Taulukkolaskentakirjanpidosta tuloslaskelma ja tase — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 5

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 7.11.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto).]

Lisäys 20.7.2016: En myönnä muokkausoikeuksia alla linkitettyihin esimerkkitiedostoihin. Google Sheets -tiedoston saa ladattua omalle koneelleen myös ilman muokkausoikeuksia (Tiedosto → Lataa tiedostona tai englanniksi File → Download as). Jatkossa en edes vastaa tällaisiin pyyntöihin.

Viime kerralla laadin yksinkertaisen pienen esimerkkiyhdistyksen juoksevan kirjanpidon GoogleDocs-taulukkolaskentaa käyttäen. Tällä kertaa jatketaan siitä, mihin viimeksi jäätiin, ja laaditaan tuloslaskelman ja taseen raakaversiot.

On tärkeää huomata, että tällä tavalla saadaan tosiaan aikaan vain raakaversiot. Lainmukaisen tilinpäätöksen laatimiseen kuuluu muutakin, josta kirjoitan myöhemmin.

Ensimmäinen tehtävä on lisätä pääpäiväkirjaan kaksi uutta tiliä: tasetili ja tulostili. Kumpaakaan ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä, mutta ne ovat tilinpäätöksen laatimisessa hyödylliset apuneuvot. Sen jälkeen kukin tuotto- ja kulutilin saldo siirretään vuorollaan varsinaisena tilinpäätösvientinä tulostilille. Lopuksi muiden tilien saldot siirretään varsinaisena tilinpäätösvientinä tasetilille. Koska varsinaiset tilinpäätösviennit eivät ole kirjanpitoon varsinaisesti kuuluvia tapahtumia, ei niille tarvitse kirjoittaa tositetta. Kas näin:

Tärkeää on tarkistaa tässä vaiheessa, että jokaisen tilin debet-summa on sama kuin sen kredit-summa. Juoksevan kirjanpidon aikana näin ei ollut, mutta nyt pitää olla.

Sen jälkeen voidaan laatia tuloslaskelma. Sen kaava löytyy kirjanpitoasetuksen 1:3 §:stäValtioneuvoston asetuksen pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista (jatkossa “tilinpäätösasetus”) liitteestä iv:

Varsinainen toiminta
1. Tuotot
2. Kulut
a) Henkilöstökulut
b) Poistot
c) Muut kulut
3. Tuotto-/Kulujäämä
Varainhankinta
4. Tuotot
5. Kulut
6. Tuotto-/Kulujäämä
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
7. Tuotot
8. Kulut
9. Tuotto-/Kulujäämä
Satunnaiset erät
10. Satunnaiset tuotot
11. Satunnaiset kulut

12.10. Yleisavustukset
13.11. Tilikauden tulos
14.12. Tilinpäätössiirrot
a) Poistoeron muutos
b) Vapaaehtoisten Verotusperusteisten varausten muutos
c) Konserniavustus
15.13. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

Kaavassa välisummat (kohdat 3, 6, 9, 1311 ja 1513) ovat kumulatiivisia; esimerkiksi erään 6 lasketaan yhteen erät 3, 4 ja 5. Erät 10, 11 ja 14 12a–c ovat harvinaisia pienessä yhdistyksessä, eikä niihin pidä merkitä mitään ellei tiedä mitä tekee.

Kaavaan lisätään kullekin numero- tai kirjaintunnuksella varustetulle riville, väli- ja loppusummia lukuunottamatta, päättyvän vuoden tieto hakemalla tulostililtä sitä vastaava merkintä: jos merkintä on tulostilin kredit-puolella, se merkitään tuloslaskelmaan positiivisena, ja jos se on debet-puolella, se merkitään negatiivisena (lisätty 25.4.2012). Lisäksi on edellisen vuoden tuloslaskelmasta kopioitava edellistä vuotta koskeva vastaava tieto (ns. vertailutieto). Jos molemmat ovat nollia, saadaan koko rivi poistaa tuloslaskelmasta; jos otsikon alaiset kaikki tietorivit poistetaan, myös otsikon saa poistaa.

Numero- ja kirjaintunnuksia ei ole pakko kirjoittaa näkyviin. Numeroidun rivin nimen saa (ja se pitää) muuttaa, jos se on tarpeen yhdistyksen toiminnan luonne huomioon ottaen.

Näin saadaan seuraava tuloslaskelma esimerkkiyhdistykselle:

Nyt on syytä vielä tarkistaa, että tuloslaskelmassa laskettu tilikauden ylijäämä (alijäämä) on itseisarvoltaan sama kuin tulostilille varsinaisessa tilinpäätösviennissä laskettu saldo, ja että sillä on oikea etumerkki: jos saldo on tulostilin debet-puolella, on kyse ylijäämästä, ja muuten alijäämästä.

Taseen kaavoja on valittavissa kaksi. Pienissä yhdistyksissä on yleensä järkevää käyttää lyhennetyn taseen kaavaa, joka löytyy kirjanpitoasetuksen 1:7 §:stä. Taseen kaava löytyy tilinpäätösasetuksen liittestä v, mutta kaavaa voidaan yksinkertaistaa asetuksen 4 luvun 2 § mukaisesti (ns. mikroyrityksen tasekaava). Alla oleva kaava on esitetty näin yksinkertaistettuna ja asetuksen vaatimalla tavalla oman pääoman erittelyn osalta yhdistysten tapaukseen sovitettuna.

V a s t a a v a a
A Pysyvät vastaavat
1. I Aineettomat hyödykkeet
2. II Aineelliset hyödykkeet
3. III Sijoitukset
B Vaihtuvat vastaavat
1. I Vaihto-omaisuus
2. II Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen, erikseen pitkäaikaiset
3. III Rahoitusarvopaperit
4. IV Rahat ja pankkisaamiset
V a s t a t t a v a a
A Oma pääoma
1. Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
2. Ylikurssirahasto
3. Arvonkorotusrahasto
4. Käyvän arvon rahasto

5. IV Muut rahastot
3. Sääntöjen mukaiset rahastot
4. Käyvän arvon rahasto
5. Muut rahastot

6. V Edellisten tilikausien voitto (tappio)
7. VI Tilikauden voitto (tappio)
B Tilinpäätössiirtojen kertymä
C Pakolliset varaukset
D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen, erikseen pitkäaikainen

Lisäksi “lyhennetyssä taseessa on eriteltävä myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut”. Tarkemmin taseen esittämisestä kertoo kirjanpitolautakunnan yleisohje “Tuloslaskelman ja taseen esittäminen”.

Taseessa on eriteltävä sidotut rahastot eli se osa pääomasta, jonka käyttöä on rajoitettu erityismääräyksin (esimerkiksi lahjoituksen tai testamentin ehtona). Lisäksi “Erillään hoidettavat varat on ilmoitettava omana ryhmänään taseessa.”

Sellaisen yhdistyksen, joka käyttää taulukkolaskentaa kirjanpitona, omassa pääomassa ei ole yleensä käyttöä muille erillle kuin 6 ja 7 V ja VI. Samoin vastattavaa-puolen erät B ja C ovat tällaisissa yhdistyksissä erittäin harvinaisia.

Tase laaditaan vastaavaan tapaan kuin tuloslaskelma; päättyvän vuoden tiedot haetaan tasetilin merkinnöistä ja vertailutieto edellisen vuoden taseesta. Lisätty 25.4.2012: Jos merkintä on tasetilin debet-puolella, se tarkoittaa positiivista tietoa vastaavissa ja negatiivista tietoa vastattavissa; kredit-puolella toisin päin.

Esimerkkiyhdistykselle syntyy tällainen tase (ostovelkojen ja siirtovelkojen sekä myyntisaamisten ja siirtosaamisten erittely ei ole enää pakollista, mutta kiellettyäkään se ei ole, ja asetus suosii esitystavan pitämistä samana vuodesta toiseen):

Taseesta on syytä tarkastaa, että siihen laskettu “vastaavaa yhteensä” on yhtä suuri kuin “vastattavaa yhteensä”; sitä kutsutaan tällöin taseen loppusummaksi. Samoin on syytä tarkistaa, että tuloslaskelma ja tase sisältävät samankokoisen tilikauden ylijäämän (alijäämän). Lisäksi, mikäli taseessa ei ole negatiivisia eriä, on syytä tarkistaa, että taseen loppusumma on sama kuin tasetilin debet- ja kredit-rivien samansuuruiset loppusummat. Jos taseessa on negatiivisia eriä muualla kuin omassa pääomassa, on syytä epäillä laatimisvirhettä. (Kappaletta korjattu 25.4.2012 kommenteissa esitetyn palautteen perusteella.)

Tuloslaskelman ja taseen laatimisessa käytin hyväksi Google Docs -taulukkolaskentaa.

Seuraavalla kerralla kirjoitan tällaisen tilinpäätöksen viimeistelemisestä lainmukaiseen kuntoon.