Tag Archives: tositteet

Kirjanpitoaineiston säilytys — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Vuosi on vierähtänyt ja monessa yhdistyksessä laaditaan taas tilinpäätöstä. Onkin siis sopiva aika jatkaa viime vuonna aloittamaani kirjoitussarjaa pienen yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Luethan aluksi sarjan johddanto-osan; sen jälkeen voimme paneutua siihen, jonka viimeksi lupasin – kirjanpitoaineiston säilytykseen.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat

  • tasekirja
  • tase-erittelyt
  • pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat
  • tositteet
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto
  • luettelo kirjanpidon tileistä, johon merkitty tieto sen käyttöajasta

Tasekirja on laadittava paperille, sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava siten, että sivujen vaihtaminen tai poistaminen jättää havaittavan jäljen. Muu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää yhdistyksen oman valinnan mukaan paperilla tai koneluettavassa muodossa. On tosin huomattava, että jälkimmäisen lainmukainen järjestäminen ei ole ihan yksinkertaista. Kirjanpitokirjojen ja tositteiden säilytystapa on kerrottava tasekirjassa.

Tasekirja, tase-erittelyt, kirjanpitokirjat (ainakin pääkirja ja päiväkirja) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Määräajat lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt. Näiden määräaikojen sisällä aineisto on pidettävä asianmukaisssa järjestyksessä: kirjanpitokirjat ja tililuettelo “siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta” ja “tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta” (kirjanpitolain 2 luku 10 §).

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Se on pienille yhdistyksille edelleen vaivattomin ratkaisu. Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2012–31.12.2012

Tositteet säilytettävä 31.12.2018 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2022 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineisto voidaan (tasekirjaa lukuunottamatta) säilyttää myös koneellisesti. Jos yhdistys aikoo ryhtyä tähän, on se syytä suunnitella huolellisesti. Suosittelen lukemaan Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista. Seuraavassa käyn läpi vain pääpiirteet.

Koneellinen säilyttäminen tarkoittaa sellaisten säilytysmenetelmien käyttämistä, että aineiston lukeminen vaatii koneellista apua. Esimerkkinä mainitaakoon rompulle polttaminen, mikrokortille kuvaaminen ja pilvipalveluun (esimerkiksi Google Drive) tallettaminen.

Kirjanpitoaineisto on kyettävä tarvittaessa muuttamaan selväkieliseen muotoon eli sellaisen muotoon, että sitä kykenee ihminen lukemaan. On siis pidettävä huolta, että aineiston lukemiseen tarvittava välineistö (laitteet ja mahdolliset ohjelmistot) on olemassa ja käyttökunnossa koko koneellisen säilytyksen ajan. Jos koneellista säilytystä käytetään kirjanpitoaineiston arkistointiin, tämä on aika haasteellista, sillä tietokoneet ja ohjelmistot kerkeävät lain vaatiman kuuden tai kymmenen vuoden arkistointiajan kuluessa muuttumaan melkoisesti.

Kirjanpitoaineiston on pääsääntöisesti oltava Suomessa. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten saadaan aineisto säilyttää tilapäisesti myös muussa ETA- tai OECD-maassa (tämän edellytyksenä on kirjanpitoaineistoon liitettävä selvitys, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla 2 §). Kirjanpitoaineisto saadaan lisäksi säilyttää pysyvästi (eli tilinpäätöksen laatimisen jälkeen lain vaatiman säilytysajan) toisessa EU-maassa sähköisenä tallenteena, jos siihen taataan tosiaikainen tietokoneyhteys.

Pilvipalvelut eivät yleensä kerro aineiston säilytysmaata. Siksi esimerkiksi Google Docs -järjestelmää ei kannata käyttää oikeaan kirjanpitoon (käytä mielummmin omalle koneellesi asennettua taulukkolaskentasovellusta tai erityistä kirjanpito-ohjelmaa). Nämä palvelut eivät yleensä myöskään takaa palvelun saatavuutta vuosikausiksi eteenpäin, joten niitä ei kannata käyttää aineiston arkistointiin. Poikkeus tähän sääntöön on mahdolliset pilvessä toimivat suomalaiseen kirjanpitoon erikoistuneet palvelut.

Tilikauden aikana koneellisesti säilytetty aineisto on säilytettävä kahdella eri tallennusvälineellä, jotka eivät sijaitse samoissa tiloissa. Tallennusten toimivuus on varmistettava. Koneellinen arkistointi lain säilytysvaatimuksen ajaksi on tehtävä kahdelle eri tallennusvälineelle, joiden toimivuus on arkistoinnin aluksi varmistettava ja joita ei säilytetä samoissa tiloissa. On varmistettava, että arkistokappaleiden muuttamattomuus voidaan koko säilytysajan varmistaa, joko niin, että muuttaminen on fyysisesti mahdotonta, tai niin, että muuttaminen voidaan jälkikäteen varmasti havaita. Tallenteiden toimivuus on aika ajoin tarkistettava. Tallenteiden säilytyspaikan on oltava turvallinen. Jos aineisto säilytetään myös paperimuodossa, riittää kummassakin tapauksessa yksi koneellinen tallennusväline, jonka toimivuus on varmistettu.

Lopuksi

Pienelle yhdistykselle siis paperiton kirjanpito on tarpeettoman työläs ratkaisu.

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Aloitetaan alusta eli tositteista — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 1

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Kirjanpitoon kirjattavat tapahtumat on tositettava

Yhdistyksen kirjanpitoon kirjataan kaikki yhdistyksen “menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät” (kirjanpitolain 2:1 §).

  • Menosta on kyse, kun yhdistys ostaa jotain, antaa lahjoituksen taikka muuten kuluttaa varojaan.
  • Tulosta on kyse, kun yhdistys myy jotain, saa jäsenmaksun tai lahjoituksen taikka muuten ansaitsee rahaa.
  • Rahoitustaphatumia ovat velan syntyminen ja velan maksu riippumatta siitä, onko yhdistys velallinen (jolloin kyse on yhdistyksen velasta) vai velkoja (jolloin puhutaan yhdistyksen saatavasta). Myös pankkitalletuksen tekeminen on rahoitustapahtuma (pankki jää yhdistykselle talletuksen verran velkaa).
  • Oikaisuerästä on kyse, jos aiemmin kirjatun tapahtumaan kohdistuu jokin olosuhteen muutos, esimerkiksi kaupan peruminen tai jälkikäteen annettu alennus. Oikaisueräksi lasketaan myös tapahtuma, jossa aiemmin hankittu omaisuus siirretään yhdistyksen sisällä muuhun käyttöön siten, että hankintamenon alkuperäinen käsittely kirjanpidossa ei ole enää kurantti. Kirjanpitovirheen korjaus, johon ei liity reaalimaailman tapahtumaa, ei kuitenkaan ole oikaisuerä.
  • Siirtoerästä on kyse, jos tapahtuma siirretään yhdistykselle joltakulta muulta tai yhdistykseltä jollekulle muulle.

Huomaa, että jotkin tapahtumat kuuluvat useampaan kategoriaan samanaikaisesti: esimerikiksi osto, josta saadaan lasku, on samanaikaisesti menotapahtuma ja rahoitustapahtuma.

Jokaisesta tapahtumasta tulee olla tosite – asiakirja, joka todentaa tapahtuman. Tositteeseen tapahtuma dokumentoidaan sellaisella tarkkuudella, että lukija (esimerkiksi toiminnantarkastaja), joka ei tapahtumasta etukäteen tiedä mitään, saa tositetta lukemalla selville olennaiset asiat: milloin tapahtuma sattui, ketkä olivat osallisia, mitä myytiin tai ostettiin tms, ja miten tapahtuma liittyi yhdistyksen toimintaan. Tositteeseen pitää dokumentoida myös tapahtuman raha-arvo, esimerkiksi myyntilaskussa sovittu myyntihinta.

Kaikkien yhdistystoimijoiden on syytä muistaa pääsääntö: kaikista yhdistyksen menoista ja tuloista pitää toimittaa yhdistykselle (lue: taloudenhoitajalle) tosite.

Tositetyyppejä

Menotositteesta on käytävä ilmi menon aihe ja ajankohta (huomaa, että menon ajankohta on usein eri kuin maksupäivä, sillä usein laskutus tapahtuu myöhemmin ja laskussa annetaan lisäksi maksuaikaa). Menotosite on tyypillisesti myyjältä vastaanotettu lasku tai käteiskuitti. Jos ostos on tehty yhdistyksen pankkikortilla, tosite muodostuu kahdesta asiakirjasta: tiliote, jossa pankkikorttitapahtuma näkyy, ja myyjältä saatu kuitti. Huomaa, että tiliote ei yksinään tosita menoa kuin poikkeustapauksissa!

Monissa yhdistyksissä on käytössä tapa, että yhdistyksen puheenjohtaja tai muu, jolle tehtävä on delegoitu, hyväksyy menotositteen allekirjoituksellaan. Hyväksyjä ei saa olla esteellinen, eikä hänen olisi hyvä osallistua kyseisen laskun maksamiseen taikka kirjaamiseen kirjanpitoon. Tällainen käytäntö ei ole kirjanpitolainsäädännön vaatimus mutta se on hyvä ja suositeltava menettely.

Tulotositteesta on käytävä ilmi tulon aihe ja ajankohta. Tulotosite on tyypillisesti jäljennös ostajalle lähetetystä laskusta tai annetusta käteiskuitista; tulotositteeksi voi myös käydä päivän päätteeksi laadittu käteismyyntilaskelma. Useimmat tulotositteet ovat yleensä yhdistyksen itse laatimia; tämä on poikkeus pääsäännöstä. Joskus merkintä tiliotteessa on yksinään tulotosite: esimerkiksi maksu, johon maksaja on laittanut viestin “jäsenmaksu”, voi hyvin tosittaa jäsenmaksutulon.

Jos yhdistys on arvonlisäverovelvollinen, sen myyntilaskujen sisällön on oltava arvonlisäverolain mukainen. Koska tämä on pienissä yhdistyksissä harvinaista, en puutu siihen enempää.

Rahoitustapahtuman tosite riippuu tapahtumasta.

  • Ostolasku tosittaa paitsi menon myös siitä syntyneen ostovelan.
  • Myyntilasku tosittaa tulon lisäksi siitä syntyneen myyntisaamisen.
  • Pankkitiliote tosittaa velan tai saamisen maksun, jos maksu on luotettavasti yhdistettävissä velan tai saamisen tosittaneeseen laskuun.
  • Velan käteismaksusta pitää vaatia ja saamisen käteismaksusta pitää laatia asianmukainen käteiskuitti (josta jäljennös jää maksun vastaanottajalle), joka yksilöi maksetun velan tai saamisen.

Oikaisutapahtuma tositetaan yleensä oikaisu- eli hyvityslaskulla: myyjä lähettää ostajalle negatiivisen loppusumman omaavan laskun ja jättää jäljennöksen omaksi tositteekseen. Yhdistyksen sisäisestä oikaisutapahtumasta pitää itse laatia tosite.

Siirtotapahtumista yleisin yhdistyksissä on tilanne, jossa yhdistyksen aktiivi hankkii yhdistykselle jotakin ja vaatii yhdistystä korvaamaan ostoksen hinnan. Tällöin aktiivi laatii kululaskun, johon alkuperäiset kuitit liitetään. Siirtotapahtumasta on kyse myös silloin, jos kahdella yhdistyksellä on yhteisprojekti, ja yhden saama lasku siirretään toisen maksettavaksi: tällöin alkuperäinen lasku jätetään sen vastaanottaneen yhdistyksen kirjanpitoon ja siirrosta laaditaan erillinen tosite kahtena kappaleena.

Tosite, joka todentaa maksutapahtuman, tulee olla maksun välittäjän (esimerkiksi pankki) tai maksun saajan laatima, jos se suinkin on mahdollista.

Jos tosite on yhdistyksen itse laatima, se tulee asianmukaisesti varmentaa. Lisäksi oikaisu- ja siirtotapahtumaa koskeva tosite on aina asianmukaisesti varmennettava. “Asianmukaisella varmentamisella tarkoitetaan sitä, että tositteesta tulee käydä ilmi, kuka sen on laatinut. Jos kyseessä on olennainen tai poikkeuksellinen tapahtuma, on hyvän kirjanpitotavan mukaista merkitä tositteeseen tai sen perusteella tehtävään kirjanpitomerkintään myös, kuka tositteen on hyväksynyt.”[lähde]

Kirjanpitovirhe saadaan korjata ilman tositetta, jos yhteys korjauksen ja virheen välillä on selvä yhteys.

Tositteiden säilytys

Yhdistyksen tositteet on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta laskien. Säilytyksestä on huolehdittava vaikka yhdistyksen aktiiviporukka vaihtuisi tai vaikka yhdistyksen toiminta lakkaisi. Yhdistyksissä turhan usein käy niin, että kevätkokouksen siunattua tilinpäätöksen tositteet unohdetaan taloudenhoitajan kellariin eikä niitä enää esimerkiksi kolmen vuoden päästä enää osata mistään etsiä – tämä on lainvastainen tilanne ja voi huonolla onnella aiheuttaa jopa rikossyytteen. Yhdistyksen on tiedettävä, missä sen tositeaineistot ovat viimeiseltä kuudelta päättyneeltä vuodelta!

Perinteisesti tositteet ovat olleet paperimuodossa, mutta laki sallii myös “koneellisten tietovälineiden” (esim. CD-ROM) käyttämisen tositteiden säilyttämisessä. Tällaiselle tallentamiselle on asetettu erityisiä laatuvaatimuksia, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä.

Seuraavaksi

Sarjan seuraavassa osassa tarkastellaan kirjanpidon lopputulosta eli tilinpäätöstä yleisellä tasolla.