavissa oleva myyntiarvo poistoajan päättyessä.

Poistojen tekeminen aloitetaan sinä tilikautena, jolloin hankittu hyödyke otetaan käyttöön. Ensimmäisenä vuonna poistossa tulisi periaatteessa ottaa huomioon se, missä vaiheessa vuotta käyttöönotto tapahtui, mutta pienen yhdistyksen tapauksessa tästä voidaan poiketa tekemällä ensimmäisenäkin vuonna täysi poisto, jos olennaisuusperiaate sekä oikeaniden ja riittävänien tietojen kuvan periaate tästä huolimatta täyttyvät.

Poistokirjaukset tehdään per Poistot an Pysyvät vastaavat. Poistot kuuluvat yhdistyksen tuloslaskelmassa varsinaisen toiminnan kuluihin erikseen ilmoitettavana eränä ja niillä on siksi oltava oma tili. Jos yhdistyksellä on varainhankintaa varten hankittua pysyvää omaisuutta, pitänee tuon omaisuuden poistot kuitenkin kirjata varainhankinnan kuluiksi. Poistokirjauksesta tulee laatia muistiotosite, jossa on selkeästi kerrottu poistomäärään johtanut laskutoimitus ja sen taustalla olevat periaatteet ja johon on merkitty näkyviin sen laatija.

Esimerkki: Yhdistyksen hankkiman kannettavan tietokoneen arvioidaan olevan käyttöönsä soveltuva kaksi vuotta, jonka jälkeen se todennäköisesti joudutaan korvaamaan uudella. Poistoajaksi valitaan siten kaksi vuotta. Yhdistys katsoo tasapoistojen soveltuvan tähän tapaukseen parhaiten. Kannettava tietokone otettiin käyttöön heinäkuussa, ja sen aktivoitu hankintahinta on 500 euroa. Ensimmäisenä vuonna pitäisi ottaa huomioon käyttöönottoajankohta, joten poistoksi tulisi kirjata 125 euroa (eli puolet vuosittaisesta poistosta), mutta yhdistys saa myös (mikäli olennaisuusperiaate sekä oikeaniden ja riittävänien tietojen kuvan periaate eivät vaarannu) kirjata täydet 250 euron poistot. Toisena vuonna kirjataan tietokoneesta 250 euron poistot. Mikäli ensimmäisenä vuonna kirjattiin 125 euroa poistoja, jää kolmannellekin vuodelle 125 euron poisto. Joka tapauksessa kolmannen vuoden jälkeen kone on täysin poistettu taseesta.

Yhdistys, joka ei ole tehnyt vanhan lain aikana poistosuunnitelmaa, saa jatkaa tuolloin hankitun omaisuuden poistamista ilman suunnitelmaa. Uusille hankinnoille on kuitenkin laadittava poistosuunnitelma.

Esimerkki: Eräs toinen yhdistys on käyttänytä hyväkseen pienelle yhdistykselle sallittua tapaa olla laatimatta tarkkoja poistosuunnitelmia. Se kirjaa joka vuosi kaikista pysyvien vastattavien koneista ja kalustoista 25 %:n menojäännöspoiston. Erään vuoden juoksevan kirjanpidon päätteeksi koneiden ja kalustojen tilin saldoksi on tullut 800 euroa. Poistoksi kirjataan tästä 25 % eli 200 euroa. Uusille hankinnoille sen tulee kuitenkin laatia poistosuunnitelma.

Poistosuunnitelmien tai suunnittelematta tehtävien poistojen laadintaperiaatteet on syytä esittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Inventaario

Periaatteessa yhdistyksen tulisi inventoida omaisuutensa tilinpäätöspäivänä. Se tarkoittaa, että yhdistyksen kaikki omaisuus käydään reaalimaailmassa läpi. Pysyvän omaisuuden osalta tarkastetaan, että omaisuus on tallessa ja että se (mikäli poistoaikaa on jäljellä) soveltuu käyttötarkoitukseensa. Vaihto-omaisuus (eli se osa omaisuudesta, jolla on käyttöä vain yhtenä tilikautena) luetteloidaan, ja sen hankintahintaan perustuva arvo lasketaan. Inventoinnissa on hyvä kuitenkin muistaa olennaisuuden sekä oikeaniden ja riittävänien tietojen kuvan periaatteet; kokonaisuutena vähäarvoiseksi ja yhdistyksen talouden kannalta epäolennaiseksi tiedettyä omaisuutta ei ole syytä inventoida.

Vaihto-omaisuus pitää inventaarion perusteella aktivoida vaihtuviin vastaaviin. Jokaiselle vaihto-omaisuuden lajille lasketaan kirjanpidon osoittaman arvon ja inventaarion osoittaman arvon muutos. Kirjanpidon osoittama arvo täsmäytetään vastaamaan inventaarion osoittamaa arvoa tekemällä asianmukainen kirjaus vaihto-omaisuustilin ja kulutilin välillä. Kulutiliksi kannattaa luoda jokaiselle omaisuuslajille varastomuutos-tili, joka sijoitetaan tuloslaskelmassa omaisuuslajista riippuen joko varsinaisen toiminnan tai varainhankinnan kuluihin. Huomaa, että varastomuutos on siitä harvinainen kulutili, että sillä voi olla negatiivinen saldo.

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 160 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varasto an Kirjamyynnin varaston muutos (40 €).

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 60 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varaston muutos an Kirjamyynnin varasto (60 €).

Pysyvän omaisuuden myynti ja muu käytöstä poistaminen

Kun pysyvää omaisuutta myydään, pitää myyntikirjauksessa ottaa huomioon aiemmin tehty aktivointi ja poistot. Ensiksi kirjataan suunnitelman mukainen poisto myyntihetkeen asti, ellei se ole vähämerkityksellinen. Tämän jälkeen jäännösarvo (alun perin aktivoitu hankintameno vähennettynä kirjatuilla poistoilla, johon otetaan lisäksi huomioon mahdolliset aiemmin kirjatut arvonmuutokset) vähennetään myynnistä saadusta tulosta. Näin saatu myyntivoitto tai -tappio kirjataan tuotoksi tai kuluksi. Tuotto- tai kulutili valitaan omaisuuden laadun ja myyntitapahtuman luonteen mukaan varsinaisen toiminnan, varainhankinnan tai sijoitus- ja rahoitustoiminnan tileistä. Yhdistyksen tavanomaisesta toiminnasta poikkeava, kertaluonteinen ja yhdistyksen talouden kannalta olennainen myyntitapahtuma kirjataan kuitenkin satunnaisiin eriin ja mainitaan lisäksi tuloslaskelman liitetiedoissa.

Pysyvän omaisuuden käytöstä poistaminen muuten kuin myymällä voitaneen kirjata kuten myyntitapahtuma käyttäen myyntihintana nollaa euroa. Kulutilin valinnassa on tällöin otettava huomioon käytöstä poistamisen tapa (roskikseen heittäminen ja lahjoittaminen eivät välttämättä kuulu samalle tilille).

Esimerkki: Yhdistys, jonka tavanomaiset tuotot ja kulut lasketaan kympeissä per vuosi, oli hankkinut tammikuun alussa vuonna 2011 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Sen poistoajaksi päätettiin kolme vuotta ja poistotavaksi tasapoistot. Vuoden 2011 tilinpäätöksessä tietokone aktivoitiin pysyvien vastaavien koneisiin ja kalustoihin ja siitä kirjattiin 200 euron poistot. Tietokone kuitenkin myytiin sen tultua tarpeettomaksi pois 500 eurolla jo 1.3.2012; myyntihinnasta kirjoitettiin lasku. Jäännösarvo 1.1.2012 oli 400 euroa. Koska myyntitapahtuma sattui, kun vuodesta 2012 oli kulunut yksi neljännes, tulee myyntitapahtuman yhteydessä kirjata suunnitelman mukainen poisto 50 euroa. Jäännösarvo myyntihetkellä oli siten 350 euroa. Myyntivoitoksi tulee näin 500 € – 350 € = 150 €. Koska myyntitapahtuma oli poikkeuksellinen, kertaluonteinen ja olennainen, myyntivoitto kirjataan satunnaiseksi tuotoksi. Nämä toteamukset ja laskelmat kirjoitetaan myyntitositteen liitteeksi, ja tapahtuma kirjataan seuraavasti: per Myyntisaamiset 500 € per Poistot 50 € an Satunnaiset tuotot 150 € an Koneet ja kalusto 400 €. Vuoden 2012 tilinpäätöksessä tapahtuma tulee satunnaiseksi tuloksi kirjauksen vuoksi selostaa tuloslaskelman liitetiedoissa.

Esimerkki: Yhdistys oli hankkinut vuonna 2009 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Yhdistys ei laatinut poistosuunnitelmaa vaan toimitti mekaanisesti menojäännöspoiston 25 % koko koneista ja kalustosta. Vuosien varrella tietokoneen osalta kirjattiin seuraavat poistot: 150 € vuonna 2009 (menojäännös 450 €), 112,50 € vuonna 2010 (menojäännös 337,50 €) ja 84,38 € vuonna 2011 (menojäännös 253,12 €). Yhdistys osti uuden tietokoneen tammikuussa 2012 ja samalla toimitti vanhan tietokoneen ilman kuluja sähkö- ja elektroniikkaromun keräykseen. Koska vanha tietokone hävitettiin vuoden alussa, ei suunnitelman mukaisia poistoja tarvitse laskea. Tietokoneen menojäännös kirjataan kokonaisuudessaan varsinaisen toiminnan kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Koneet ja kalusto (253,12 €).

Lopuksi

Tärkeimmät virallislähteet tässä kirjoitetusta aiheesta ovat kirjanpitolain 4 ja 5 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 16.10.2007.

Seuraavassa osassa käsittelen käteiskassaa.

Kirjanpitoaineiston säilytys — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Vuosi on vierähtänyt ja monessa yhdistyksessä laaditaan taas tilinpäätöstä. Onkin siis sopiva aika jatkaa viime vuonna aloittamaani kirjoitussarjaa pienen yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Luethan aluksi sarjan johddanto-osan; sen jälkeen voimme paneutua siihen, jonka viimeksi lupasin – kirjanpitoaineiston säilytykseen.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat

  • tasekirja
  • tase-erittelyt
  • pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat
  • tositteet
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto
  • luettelo kirjanpidon tileistä, johon merkitty tieto sen käyttöajasta

Tasekirja on laadittava paperille, sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava siten, että sivujen vaihtaminen tai poistaminen jättää havaittavan jäljen. Muu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää yhdistyksen oman valinnan mukaan paperilla tai koneluettavassa muodossa. On tosin huomattava, että jälkimmäisen lainmukainen järjestäminen ei ole ihan yksinkertaista. Kirjanpitokirjojen ja tositteiden säilytystapa on kerrottava tasekirjassa.

Tasekirja, tase-erittelyt, kirjanpitokirjat (ainakin pääkirja ja päiväkirja) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Määräajat lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt. Näiden määräaikojen sisällä aineisto on pidettävä asianmukaisssa järjestyksessä: kirjanpitokirjat ja tililuettelo “siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta” ja “tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta” (kirjanpitolain 2 luku 10 §).

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Se on pienille yhdistyksille edelleen vaivattomin ratkaisu. Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2012–31.12.2012

Tositteet säilytettävä 31.12.2018 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2022 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineisto voidaan (tasekirjaa lukuunottamatta) säilyttää myös koneellisesti. Jos yhdistys aikoo ryhtyä tähän, on se syytä suunnitella huolellisesti. Suosittelen lukemaan Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista. Seuraavassa käyn läpi vain pääpiirteet.

Koneellinen säilyttäminen tarkoittaa sellaisten säilytysmenetelmien käyttämistä, että aineiston lukeminen vaatii koneellista apua. Esimerkkinä mainitaakoon rompulle polttaminen, mikrokortille kuvaaminen ja pilvipalveluun (esimerkiksi Google Drive) tallettaminen.

Kirjanpitoaineisto on kyettävä tarvittaessa muuttamaan selväkieliseen muotoon eli sellaisen muotoon, että sitä kykenee ihminen lukemaan. On siis pidettävä huolta, että aineiston lukemiseen tarvittava välineistö (laitteet ja mahdolliset ohjelmistot) on olemassa ja käyttökunnossa koko koneellisen säilytyksen ajan. Jos koneellista säilytystä käytetään kirjanpitoaineiston arkistointiin, tämä on aika haasteellista, sillä tietokoneet ja ohjelmistot kerkeävät lain vaatiman kuuden tai kymmenen vuoden arkistointiajan kuluessa muuttumaan melkoisesti.

Kirjanpitoaineiston on pääsääntöisesti oltava Suomessa. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten saadaan aineisto säilyttää tilapäisesti myös muussa ETA- tai OECD-maassa (tämän edellytyksenä on kirjanpitoaineistoon liitettävä selvitys, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla 2 §). Kirjanpitoaineisto saadaan lisäksi säilyttää pysyvästi (eli tilinpäätöksen laatimisen jälkeen lain vaatiman säilytysajan) toisessa EU-maassa sähköisenä tallenteena, jos siihen taataan tosiaikainen tietokoneyhteys.

Pilvipalvelut eivät yleensä kerro aineiston säilytysmaata. Siksi esimerkiksi Google Docs -järjestelmää ei kannata käyttää oikeaan kirjanpitoon (käytä mielummmin omalle koneellesi asennettua taulukkolaskentasovellusta tai erityistä kirjanpito-ohjelmaa). Nämä palvelut eivät yleensä myöskään takaa palvelun saatavuutta vuosikausiksi eteenpäin, joten niitä ei kannata käyttää aineiston arkistointiin. Poikkeus tähän sääntöön on mahdolliset pilvessä toimivat suomalaiseen kirjanpitoon erikoistuneet palvelut.

Tilikauden aikana koneellisesti säilytetty aineisto on säilytettävä kahdella eri tallennusvälineellä, jotka eivät sijaitse samoissa tiloissa. Tallennusten toimivuus on varmistettava. Koneellinen arkistointi lain säilytysvaatimuksen ajaksi on tehtävä kahdelle eri tallennusvälineelle, joiden toimivuus on arkistoinnin aluksi varmistettava ja joita ei säilytetä samoissa tiloissa. On varmistettava, että arkistokappaleiden muuttamattomuus voidaan koko säilytysajan varmistaa, joko niin, että muuttaminen on fyysisesti mahdotonta, tai niin, että muuttaminen voidaan jälkikäteen varmasti havaita. Tallenteiden toimivuus on aika ajoin tarkistettava. Tallenteiden säilytyspaikan on oltava turvallinen. Jos aineisto säilytetään myös paperimuodossa, riittää kummassakin tapauksessa yksi koneellinen tallennusväline, jonka toimivuus on varmistettu.

Lopuksi

Pienelle yhdistykselle siis paperiton kirjanpito on tarpeettoman työläs ratkaisu.

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 6

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Tämä postaus käsittelee tilinpäätöksen laatimista vanhan lain mukaisesti. Ohjeita saa noudattaa tilikausilla, jotka alkavat viimeistään 31.12.2015. Olen kirjoittanut 1.1.2016 voimaan tulleen lain mukaisesta tilinpäätöksen laatimisesta erikseen.

Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä; useimmilla yhdistyksillä aikaraja tulee runsaan viikon päästä vastaan.

Tilinpäätöstä laatiessa on syytä muistaa, että sen saattaa lukea yhdistyksen ulkopuolinenkin taho. Pienillä yhdistyksillä ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta julkistaa tilinpäätöstään, mutta esimerkiksi rahoittajatahot saattavat haluta nähdä aiemmat tilinpäätökset. Tämä poikkeaa esimerkiksi kirjanpidosta ja tositeaineistosta, joita ei normaalioloissa tarvitse näyttää muille kun hallitukselle ja tilin- tai toiminnantarkastajille.

Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan taloudesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta. Tämän lisäksi kirjanpitolaki määrää joukon yleisiä tilinpäätösperiaatteita:

  • oletus kirjanpitovelvollisen toiminnan jatkuvuudesta
  • johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisessa tilikaudesta toiseen
  • huomion kiinnittäminen liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon
  • tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus
  • tilinavauksen perustuminen edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen
  • tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen huomioon ottaminen riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä
  • kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus

Mikäli juoksevassa kirjanpidossa on rikottu jotain näistä periaatteista (mikä on osin sallittua), on ennen tilinpäätöksen laatimista tilanne oikaistava.

Tilinpäätöksen laatimisessa on useita vaiheita:

  1. Käydään juokseva kirjanpito läpi ja oikaistaan löytyneet virheet sekä poikkeamat yllä mainituista periaatteista.
  2. Aktivoidaan sellaiset kulut, jotka voidaan aktivoida.
  3. Tarkastetaan vastaavien kirjanpitoarvojen oikeellisuus. (Lisätty 25.4.2012)
  4. Tarvittaessa lasketaan ja kirjataan poistot.
  5. Laaditaan kirjanpidosta raakaversiot tuloslaskelmasta ja taseesta.
  6. Laaditaan tase-erittelyt.
  7. Laaditaan tilinpäätöksen liitetiedot.
  8. Laaditaan ja sidotaan tasekirja.
  9. Päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Käydään kukin vaihe osaltaan läpi.

Poikkeamat periaatteista

Yleisin juoksevassa kirjanpidossa esiintyvä poikkeama tilinpäätösperiaatteista laskujen kirjaaminen sitä mukaan kuin ne maksetaan. Tämä on täysin sallittu menettely (tilikauden aikana); sitä kutsutaan maksuperusteiseksi kirjanpidoksi.

Tilinpäätöstä varten on kuitenkin tutkittava kaikki laskut (riippumatta siitä, onko kyse yhdistyksen kirjoittamasta vaiko yhdistyksen maksettavasta laskusta) ja kirjattava tilikaudelle ne, jotka sinne kuuluvat. Kriteeri on: jos laskun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu vastaava reaalimaailman tapahtuma sattui tilikaudella, pitää lasku kirjata tilikauden kirjanpitoon riippumatta siitä, milloin se on maksettu. Normaalisti tällainen maksamaton lasku kirjataan joko myyntisaamisten tai ostovelkojen tilille. Tätä kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi.

Lisäksi on tutkittava myös tilikauden päättymisen jälkeen lähetetyt ja vastaanotetut laskut sekä ilman laskua maksetut (sekä tulevat että lähtevät) maksut aina tilinpäätöksen laatimiseen asti. Myös nämä tulee kirjata päättyneelle tilikaudelle (siirtovelaksi tai siirtosaamiseksi), jos maksun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu sellainen sattui tilikaudella. Tositteeksi voidaan hyvin ottaa löydetty lasku tai maksutapahtuman tosite, kunhan siihen liittää riittävän selvityksen siitä, että kirjaus tosiaan kuuluu edelliselle tilikaudelle.

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi tulla esille tuottoja tai kuluja, jotka kuuluisivat jo päätetylle tilikaudelle. Nämä kirjataan suoraan edellisten tilikausien ylijäämän (alijäämän) tilille, ei tulo- tai menotileille. Tällaiset tapahtumat tulee selostaa kirjausvuoden tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi tulee harkita, antaako laadittu tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan kyseisen tilikauden tapahtumista havaittu virhe huomioon ottaen; jos ei, myös kyseinen tilinpäätös pitää korjata. Mahdollinen korjattu tilinpäätös pitää uudelleen tilin- tai toiminnantarkastaa ja antaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi).

Kirjanpitoarvojen tarkastaminen

Kirjoitan tästä aiheesta myöhemmin.

Kulujen aktivointi ja poistot

Kirjoitan näistä aiheista osassa 8.

Tuloslaskelman raakaversion laatiminen

Jos yhdistys käyttää aiemmin esittelemääni taulukkolaskentamenetelmää juoksevassa kirjanpidossa, voi raakaversiot tuottaa esimerkiksi edellisen kirjoituksen ohjeiden mukaan. Jos kirjanpito tehdään kirjanpito-ohjelmalla, saadaan sieltä yleensä raakaversiot valmiiina.

Tase-erittelyiden laatiminen

Tilinpäätöksen tueksi on laadittava erittelyt kaikista taseen eristä oman pääoman eriä lukuunottamatta. Kustakin erästä tulee esittää, mistä se koostuu; esimerkiksi ostovelkojen erittely tarkoittaa luetteloa tilinpäätöspäivänä maksamatta olleista ostoveloista. Pysyvien vastaavien, ja vain niiden, osalta saadaan esittää tilikauden aikana tapahtuneet muutokset.

Esimerkkiyhdistyksen tase-erittelyt ovat hyvin yksinkertaiset, koska tasekin on yksinkertainen:

Siirtosaamiset
Kiimingin osuuspankki: Pankkitilin korko vuodelta 2011 0,87 €
0,87 €
Rahat ja pankkisaamiset
Pankkitili FI37 1590 3000 0007 76 107,50 €
107,50 €
Lyhytaikaiset ostovelat
Nettipulju Oy: Yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu 20,00 €
20,00 €
Lyhytaikaiset siirtovelat
Kiimingin osuuspankki: joulukuun palvelumaksut 1,00 €
1,00 €

Tase-erittelyt on päivättävä ja laatijansa allekirjoitettava.

Lisäys 25.4.2012: Tase-erittelyt eivät sisälly tilinpäätökseen mutta ne on annettava tilin- tai toiminnantarkastajalle ja säilytettävä asianmukaisesti. Niitä ei kuitenkaan normaalisti tarvitse antaa tilinpäätöksen mukana ulkopuolisten tarkasteltavaksi.

Liitetietojen laatiminen

Tilinpäätöksen pakolliset liitetiedot ovat pienen yhdistyksen tapauksessa käytännössä olemattomat. Kirjanpitoasetuksen 2:11 § kertoo, että pienen yhdistyksen on liitetietoina on esitettävä

  • annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
  • peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaanrahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Kumpaakaan ei pienissä yhdistyksissä yleensä esiinny.

Lisäys 25.4.2012: Pakollisten liitetietojen lisäksi yhdistyksen tulee antaa liitetietona sellaiset tiedot, joita ilman tilinpäätös ei anna oikeita ja riittäviä tietoja yhdistyksen toiminnan taloudesta ja taloudellisesta asemasta.

Yhdistys saa toki halutessaan laatia täysimittaiset liitetiedot (ks. kirjanpitoasetuksen 2 luku). Kirjoitan niistä ehkä myöhemmin.

Tasekirja

Yhdistyksen on laadittava tasekirja, joka sisältää seuraavat asiakirjat:

  • tase
  • tuloslaskelma
  • rahoituslaskelma (jos on)
  • liitetiedot (jos on)
  • toimintakertomus (jos on)
  • luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä niiden säilytystavat

Lisäksi tasekirjaan (yleensä sen loppuun) laaditaan tila hallituksen allekirjoitukselle.

Jos yhdistyksellä on tilintarkastajat, on kohteliasta lisätä allekirjoitustilan alle valmiiksi tilintarkastuslain mukainen tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (esimerkiksi tällainen: “Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” plus paikka päiväykselle ja allekirjoitukselle). Toiminnantarkastaja ei tee tasekirjaan tilinpäätösmerkintää eikä sellaista siksi pidä tasekirjaan valmiiksi kirjoittaa. Myöskään tilin- tai toiminnantarkastuskertomusta ei pidä laatia tarkastajan puolesta. [Kappaletta täydennetty 27.4.2012]

Rahoituslaskelma ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen.

Kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen. Jos yhdistys sen kuitenkin laatii, sen on täytettävä kirjanpitolain 3:1 §:n sille asettamat vaatimukset:

Toimintakertomuksessa on arvioitava kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden tasapuolisesti ja kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita kirjanpitovelvollisen […]toiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja samoin kuin sen taloudellista asemaa ja tulosta. Arvion tulee sisältää keskeisimmät tunnusluvut kirjanpitovelvollisen […]toiminnan sekä taloudellisen aseman ja tuloksen ymmärtämiseksi. Tässä tarkoituksessa on myös esitettävä tunnusluvut ja muut tiedot henkilöstöstä ja ympäristötekijöistä sekä muista mahdollisista kirjanpitovelvollisen […]toiminnassa merkityksellisistä seikoista. Tarvittaessa arviossa on esitettävä täydentävää tietoa ja lisäselvityksiä tilinpäätöksessä ilmoitetuista luvuista.

Sen lisäksi, mitä [edellä] säädetään, toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta. Kirjanpitovelvollinen, joka ei ole [kirjanpitolain] nojalla velvollinen liittämään toimintakertomusta tilinpäätökseensä, voi laatia toimintakertomuksensa siten, että se sisältää vain edellä tässä momentissa tarkoitetut tiedot.

Kirjanpitolautakunta toisaalta huomauttaa seuraavasti:

[A]atteellisten yhdistysten, kuten muunkin yhteisön tai säätiön säännöissä tai yhtiöjärjestyksissä saattaa olla ”toimintakertomukseksi” nimetystä asiakirjasta määräyksiä, jotka koskevat muita kuin luonteeltaan taloudellisia seikkoja. Kirjanpitolautakunta pitää selvyyden kannalta tärkeänä, että tämä asiakirja pidetään erillään kirjanpito-oikeudellisesta toimintakertomuksesta: tarkoituksenmukaista on, ettei sitä liitetä tilinpäätökseen KPL 3:1.4 §:n mukaisesti eikä siihen sisällytetä kirjanpitolaissa tai muualla laissa säädettyjä taloudellisia tietoja. Niin ikään tällaisissa yhteisöissä tulisi harkita sääntöjen tarkentamista siten, että säännöissä tämä asiakirja nimettäisiin esimerkiksi ”vuosikertomukseksi” toimintakertomuksen sijasta.

Tasekirja on syytä laatia tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmassa siistiksi, yhtenäiseksi esitykseksi. Sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava viimeistään välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen (eli allekirjoituksen) jälkeen.

Tasekirjan sidontavaatimus tarkoittaa, että se ei saa olla irtolehdillä. Nidonta ei myöskään riitä. Se pitää sitoa jollakin sellaisella menetelmällä, että sivuja ei voi irroittaa eikä vaihtaa jättämättä siitä jälkeä.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen

Tilinpäätös ja mahdollinen kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus on päivättävä ja yhdistyksen hallituksen allekirjoitettava. Käytännössä allekirjoitukset kirjoitetaan tasekirjaan nille varatulle paikalle. Allekirjoituksen tekee päätösvaltainen hallitus, ja se on suositeltavaa tehdä kokouksessa pöytäkirjaan merkittävänä asiana.

Monissa yhdistyksissä hallitus vaihtuu samalla kun tilikausikin. Pitää huomata, että allekirjoittajan on oltava päätösvaltainen ja toimivaltainen allekirjoitushetkellä, joten tällaisessa yhdistyksessä sen tekee uusi, ei vanha hallitus!

Lopuksi

Seuraavassa osassa kirjoitan kirjanpitoaineiston säilytyksestä.

Taulukkolaskentakirjanpidosta tuloslaskelma ja tase — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 5

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

HUOM! Kirjanpitolaki muuttui 1.1.2016. Tätä kirjoitusta ei ole vielä päivitetty uuden lain mukaiseksi.

Lisäys 20.7.2016: En myönnä muokkausoikeuksia alla linkitettyihin esimerkkitiedostoihin. Google Sheets -tiedoston saa ladattua omalle koneelleen myös ilman muokkausoikeuksia (Tiedosto → Lataa tiedostona tai englanniksi File → Download as). Jatkossa en edes vastaa tällaisiin pyyntöihin.

Viime kerralla laadin yksinkertaisen pienen esimerkkiyhdistyksen juoksevan kirjanpidon GoogleDocs-taulukkolaskentaa käyttäen. Tällä kertaa jatketaan siitä, mihin viimeksi jäätiin, ja laaditaan tuloslaskelman ja taseen raakaversiot.

On tärkeää huomata, että tällä tavalla saadaan tosiaan aikaan vain raakaversiot. Lainmukaisen tilinpäätöksen laatimiseen kuuluu muutakin, josta kirjoitan myöhemmin.

Ensimmäinen tehtävä on lisätä pääpäiväkirjaan kaksi uutta tiliä: tasetili ja tulostili. Kumpaakaan ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä, mutta ne ovat tilinpäätöksen laatimisessa hyödylliset apuneuvot. Sen jälkeen kukin tuotto- ja kulutilin saldo siirretään vuorollaan varsinaisena tilinpäätösvientinä tulostilille. Lopuksi muiden tilien saldot siirretään varsinaisena tilinpäätösvientinä tasetilille. Koska varsinaiset tilinpäätösviennit eivät ole kirjanpitoon varsinaisesti kuuluvia tapahtumia, ei niille tarvitse kirjoittaa tositetta. Kas näin:

Tärkeää on tarkistaa tässä vaiheessa, että jokaisen tilin debet-summa on sama kuin sen kredit-summa. Juoksevan kirjanpidon aikana näin ei ollut, mutta nyt pitää olla.

Sen jälkeen voidaan laatia tuloslaskelma. Sen kaava löytyy kirjanpitoasetuksen 1:3 §:stä:

Varsinainen toiminta
1. Tuotot
2. Kulut
a) Henkilöstökulut
b) Poistot
c) Muut kulut
3. Tuotto-/Kulujäämä
Varainhankinta
4. Tuotot
5. Kulut
6. Tuotto-/Kulujäämä
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
7. Tuotot
8. Kulut
9. Tuotto-/Kulujäämä
Satunnaiset erät
10. Satunnaiset tuotot
11. Satunnaiset kulut
12. Yleisavustukset
13. Tilikauden tulos
14. Tilinpäätössiirrot
a) Poistoeron muutos
b) Vapaaehtoisten varausten muutos
15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

Kaavassa välisummat (kohdat 3, 6, 9, 13 ja 15) ovat kumulatiivisia; esimerkiksi erään 6 lasketaan yhteen erät 3, 4 ja 5. Erät 10, 11 ja 14 ovat harvinaisia pienessä yhdistyksessä, eikä niihin pidä merkitä mitään ellei tiedä mitä tekee.

Kaavaan lisätään kullekin numero- tai kirjaintunnuksella varustetulle riville, väli- ja loppusummia lukuunottamatta, päättyvän vuoden tieto hakemalla tulostililtä sitä vastaava merkintä: jos merkintä on tulostilin kredit-puolella, se merkitään tuloslaskelmaan positiivisena, ja jos se on debet-puolella, se merkitään negatiivisena (lisätty 25.4.2012). Lisäksi on edellisen vuoden tuloslaskelmasta kopioitava edellistä vuotta koskeva vastaava tieto (ns. vertailutieto). Jos molemmat ovat nollia, saadaan koko rivi poistaa tuloslaskelmasta; jos otsikon alaiset kaikki tietorivit poistetaan, myös otsikon saa poistaa.

Numero- ja kirjaintunnuksia ei ole pakko kirjoittaa näkyviin. Numeroidun rivin nimen saa (ja se pitää) muuttaa, jos se on tarpeen yhdistyksen toiminnan luonne huomioon ottaen.

Näin saadaan seuraava tuloslaskelma esimerkkiyhdistykselle:

Nyt on syytä vielä tarkistaa, että tuloslaskelmassa laskettu tilikauden ylijäämä (alijäämä) on itseisarvoltaan sama kuin tulostilille varsinaisessa tilinpäätösviennissä laskettu saldo, ja että sillä on oikea etumerkki: jos saldo on tulostilin debet-puolella, on kyse ylijäämästä, ja muuten alijäämästä.

Taseen kaavoja on valittavissa kaksi. Pienissä yhdistyksissä on yleensä järkevää käyttää lyhennetyn taseen kaavaa, joka löytyy kirjanpitoasetuksen 1:7 §:stä.

V a s t a a v a a
A Pysyvät vastaavat
1. Aineettomat hyödykkeet
2. Aineelliset hyödykkeet
3. Sijoitukset
B Vaihtuvat vastaavat
1. Vaihto-omaisuus
2. Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen
3. Rahoitusarvopaperit
4. Rahat ja pankkisaamiset
V a s t a t t a v a a
A Oma pääoma
1. Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
2. Ylikurssirahasto
3. Arvonkorotusrahasto
4. Käyvän arvon rahasto
5. Muut rahastot
6. Edellisten tilikausien voitto (tappio)
7. Tilikauden voitto (tappio)
B Tilinpäätössiirtojen kertymä
C Pakolliset varaukset
D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen

Lisäksi “lyhennetyssä taseessa on eriteltävä myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut”. Tarkemmin taseen esittämisestä kertoo kirjanpitolautakunnan yleisohje “Tuloslaskelman ja taseen esittäminen”.

Sellaisen yhdistyksen, joka käyttää taulukkolaskentaa kirjanpitona, omassa pääomassa ei ole yleensä käyttöä muille erillle kuin 6 ja 7. Samoin vastattavaa-puolen erät B ja C ovat tällaisissa yhdistyksissä erittäin harvinaisia.

Tase laaditaan vastaavaan tapaan kuin tuloslaskelma; päättyvän vuoden tiedot haetaan tasetilin merkinnöistä ja vertailutieto edellisen vuoden taseesta. Lisätty 25.4.2012: Jos merkintä on tasetilin debet-puolella, se tarkoittaa positiivista tietoa vastaavissa ja negatiivista tietoa vastattavissa; kredit-puolella toisin päin.

Esimerkkiyhdistykselle syntyy tällainen tase:

Taseesta on syytä tarkastaa, että siihen laskettu “vastaavaa yhteensä” on yhtä suuri kuin “vastattavaa yhteensä”; sitä kutsutaan tällöin taseen loppusummaksi. Samoin on syytä tarkistaa, että tuloslaskelma ja tase sisältävät samankokoisen tilikauden ylijäämän (alijäämän). Lisäksi, mikäli taseessa ei ole negatiivisia eriä, on syytä tarkistaa, että taseen loppusumma on sama kuin tasetilin debet- ja kredit-rivien samansuuruiset loppusummat. Jos taseessa on negatiivisia eriä muualla kuin omassa pääomassa, on syytä epäillä laatimisvirhettä. (Kappaletta korjattu 25.4.2012 kommenteissa esitetyn palautteen perusteella.)

Tuloslaskelman ja taseen laatimisessa käytin hyväksi Google Docs -taulukkolaskentaa.

Seuraavalla kerralla kirjoitan tällaisen tilinpäätöksen viimeistelemisestä lainmukaiseen kuntoon.

Erittäin pienen yhdistyksen kirjanpito taulukkolaskennalla — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 4

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 3.1.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto).]

Lisäys 20.7.2016: En myönnä muokkausoikeuksia alla linkitettyihin esimerkkitiedostoihin. Google Sheets -tiedoston saa ladattua omalle koneelleen myös ilman muokkausoikeuksia (Tiedosto → Lataa tiedostona tai englanniksi File → Download as). Jatkossa en edes vastaa tällaisiin pyyntöihin.

Joidenkin pienten yhdistysten kirjanpidon voi hyvin hoitaa taulukkolaskentaohjelmalla. Tämä sopii erityisesti yhdistyksille, joille kaikki seuraavat väittämät pätevät:

  • Yhdistyksellä ei ole muuta varallisuutta kuin pankkitilillä olevat rahat (ja vähäisiä määriä lyhytaikaisia saatavia).
  • Yhdistyksellä on kirjanpitoon kuuluvia tapahtumia vähän (reilusti alle sata vuodessa).
  • Yhdistyksellä on vain kourallinen rahaa vaativia toimintamuotoja.
  • Yhdistys ei maksa mitään verokortilla.
  • Yhdistyksellä ei ole rahastoja eikä lainoja.

Mitä huonommin yhdistys täyttää nämä ehdot, sitä huonommin nyt esitettävä menetelmä sopii sille.

Seuraavassa Google Spreadsheet -dokumentissa on erään tällaisen, kuvitteellisen yhdistyksen juokseva kirjanpito vuodelta 2011. Siitä puuttuvat tilinpäätösviennit (joista kirjoitan myöhemmin):

(Korjasin dokumenttia 11.4.2012 muuttamalla lyhytaikaiset saamiset ja velat siirtosaamisiksi ja -veloiksi. Lisäsin 16.4.2012 dokumenttiin ostovelat- ja myyntisaamiset-tilit sekä kaksi ostovelkatapahtumaa.)

(Lisäys 21.3.2013: Vaikka esimerkki onkin laadittu Google Docs -järjestelmään, ei todellista kirjanpitoa kannata tehdä minnekään pilvipalveluun ilman tarkkaa harkintaa, koska käyttäjällä ei ole riittävää kontrollia siihen, missä nämä tiedot säilytetään ja ovatko tiedot myös jatkossa tallessa. Käytä mielummin omalla koneellasi olevaa taulukkolaskentaohjelmaa, ja tee varmuuskopioita tunnollisesti.) Tilikaudella, joka alkaa 1.1.2016 tai sen jälkeen, ei ole mitään estettä käytttää pilvipalvelua kuten Google Docs kirjanpidossa. Muista kuitenkin pitää huoli varmuuskopioinnista!

Tällainen dokumentti on pääpäiväkirja eli päiväpääkirja: kirjanpitokirja, joka toimii samanaikaisesti päiväkirjana (jossa tapahtumat esitetään aikajärjestyksessä) ja pääkirjana (jossa kunkin tilin kirjaukset esitetään yhdessä). Päiväkirja on, kuten huomataan, luettavissa riveiltä ja pääkirja sarakkeilta (joissa tilit on esitetty t-tilimuodossa).

Pääpäiväkirjan tilit pitää vuoden alussa suunnitella. Jos yhdistys ei ole vasta perustettu, otetaan lähtökohdaksi edellisen vuoden tilinpäätös. Pääpäiväkirjaan luodaan tili jokaiselle sellaiselle erälle (väli- ja loppusummia lukuunottamatta), joka löytyy tuloslaskelmasta tai taseesta, tietyin poikkeuksin. (Valitettavasti tällä hetkellä ei ole tiedossa, mitä eriä 1.1.2016 tai sen jälkeen alkavan tilikauden tuloslaskelmassa tai taseessa vaaditaan. Alla olevat tilit perustuvat siten pääosin vanhaan lakiin.) Jos yhdistys on vasta perustettu, joudutaan tilit valitsemaan sen perusteella, minkälaista toimintaa yhdistyksellä arvellaan olevan. Seuraavassa on lueteltu esimerkkiyhdistyksen tilit:

  • Siirtosaamiset: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistykselle maksetut maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole myynntisaamisista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä siirtämään pankkitilin koron (joka maksetaan seuraavan vuoden puolella) oikean vuoden kirjanpitoon. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset saamiset”.)
  • Myyntisaamiset: Tämän tilin debet-puolelle kirjataan ne yhdistyksen kirjoittamat myyntilaskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Kredit-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana (tai poikkeuksellisesti aiemmin) tämän tilin debet-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä ei ollut tällaisia tapahtumia. (Tili lisätty 16.4.2012.)
  • Pankkitili: Yhdistyksellä on yksi pankkitili, ja tämä kirjanpidon tili seuraa sitä.
  • Varsinaisen toiminnan tuotot ja Varsinaisen toiminnan kulut: Varsinaisella toiminnalla tarkoitetaan yhdistyksen sääntömääräisen tarkoituksen toteuttamista.
  • Varainhankinnan tuotot ja Varainhankinnan kulut: Varainhankintaa on se yhdistyksen toiminta, joka tähtää yhdistyksen varojen kartuttamiseen. Yhdistyksen jäsenten maksamat jäsenmaksut ovat varainhankinnan tuottoja.
  • Rahoitustoiminnan tuotot ja Rahoitustoiminnan kulut: Rahoitustoiminnan tuotot tarkoittavat lähinnä yhdistyksen säästöistä kertyviä korkotuottoja. Rahoitustoiminnan kuluja voisivat olla esimerkiksi lainan korot ja kulut, samoin säästöjen tuottavasta sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Pankkitilin kuluja en kirjaa tänne, koska niillä maksetaan yleensä maksuliikenteestä, ei koron hankinnasta.
  • Yleisavustukset: Näitä ovat yhdistyksen saamat avustukset, joita ei ole rajoitettu mihinkään tiettyyn tarkoitukseen. Lahjoituksen, johon ei liity käyttörajoituksia, voi kirjata tänne taikka varainhankinnan tuottoihin, kunhan kirjaa kaikki tällaiset samalle tilille.
  • Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä): Tätä tiliä ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä mutta sitä tarvitaan tilinavauksessa.
  • Siirtovelat: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistyksen maksamat maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole ostoveloista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä kohdistamaan joulukuun pankkikulut (jotka veloitetaan seuraavassa tammikuussa) oikealle vuodelle. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset velat”.)
  • Ostovelat: Tämän tilin kredit-puolelle kirjataan ne yhdistyksen tekemistä ostoksista johtuvat laskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Debet-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana tämän tilin kredit-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä on vuosittain yksi tällainen lasku: yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu maksetaan eräpäivänään, vuodenvaihteen jälkeen. (Tili lisätty 16.4.2012.)

Jokainen tili on, kuten huomataan, esitetty t-tilimuodossa.

Kun tilit on valittu ja taulukkolaskentataulukkoon lisätty, on tehtävä tilinavaus (paitsi jos yhdistys on juuri perustettu ja kyse on sen ensimmäisestä tilikaudesta). Tilinavauksessa kopioidaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen taseesta kunkin erän arvo sitä vastaavalle tilille (lisäys 16.4.2012: jos erää vastaa useampi tili, pitäisi erittelyn löytyä joko tilinpäätöksen liitetiedoista tai tilinpäätökseen liittyvästä tase-erittelyasiakirjasta). Taseen erät “Tilikauden ylijäämä (alijäämä)” ja “Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä)” lasketaan yhteen ja kirjataan edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) -tilille, ellei kyseisessä tilinpäätöksessä ole muuta määrätty. Tilinavaus ei ole varsinainen tapahtuma, joten se ei välttämättä tarvitse tositetta, mutta olen itse yleensä ottanut kopion kyseisestä tilinpäätöksestä ja käyttänyt sitä ikään kuin se olisi tilinavauksen tosite.

Esimerkkiyhdistyksen tilinavaus perustuu seuraavaan taseeseen 31.12.2010 (lisätty 16.4.2012):

VASTAAVAA
Vaihtuvat vastaavat
Lyhytaikaiset saamiset
— Siirtosaamiset 0,50 0,50
Rahat ja pankkisaamiset 100,00
100,50
VASTATTAVAA
Oma pääoma
Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) 95,00
Tilikauden ylijäämä (alijäämä) -16,50
Vieras pääoma
Lyhytaikaiset velat
— Ostovelat 20,00
— Siirtovelat 2,00 22,00
100,50

Yhdistyksellä ei ole käteiskassaa ja sillä on vain yksi pankkitili.

Tilien lisäksi pääpäiväkirjassa on sarake tapahtuman päiväykselle, tapahtuman todentavan tositteen numerolle sekä selitteelle.

  • Tapahtuma päivätään tässä järjestelmässä maksupäivälle, jos se sisältää kirjauksen pankkitilille. Esimerkkikirjanpidossa on lisäksi kaksi vuoden viimeiselle päivälle kirjattua tapahtumaa; niiden maksu tapahtuu seuraavan vuoden puolella mutta maksussa on kyse tilikaudelle kuuluvasta kulusta tai tuotosta.
  • Tositteet numeroidaan juoksevasti alkaen ykkösestä ja hyppäämättä minkään numeron yli. Tositenumero kirjoitetaan itse tositteeseen selkeällä ja pysyvällä tavalla.
  • Selitteessä kerrotaan lyhyesti, minkälaisesta tapahtumasta oli kyse.

Esimerkkikirjanpidon taulukkolaskentadokumentissa on lisäksi kolme apusaraketta: kaksi viimeistä laskevat yhteen rivin debet-merkinnät ja kredit-merkinnät, ja ensimmäinen sarake varoittaa, jos debet ja kredit eivät ole tasan.

Seuraavassa osassa kerron, miten tällaisesta kirjanpidosta laaditaan tuloslaskelma ja tase.