Tag Archives: tilinpäätös

Yhdistyksen omaisuuden käsittely — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 8

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Omaisuuden hankinta

Kun yhdistys tekee hankinnan, pitää hankitun omaisuuden käyttöikä arvioida – olennainen kysymys on, onko hankittua omaisuutta tarkoitus käyttää useana tilikautena. Jos ei, asia on yksinkertainen: meno kirjataan menotilille, jolloin se näkyy kuluvan tilikauden tuloslaskelmassa.

Jos hankittu omaisuus on tarkoitettu olemaan yhdistyksen käytössä useampi tilikausi, tulee hankinta periaatteessa aktivoida: menotilin asemesta se kirjataan jollekin taseen pysyvien vastaavien tilille (tilin valinta riippuu omaisuuslajista). Varsinaisen ostohinnan lisäksi aktivointiin otetaan mukaan hankintaan välittömästi liittyvät muut kulut, esimerkiksi rahti ja asennuskulut, jos sellaisia on syntynyt.

Aktivoinnin pääsääntöön on muutamia poikkeuksia:

  • Vähäarvoisia hankintoja ei tarvitse aktivoida. Hankinnan vähäarvoisuudelle ei ole mitään yleispätevää euromääräistä rajaa; asia pitää harkita yhdistyskohtaisesti ottaen huomioon olennaisuusperiaate ja se, että tilinpäätöksen pitää antaa oikeat ja riittävät tiedot. Esimerkiksi eräässä yhdistyksessä, jonka vuositulot ja tilikauden yli- tai alijäämä lasketaan kymmenissä tuhansissa euroissa, olen taloudenhoitajana noudattanut sadan euron ohjeellista rajaa. Yhdistyksen käyttämät vähäarvoisuuden arviontiperiaatteet voi olla hyvä selostaa tilinpäätöksen liitetoedoissa.
  • Perustamismenoja (kirjanpitolain 5 luku 7 §) ja tutkimusmenoja (5 luku 8 §) ei saa aktivoida.
  • Muun aineettoman omaisuuden kuin “vastikkeellisesti hankittujen toimilupien, patenttien, lisenssien, tavaramerkkien sekä vastaavien oikeuksien ja varojen” (kirjanpitolain 5 luku 5 a §) hankintamenon aktivointi on sallittua vain erityistä varovaisuutta noudattaen.

Pysyviksi vastaaviksi aktivoiduista hyödykkeistä on hyvä pitää luetteloa. Itse olen pitänyt tapanani laatia täydellisen luettelon pysyvistä vastaavista tase-erittelyihin. Laki tosin sallii pienelle yhdistykselle senkin, että tase-erittelyihin merkitään vain tilikauden aikana ilmenneet muutokset (tällöin täydellinen luettelo saadaan tarkastelemalla peräkkäisten vuosien tase-erittelyitä yhdessä, mutta se on riskialtis tapa jos kirjanpitoaineiston säilytys ei ole aivan varmalla tolalla).

Esimerkki: Yhdistys, jolla vuosittain tuloja ja menoja on noin sata euroa, hankkii verkkokaupasta kannettavan tietokoneen 500 euron hinnalla, joka sisältää arvonlisäveron ja postituskulut. Hankinta on maksettu verkkomaksuna suoraan yhdistyksen pankkitililtä. Tietokoneella arvioidaan olevan käyttöikää useampi vuosi eikä se yhdistyksen talouden koko huomioon ottaen ole vähäarvoinen. Se on siis aktivoitava. Tietokone kuuluu pysyvissä vastaavissa koneiden ja kalustojen erään, joten hankinta kirjataan per Koneet ja kalusto an Pankkitili (500 €).

Esimerkki: Sama yhdistys hankkii toimistotavarakaupasta nitojan 6 euron hintaan. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Nitojalla on varsin todennäköisesti useamman vuoden käyttöikä, mutta koska se on arvoltaan vähäinen, sitä ei aktivoida. Nitojaa arvioidaan käytettävän jatkossa enimmäkseen varsinaisessa toiminnassa. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Pankkitili (6 €).

Esimerkki: Yhdistys ostaa myyjäisiä varten kahvia. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Kahvi kulutetaan yhdessä päivässä, joten sitä ei aktivoida. Hankinnan arvolla ei ole näin ollen merkitystä. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varainhankinnan kulut an Pankkitili.

Poistot

Pysyviin vastaaviin kirjatut omaisuuden hankintamenot on pääsääntöisesti poistettava tietyssä ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa poistojen kirjaamista vuosittain, yleensä avustavana tilinpäätösvientinä juoksevan kirjanpidon päätyttyä mutta ennen tilinpäätöksen laatimista.

Poistot on hyvä perustaa ennalta laadittuun poistosuunnitelmaan. Siinä kerrotaan jokaiselle pysyviin vastaaviin kuuluvalle hankinnalle poistoaika ja poistotapa. Pieni yhdistys saa laatia poistosuunnitelmansa myös omaisuuslajeittain tai jopa jättää poistosuunnitelman kokonaan laatimatta. Poistojen määrää ei kuitenkaan pienikään yhdistys saa käyttää tilikauden yli- tai alijäämän kaunisteluun, vaan se pitää laskea ylijäämästä ja alijäämästä riippumatta.

Omaisuuden poistoaika lasketaan vuosissa ja on se aika, jonka kuluessa sen arvioidaan menettävän hyödyllisyytensä yhdistyksen toiminnassa – aika, jonka jälkeen sen korvaaminen uudella todennäköisesti tulisi tarpeeseen. Esimerkiksi tietokone voi olla toimintakuntoinen poistoajan jälkeenkin, mutta sen ei enää voida ennakoida täyttävän tehtäväänsä yhdistyksessä. Kirjanpitolain 5 luvun 11 §:ssä on lisäksi säädetty, että poistoaika saa ilman erityistä syytä olla enintään viisi vuotta ja joka tapauksessa (tietyin poikkeuksin) enintään 20 vuotta.

Poistotavan on hyvä olla systemaattinen ja sen tulisi periaatteessa kuvata omaisuuden arvioitua kulumista. Yleisesti käytettyjä yksinkertaisia poistotapoja ovat tasapoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi alun perin aktivoitu hankintahinta jaettuna vuosissa lasketulla poistoajalla) ja menojäännöspoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi tietty prosenttimäärä menojäännöksestä eli vielä poistamatta olevasta aktivoidusta hankintamenosta). Poistotapa pitää valita siten, että poistoajan jälkeen hankintamenosta on jäljellä joko ei mitään tai merkityksettömän pieni osa.

Poistojen tekeminen aloitetaan sinä tilikautena, jolloin hankittu hyödyke otetaan käyttöön. Ensimmäisenä vuonna poistossa tulisi periaatteessa ottaa huomioon se, missä vaiheessa vuotta käyttöönotto tapahtui, mutta pienen yhdistyksen tapauksessa tästä voidaan poiketa tekemällä ensimmäisenäkin vuonna täysi poisto, jos olennaisuusperiaate sekä oikeiden ja riittävien tietojen periaate tästä huolimatta täyttyvät.

Poistokirjaukset tehdään per Poistot an Pysyvät vastaavat. Poistot kuuluvat yhdistyksen tuloslaskelmassa varsinaisen toiminnan kuluihin erikseen ilmoitettavana eränä ja niillä on siksi oltava oma tili. Jos yhdistyksellä on varainhankintaa varten hankittua pysyvää omaisuutta, pitänee tuon omaisuuden poistot kuitenkin kirjata varainhankinnan kuluiksi. Poistokirjauksesta tulee laatia muistiotosite, jossa on selkeästi kerrottu poistomäärään johtanut laskutoimitus ja sen taustalla olevat periaatteet ja johon on merkitty näkyviin sen laatija.

Esimerkki: Yhdistyksen hankkiman kannettavan tietokoneen arvioidaan olevan käyttöönsä soveltuva kaksi vuotta, jonka jälkeen se todennäköisesti joudutaan korvaamaan uudella. Poistoajaksi valitaan siten kaksi vuotta. Yhdistys katsoo tasapoistojen soveltuvan tähän tapaukseen parhaiten. Kannettava tietokone otettiin käyttöön heinäkuussa, ja sen aktivoitu hankintahinta on 500 euroa. Ensimmäisenä vuonna pitäisi ottaa huomioon käyttöönottoajankohta, joten poistoksi tulisi kirjata 125 euroa (eli puolet vuosittaisesta poistosta), mutta yhdistys saa myös (mikäli olennaisuusperiaate sekä oikeiden ja riittävien tietojen periaate eivät vaarannu) kirjata täydet 250 euron poistot. Toisena vuonna kirjataan tietokoneesta 250 euron poistot. Mikäli ensimmäisenä vuonna kirjattiin 125 euroa poistoja, jää kolmannellekin vuodelle 125 euron poisto. Joka tapauksessa kolmannen vuoden jälkeen kone on täysin poistettu taseesta.

Esimerkki: Eräs toinen yhdistys käyttää hyväkseen pienelle yhdistykselle sallittua tapaa olla laatimatta tarkkoja poistosuunnitelmia. Se kirjaa joka vuosi kaikista pysyvien vastattavien koneista ja kalustoista 25 %:n menojäännöspoiston. Erään vuoden juoksevan kirjanpidon päätteeksi koneiden ja kalustojen tilin saldoksi on tullut 800 euroa. Poistoksi kirjataan tästä 25 % eli 200 euroa.

Poistosuunnitelmien tai suunnittelematta tehtävien poistojen laadintaperiaatteet on syytä esittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Inventaario

Periaatteessa yhdistyksen tulisi inventoida omaisuutensa tilinpäätöspäivänä. Se tarkoittaa, että yhdistyksen kaikki omaisuus käydään reaalimaailmassa läpi. Pysyvän omaisuuden osalta tarkastetaan, että omaisuus on tallessa ja että se (mikäli poistoaikaa on jäljellä) soveltuu käyttötarkoitukseensa. Vaihto-omaisuus (eli se osa omaisuudesta, jolla on käyttöä vain yhtenä tilikautena) luetteloidaan, ja sen hankintahintaan perustuva arvo lasketaan. Inventoinnissa on hyvä kuitenkin muistaa olennaisuuden sekä oikeiden ja riittävien tietojen periaatteet; kokonaisuutena vähäarvoiseksi ja yhdistyksen talouden kannalta epäolennaiseksi tiedettyä omaisuutta ei ole syytä inventoida.

Vaihto-omaisuus pitää inventaarion perusteella aktivoida vaihtuviin vastaaviin. Jokaiselle vaihto-omaisuuden lajille lasketaan kirjanpidon osoittaman arvon ja inventaarion osoittaman arvon muutos. Kirjanpidon osoittama arvo täsmäytetään vastaamaan inventaarion osoittamaa arvoa tekemällä asianmukainen kirjaus vaihto-omaisuustilin ja kulutilin välillä. Kulutiliksi kannattaa luoda jokaiselle omaisuuslajille varastomuutos-tili, joka sijoitetaan tuloslaskelmassa omaisuuslajista riippuen joko varsinaisen toiminnan tai varainhankinnan kuluihin. Huomaa, että varastomuutos on siitä harvinainen kulutili, että sillä voi olla negatiivinen saldo.

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 160 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varasto an Kirjamyynnin varaston muutos (40 €).

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 60 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varaston muutos an Kirjamyynnin varasto (60 €).

Pysyvän omaisuuden myynti ja muu käytöstä poistaminen

Kun pysyvää omaisuutta myydään, pitää myyntikirjauksessa ottaa huomioon aiemmin tehty aktivointi ja poistot. Ensiksi kirjataan suunnitelman mukainen poisto myyntihetkeen asti, ellei se ole vähämerkityksellinen. Tämän jälkeen jäännösarvo (alun perin aktivoitu hankintameno vähennettynä kirjatuilla poistoilla, johon otetaan lisäksi huomioon mahdolliset aiemmin kirjatut arvonmuutokset) vähennetään myynnistä saadusta tulosta. Näin saatu myyntivoitto tai -tappio kirjataan tuotoksi tai kuluksi. Tuotto- tai kulutili valitaan omaisuuden laadun ja myyntitapahtuman luonteen mukaan varsinaisen toiminnan, varainhankinnan tai sijoitus- ja rahoitustoiminnan tileistä. Yhdistyksen tavanomaisesta toiminnasta poikkeava, kertaluonteinen ja yhdistyksen talouden kannalta olennainen myyntitapahtuma kirjataan kuitenkin satunnaisiin eriin ja mainitaan lisäksi tuloslaskelman liitetiedoissa.

Pysyvän omaisuuden käytöstä poistaminen muuten kuin myymällä voitaneen kirjata kuten myyntitapahtuma käyttäen myyntihintana nollaa euroa. Kulutilin valinnassa on tällöin otettava huomioon käytöstä poistamisen tapa (roskikseen heittäminen ja lahjoittaminen eivät välttämättä kuulu samalle tilille).

Esimerkki: Yhdistys, jonka tavanomaiset tuotot ja kulut lasketaan kympeissä per vuosi, oli hankkinut tammikuun alussa vuonna 2011 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Sen poistoajaksi päätettiin kolme vuotta ja poistotavaksi tasapoistot. Vuoden 2011 tilinpäätöksessä tietokone aktivoitiin pysyvien vastaavien koneisiin ja kalustoihin ja siitä kirjattiin 200 euron poistot. Tietokone kuitenkin myytiin sen tultua tarpeettomaksi pois 500 eurolla jo 1.3.2012; myyntihinnasta kirjoitettiin lasku. Jäännösarvo 1.1.2012 oli 400 euroa. Koska myyntitapahtuma sattui, kun vuodesta 2012 oli kulunut yksi neljännes, tulee myyntitapahtuman yhteydessä kirjata suunnitelman mukainen poisto 50 euroa. Jäännösarvo myyntihetkellä oli siten 350 euroa. Myyntivoitoksi tulee näin 500 € – 350 € = 150 €. Koska myyntitapahtuma oli poikkeuksellinen, kertaluonteinen ja olennainen, myyntivoitto kirjataan satunnaiseksi tuotoksi. Nämä toteamukset ja laskelmat kirjoitetaan myyntitositteen liitteeksi, ja tapahtuma kirjataan seuraavasti: per Myyntisaamiset 500 € per Poistot 50 € an Satunnaiset tuotot 150 € an Koneet ja kalusto 400 €. Vuoden 2012 tilinpäätöksessä tapahtuma tulee satunnaiseksi tuloksi kirjauksen vuoksi selostaa tuloslaskelman liitetiedoissa.

Esimerkki: Yhdistys oli hankkinut vuonna 2009 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Yhdistys ei laatinut poistosuunnitelmaa vaan toimitti mekaanisesti menojäännöspoiston 25 % koko koneista ja kalustosta. Vuosien varrella tietokoneen osalta kirjattiin seuraavat poistot: 150 € vuonna 2009 (menojäännös 450 €), 112,50 € vuonna 2010 (menojäännös 337,50 €) ja 84,38 € vuonna 2011 (menojäännös 253,12 €). Yhdistys osti uuden tietokoneen tammikuussa 2012 ja samalla toimitti vanhan tietokoneen ilman kuluja sähkö- ja elektroniikkaromun keräykseen. Koska vanha tietokone hävitettiin vuoden alussa, ei suunnitelman mukaisia poistoja tarvitse laskea. Tietokoneen menojäännös kirjataan kokonaisuudessaan varsinaisen toiminnan kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Koneet ja kalusto (253,12 €).

Lopuksi

Tärkeimmät virallislähteet tässä kirjoitetusta aiheesta ovat kirjanpitolain 4 ja 5 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 16.10.2007.

Seuraavassa osassa käsittelen käteiskassaa.

Kirjanpitoaineiston säilytys — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Vuosi on vierähtänyt ja monessa yhdistyksessä laaditaan taas tilinpäätöstä. Onkin siis sopiva aika jatkaa viime vuonna aloittamaani kirjoitussarjaa pienen yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Luethan aluksi sarjan johddanto-osan; sen jälkeen voimme paneutua siihen, jonka viimeksi lupasin – kirjanpitoaineiston säilytykseen.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat

  • tasekirja
  • tase-erittelyt
  • pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat
  • tositteet
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto
  • luettelo kirjanpidon tileistä, johon merkitty tieto sen käyttöajasta

Tasekirja on laadittava paperille, sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava siten, että sivujen vaihtaminen tai poistaminen jättää havaittavan jäljen. Muu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää yhdistyksen oman valinnan mukaan paperilla tai koneluettavassa muodossa. On tosin huomattava, että jälkimmäisen lainmukainen järjestäminen ei ole ihan yksinkertaista. Kirjanpitokirjojen ja tositteiden säilytystapa on kerrottava tasekirjassa.

Tasekirja, tase-erittelyt, kirjanpitokirjat (ainakin pääkirja ja päiväkirja) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Määräajat lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt. Näiden määräaikojen sisällä aineisto on pidettävä asianmukaisssa järjestyksessä: kirjanpitokirjat ja tililuettelo “siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta” ja “tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta” (kirjanpitolain 2 luku 10 §).

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Se on pienille yhdistyksille edelleen vaivattomin ratkaisu. Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2012–31.12.2012

Tositteet säilytettävä 31.12.2018 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2022 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineisto voidaan (tasekirjaa lukuunottamatta) säilyttää myös koneellisesti. Jos yhdistys aikoo ryhtyä tähän, on se syytä suunnitella huolellisesti. Suosittelen lukemaan Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista. Seuraavassa käyn läpi vain pääpiirteet.

Koneellinen säilyttäminen tarkoittaa sellaisten säilytysmenetelmien käyttämistä, että aineiston lukeminen vaatii koneellista apua. Esimerkkinä mainitaakoon rompulle polttaminen, mikrokortille kuvaaminen ja pilvipalveluun (esimerkiksi Google Drive) tallettaminen.

Kirjanpitoaineisto on kyettävä tarvittaessa muuttamaan selväkieliseen muotoon eli sellaisen muotoon, että sitä kykenee ihminen lukemaan. On siis pidettävä huolta, että aineiston lukemiseen tarvittava välineistö (laitteet ja mahdolliset ohjelmistot) on olemassa ja käyttökunnossa koko koneellisen säilytyksen ajan. Jos koneellista säilytystä käytetään kirjanpitoaineiston arkistointiin, tämä on aika haasteellista, sillä tietokoneet ja ohjelmistot kerkeävät lain vaatiman kuuden tai kymmenen vuoden arkistointiajan kuluessa muuttumaan melkoisesti.

Kirjanpitoaineiston on pääsääntöisesti oltava Suomessa. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten saadaan aineisto säilyttää tilapäisesti myös muussa ETA- tai OECD-maassa (tämän edellytyksenä on kirjanpitoaineistoon liitettävä selvitys, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla 2 §). Kirjanpitoaineisto saadaan lisäksi säilyttää pysyvästi (eli tilinpäätöksen laatimisen jälkeen lain vaatiman säilytysajan) toisessa EU-maassa sähköisenä tallenteena, jos siihen taataan tosiaikainen tietokoneyhteys.

Pilvipalvelut eivät yleensä kerro aineiston säilytysmaata. Siksi esimerkiksi Google Docs -järjestelmää ei kannata käyttää oikeaan kirjanpitoon (käytä mielummmin omalle koneellesi asennettua taulukkolaskentasovellusta tai erityistä kirjanpito-ohjelmaa). Nämä palvelut eivät yleensä myöskään takaa palvelun saatavuutta vuosikausiksi eteenpäin, joten niitä ei kannata käyttää aineiston arkistointiin. Poikkeus tähän sääntöön on mahdolliset pilvessä toimivat suomalaiseen kirjanpitoon erikoistuneet palvelut.

Tilikauden aikana koneellisesti säilytetty aineisto on säilytettävä kahdella eri tallennusvälineellä, jotka eivät sijaitse samoissa tiloissa. Tallennusten toimivuus on varmistettava. Koneellinen arkistointi lain säilytysvaatimuksen ajaksi on tehtävä kahdelle eri tallennusvälineelle, joiden toimivuus on arkistoinnin aluksi varmistettava ja joita ei säilytetä samoissa tiloissa. On varmistettava, että arkistokappaleiden muuttamattomuus voidaan koko säilytysajan varmistaa, joko niin, että muuttaminen on fyysisesti mahdotonta, tai niin, että muuttaminen voidaan jälkikäteen varmasti havaita. Tallenteiden toimivuus on aika ajoin tarkistettava. Tallenteiden säilytyspaikan on oltava turvallinen. Jos aineisto säilytetään myös paperimuodossa, riittää kummassakin tapauksessa yksi koneellinen tallennusväline, jonka toimivuus on varmistettu.

Lopuksi

Pienelle yhdistykselle siis paperiton kirjanpito on tarpeettoman työläs ratkaisu.

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 6

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä; useimmilla yhdistyksillä aikaraja tulee runsaan viikon päästä vastaan.

Tilinpäätöstä laatiessa on syytä muistaa, että sen saattaa lukea yhdistyksen ulkopuolinenkin taho. Pienillä yhdistyksillä ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta julkistaa tilinpäätöstään, mutta esimerkiksi rahoittajatahot saattavat haluta nähdä aiemmat tilinpäätökset. Tämä poikkeaa esimerkiksi kirjanpidosta ja tositeaineistosta, joita ei normaalioloissa tarvitse näyttää muille kun hallitukselle ja tilin- tai toiminnantarkastajille.

Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan taloudesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta. Tämän lisäksi kirjanpitolaki määrää joukon yleisiä tilinpäätösperiaatteita:

  • oletus kirjanpitovelvollisen toiminnan jatkuvuudesta
  • johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisessa tilikaudesta toiseen
  • huomion kiinnittäminen liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon
  • tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus
  • tilinavauksen perustuminen edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen
  • tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen huomioon ottaminen riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä
  • kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus

Mikäli juoksevassa kirjanpidossa on rikottu jotain näistä periaatteista (mikä on osin sallittua), on ennen tilinpäätöksen laatimista tilanne oikaistava.

Tilinpäätöksen laatimisessa on useita vaiheita:

  1. Käydään juokseva kirjanpito läpi ja oikaistaan löytyneet virheet sekä poikkeamat yllä mainituista periaatteista.
  2. Aktivoidaan sellaiset kulut, jotka voidaan aktivoida.
  3. Tarkastetaan vastaavien kirjanpitoarvojen oikeellisuus. (Lisätty 25.4.2012)
  4. Tarvittaessa lasketaan ja kirjataan poistot.
  5. Laaditaan kirjanpidosta raakaversiot tuloslaskelmasta ja taseesta.
  6. Laaditaan tase-erittelyt.
  7. Laaditaan tilinpäätöksen liitetiedot.
  8. Laaditaan ja sidotaan tasekirja.
  9. Päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Käydään kukin vaihe osaltaan läpi.

Poikkeamat periaatteista

Yleisin juoksevassa kirjanpidossa esiintyvä poikkeama tilinpäätösperiaatteista laskujen kirjaaminen sitä mukaan kuin ne maksetaan. Tämä on täysin sallittu menettely (tilikauden aikana); sitä kutsutaan maksuperusteiseksi kirjanpidoksi.

Tilinpäätöstä varten on kuitenkin tutkittava kaikki laskut (riippumatta siitä, onko kyse yhdistyksen kirjoittamasta vaiko yhdistyksen maksettavasta laskusta) ja kirjattava tilikaudelle ne, jotka sinne kuuluvat. Kriteeri on: jos laskun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu vastaava reaalimaailman tapahtuma sattui tilikaudella, pitää lasku kirjata tilikauden kirjanpitoon riippumatta siitä, milloin se on maksettu. Normaalisti tällainen maksamaton lasku kirjataan joko myyntisaamisten tai ostovelkojen tilille. Tätä kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi.

Lisäksi on tutkittava myös tilikauden päättymisen jälkeen lähetetyt ja vastaanotetut laskut sekä ilman laskua maksetut (sekä tulevat että lähtevät) maksut aina tilinpäätöksen laatimiseen asti. Myös nämä tulee kirjata päättyneelle tilikaudelle (siirtovelaksi tai siirtosaamiseksi), jos maksun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu sellainen sattui tilikaudella. Tositteeksi voidaan hyvin ottaa löydetty lasku tai maksutapahtuman tosite, kunhan siihen liittää riittävän selvityksen siitä, että kirjaus tosiaan kuuluu edelliselle tilikaudelle.

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi tulla esille tuottoja tai kuluja, jotka kuuluisivat jo päätetylle tilikaudelle. Nämä kirjataan suoraan edellisten tilikausien ylijäämän (alijäämän) tilille, ei tulo- tai menotileille. Tällaiset tapahtumat tulee selostaa kirjausvuoden tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi tulee harkita, antaako laadittu tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan kyseisen tilikauden tapahtumista havaittu virhe huomioon ottaen; jos ei, myös kyseinen tilinpäätös pitää korjata. Mahdollinen korjattu tilinpäätös pitää uudelleen tilin- tai toiminnantarkastaa ja antaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi).

Kirjanpitoarvojen tarkastaminen

Kirjoitan tästä aiheesta myöhemmin.

Kulujen aktivointi ja poistot

Kirjoitan näistä aiheista osassa 8.

Tuloslaskelman raakaversion laatiminen

Jos yhdistys käyttää aiemmin esittelemääni taulukkolaskentamenetelmää juoksevassa kirjanpidossa, voi raakaversiot tuottaa esimerkiksi edellisen kirjoituksen ohjeiden mukaan. Jos kirjanpito tehdään kirjanpito-ohjelmalla, saadaan sieltä yleensä raakaversiot valmiiina.

Tase-erittelyiden laatiminen

Tilinpäätöksen tueksi on laadittava erittelyt kaikista taseen eristä oman pääoman eriä lukuunottamatta. Kustakin erästä tulee esittää, mistä se koostuu; esimerkiksi ostovelkojen erittely tarkoittaa luetteloa tilinpäätöspäivänä maksamatta olleista ostoveloista. Pysyvien vastaavien, ja vain niiden, osalta saadaan esittää tilikauden aikana tapahtuneet muutokset.

Esimerkkiyhdistyksen tase-erittelyt ovat hyvin yksinkertaiset, koska tasekin on yksinkertainen:

Siirtosaamiset
Kiimingin osuuspankki: Pankkitilin korko vuodelta 2011 0,87 €
0,87 €
Rahat ja pankkisaamiset
Pankkitili FI37 1590 3000 0007 76 107,50 €
107,50 €
Lyhytaikaiset ostovelat
Nettipulju Oy: Yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu 20,00 €
20,00 €
Lyhytaikaiset siirtovelat
Kiimingin osuuspankki: joulukuun palvelumaksut 1,00 €
1,00 €

Tase-erittelyt on päivättävä ja laatijansa allekirjoitettava.

Lisäys 25.4.2012: Tase-erittelyt eivät sisälly tilinpäätökseen mutta ne on annettava tilin- tai toiminnantarkastajalle ja säilytettävä asianmukaisesti. Niitä ei kuitenkaan normaalisti tarvitse antaa tilinpäätöksen mukana ulkopuolisten tarkasteltavaksi.

Liitetietojen laatiminen

Tilinpäätöksen pakolliset liitetiedot ovat pienen yhdistyksen tapauksessa käytännössä olemattomat. Kirjanpitoasetuksen 2:11 § kertoo, että pienen yhdistyksen on liitetietoina on esitettävä

  • annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
  • peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaanrahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Kumpaakaan ei pienissä yhdistyksissä yleensä esiinny.

Lisäys 25.4.2012: Pakollisten liitetietojen lisäksi yhdistyksen tulee antaa liitetietona sellaiset tiedot, joita ilman tilinpäätös ei anna oikeita ja riittäviä tietoja yhdistyksen toiminnan taloudesta ja taloudellisesta asemasta.

Yhdistys saa toki halutessaan laatia täysimittaiset liitetiedot (ks. kirjanpitoasetuksen 2 luku). Kirjoitan niistä ehkä myöhemmin.

Tasekirja

Yhdistyksen on laadittava tasekirja, joka sisältää seuraavat asiakirjat:

  • tase
  • tuloslaskelma
  • rahoituslaskelma (jos on)
  • liitetiedot (jos on)
  • toimintakertomus (jos on)
  • luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä niiden säilytystavat

Lisäksi tasekirjaan (yleensä sen loppuun) laaditaan tila hallituksen allekirjoitukselle.

Jos yhdistyksellä on tilintarkastajat, on kohteliasta lisätä allekirjoitustilan alle valmiiksi tilintarkastuslain mukainen tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (esimerkiksi tällainen: “Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” plus paikka päiväykselle ja allekirjoitukselle). Toiminnantarkastaja ei tee tasekirjaan tilinpäätösmerkintää eikä sellaista siksi pidä tasekirjaan valmiiksi kirjoittaa. Myöskään tilin- tai toiminnantarkastuskertomusta ei pidä laatia tarkastajan puolesta. [Kappaletta täydennetty 27.4.2012]

Rahoituslaskelma ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen.

Kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen. Jos yhdistys sen kuitenkin laatii, sen on täytettävä kirjanpitolain 3:1 §:n sille asettamat vaatimukset:

Toimintakertomuksessa on arvioitava kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden tasapuolisesti ja kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita kirjanpitovelvollisen [...]toiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja samoin kuin sen taloudellista asemaa ja tulosta. Arvion tulee sisältää keskeisimmät tunnusluvut kirjanpitovelvollisen [...]toiminnan sekä taloudellisen aseman ja tuloksen ymmärtämiseksi. Tässä tarkoituksessa on myös esitettävä tunnusluvut ja muut tiedot henkilöstöstä ja ympäristötekijöistä sekä muista mahdollisista kirjanpitovelvollisen [...]toiminnassa merkityksellisistä seikoista. Tarvittaessa arviossa on esitettävä täydentävää tietoa ja lisäselvityksiä tilinpäätöksessä ilmoitetuista luvuista.

Sen lisäksi, mitä [edellä] säädetään, toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta. Kirjanpitovelvollinen, joka ei ole [kirjanpitolain] nojalla velvollinen liittämään toimintakertomusta tilinpäätökseensä, voi laatia toimintakertomuksensa siten, että se sisältää vain edellä tässä momentissa tarkoitetut tiedot.

Kirjanpitolautakunta toisaalta huomauttaa seuraavasti:

[A]atteellisten yhdistysten, kuten muunkin yhteisön tai säätiön säännöissä tai yhtiöjärjestyksissä saattaa olla ”toimintakertomukseksi” nimetystä asiakirjasta määräyksiä, jotka koskevat muita kuin luonteeltaan taloudellisia seikkoja. Kirjanpitolautakunta pitää selvyyden kannalta tärkeänä, että tämä asiakirja pidetään erillään kirjanpito-oikeudellisesta toimintakertomuksesta: tarkoituksenmukaista on, ettei sitä liitetä tilinpäätökseen KPL 3:1.4 §:n mukaisesti eikä siihen sisällytetä kirjanpitolaissa tai muualla laissa säädettyjä taloudellisia tietoja. Niin ikään tällaisissa yhteisöissä tulisi harkita sääntöjen tarkentamista siten, että säännöissä tämä asiakirja nimettäisiin esimerkiksi ”vuosikertomukseksi” toimintakertomuksen sijasta.

Tasekirja on syytä laatia tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmassa siistiksi, yhtenäiseksi esitykseksi. Sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava viimeistään välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen (eli allekirjoituksen) jälkeen.

Tasekirjan sidontavaatimus tarkoittaa, että se ei saa olla irtolehdillä. Nidonta ei myöskään riitä. Se pitää sitoa jollakin sellaisella menetelmällä, että sivuja ei voi irroittaa eikä vaihtaa jättämättä siitä jälkeä.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen

Tilinpäätös ja mahdollinen kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus on päivättävä ja yhdistyksen hallituksen allekirjoitettava. Käytännössä allekirjoitukset kirjoitetaan tasekirjaan nille varatulle paikalle. Allekirjoituksen tekee päätösvaltainen hallitus, ja se on suositeltavaa tehdä kokouksessa pöytäkirjaan merkittävänä asiana.

Monissa yhdistyksissä hallitus vaihtuu samalla kun tilikausikin. Pitää huomata, että allekirjoittajan on oltava päätösvaltainen ja toimivaltainen allekirjoitushetkellä, joten tällaisessa yhdistyksessä sen tekee uusi, ei vanha hallitus!

Lopuksi

Seuraavassa osassa kirjoitan kirjanpitoaineiston säilytyksestä.

Taulukkolaskentakirjanpidosta tuloslaskelma ja tase — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 5

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Viime kerralla laadin yksinkertaisen pienen esimerkkiyhdistyksen juoksevan kirjanpidon GoogleDocs-taulukkolaskentaa käyttäen. Tällä kertaa jatketaan siitä, mihin viimeksi jäätiin, ja laaditaan tuloslaskelman ja taseen raakaversiot.

On tärkeää huomata, että tällä tavalla saadaan tosiaan aikaan vain raakaversiot. Lainmukaisen tilinpäätöksen laatimiseen kuuluu muutakin, josta kirjoitan myöhemmin.

Ensimmäinen tehtävä on lisätä pääpäiväkirjaan kaksi uutta tiliä: tasetili ja tulostili. Kumpaakaan ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä, mutta ne ovat tilinpäätöksen laatimisessa hyödylliset apuneuvot. Sen jälkeen kukin tuotto- ja kulutilin saldo siirretään vuorollaan varsinaisena tilinpäätösvientinä tulostilille. Lopuksi muiden tilien saldot siirretään varsinaisena tilinpäätösvientinä tasetilille. Koska varsinaiset tilinpäätösviennit eivät ole kirjanpitoon varsinaisesti kuuluvia tapahtumia, ei niille tarvitse kirjoittaa tositetta. Kas näin:

Tärkeää on tarkistaa tässä vaiheessa, että jokaisen tilin debet-summa on sama kuin sen kredit-summa. Juoksevan kirjanpidon aikana näin ei ollut, mutta nyt pitää olla.

Sen jälkeen voidaan laatia tuloslaskelma. Sen kaava löytyy kirjanpitoasetuksen 1:3 §:stä:

Varsinainen toiminta
1. Tuotot
2. Kulut
a) Henkilöstökulut
b) Poistot
c) Muut kulut
3. Tuotto-/Kulujäämä
Varainhankinta
4. Tuotot
5. Kulut
6. Tuotto-/Kulujäämä
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
7. Tuotot
8. Kulut
9. Tuotto-/Kulujäämä
Satunnaiset erät
10. Satunnaiset tuotot
11. Satunnaiset kulut
12. Yleisavustukset
13. Tilikauden tulos
14. Tilinpäätössiirrot
a) Poistoeron muutos
b) Vapaaehtoisten varausten muutos
15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

Kaavassa välisummat (kohdat 3, 6, 9, 13 ja 15) ovat kumulatiivisia; esimerkiksi erään 6 lasketaan yhteen erät 3, 4 ja 5. Erät 10, 11 ja 14 ovat harvinaisia pienessä yhdistyksessä, eikä niihin pidä merkitä mitään ellei tiedä mitä tekee.

Kaavaan lisätään kullekin numero- tai kirjaintunnuksella varustetulle riville, väli- ja loppusummia lukuunottamatta, päättyvän vuoden tieto hakemalla tulostililtä sitä vastaava merkintä: jos merkintä on tulostilin kredit-puolella, se merkitään tuloslaskelmaan positiivisena, ja jos se on debet-puolella, se merkitään negatiivisena (lisätty 25.4.2012). Lisäksi on edellisen vuoden tuloslaskelmasta kopioitava edellistä vuotta koskeva vastaava tieto (ns. vertailutieto). Jos molemmat ovat nollia, saadaan koko rivi poistaa tuloslaskelmasta; jos otsikon alaiset kaikki tietorivit poistetaan, myös otsikon saa poistaa.

Numero- ja kirjaintunnuksia ei ole pakko kirjoittaa näkyviin. Numeroidun rivin nimen saa (ja se pitää) muuttaa, jos se on tarpeen yhdistyksen toiminnan luonne huomioon ottaen.

Näin saadaan seuraava tuloslaskelma esimerkkiyhdistykselle:

Nyt on syytä vielä tarkistaa, että tuloslaskelmassa laskettu tilikauden ylijäämä (alijäämä) on itseisarvoltaan sama kuin tulostilille varsinaisessa tilinpäätösviennissä laskettu saldo, ja että sillä on oikea etumerkki: jos saldo on tulostilin debet-puolella, on kyse ylijäämästä, ja muuten alijäämästä.

Taseen kaavoja on valittavissa kaksi. Pienissä yhdistyksissä on yleensä järkevää käyttää lyhennetyn taseen kaavaa, joka löytyy kirjanpitoasetuksen 1:7 §:stä.

V a s t a a v a a
A Pysyvät vastaavat
1. Aineettomat hyödykkeet
2. Aineelliset hyödykkeet
3. Sijoitukset
B Vaihtuvat vastaavat
1. Vaihto-omaisuus
2. Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen
3. Rahoitusarvopaperit
4. Rahat ja pankkisaamiset
V a s t a t t a v a a
A Oma pääoma
1. Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
2. Ylikurssirahasto
3. Arvonkorotusrahasto
4. Käyvän arvon rahasto
5. Muut rahastot
6. Edellisten tilikausien voitto (tappio)
7. Tilikauden voitto (tappio)
B Tilinpäätössiirtojen kertymä
C Pakolliset varaukset
D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen

Lisäksi “lyhennetyssä taseessa on eriteltävä myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut”. Tarkemmin taseen esittämisestä kertoo kirjanpitolautakunnan yleisohje “Tuloslaskelman ja taseen esittäminen”.

Sellaisen yhdistyksen, joka käyttää taulukkolaskentaa kirjanpitona, omassa pääomassa ei ole yleensä käyttöä muille erillle kuin 6 ja 7. Samoin vastattavaa-puolen erät B ja C ovat tällaisissa yhdistyksissä erittäin harvinaisia.

Tase laaditaan vastaavaan tapaan kuin tuloslaskelma; päättyvän vuoden tiedot haetaan tasetilin merkinnöistä ja vertailutieto edellisen vuoden taseesta. Lisätty 25.4.2012: Jos merkintä on tasetilin debet-puolella, se tarkoittaa positiivista tietoa vastaavissa ja negatiivista tietoa vastattavissa; kredit-puolella toisin päin.

Esimerkkiyhdistykselle syntyy tällainen tase:

Taseesta on syytä tarkastaa, että siihen laskettu “vastaavaa yhteensä” on yhtä suuri kuin “vastattavaa yhteensä”; sitä kutsutaan tällöin taseen loppusummaksi. Samoin on syytä tarkistaa, että tuloslaskelma ja tase sisältävät samankokoisen tilikauden ylijäämän (alijäämän). Lisäksi, mikäli taseessa ei ole negatiivisia eriä, on syytä tarkistaa, että taseen loppusumma on sama kuin tasetilin debet- ja kredit-rivien samansuuruiset loppusummat. Jos taseessa on negatiivisia eriä muualla kuin omassa pääomassa, on syytä epäillä laatimisvirhettä. (Kappaletta korjattu 25.4.2012 kommenteissa esitetyn palautteen perusteella.)

Tuloslaskelman ja taseen laatimisessa käytin hyväksi Google Docs -taulukkolaskentaa.

Seuraavalla kerralla kirjoitan tällaisen tilinpäätöksen viimeistelemisestä lainmukaiseen kuntoon.

Tase on aina tasan — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 2

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Yhdistyksen kirjanpidon lopputulos on vuosittain laadittava tilinpäätös. Tilinpäätös koostuu taseesta ja tuloslaskelmasta sekä eräistä muista asiakirjoista. Näistä tärkein on ehdottomasti tase, vaikka yhdistysaktiivista se ei kovin mielenkiintoiselta useinkaan näytä. Kirjoitan joskus toiste siitä, miten tilinpäätös laaditaan; tarkastellaan nyt tilinpäätöksen peruslakeja, sillä niillä on suuri merkitys niin kirjanpidon perusteiden ymmärtämisessä kuin toiminnantarkastuksesa.

Aitoja tilinpäätöksiä on paljon vapaasti tai suhteellisen halvalla luettavissa. Puoluerahoituksen tilinpäätöstiedoista (2010) (myös 2011, huomaa että ilmoitusten deadline ei ole vielä päättynyt) löytyy puolueiden ja niiden eräiden jäsenyhdistysten tilinpäätökset; osa niistä on hyvinkin pieniä yhdistyksiä (ja on helppo havaita, että näiden tilinpäätösten tekninen laatu vaihtelee). Myös säätiöiden tilinpäätökset ovat kohtuullisesti yhdistyksien vastaaviin verrattavia; ne on saatavissa maksua vastaan Virre-tietopalvelusta. Muitakin, vähemmän pieniin yhdistyksiin verrattavia, tilinpäätöksiä löytyy: kuntien ja useimpien pörssiyhtiöiden tilinpäätökset löytyvät pääsääntöisesti niiden sivuilta, ja muiden osakeyhtiöiden sekä osuuskuntien tilinpäätöstiedot on ostettavissa Virre-palvelusta.

Tase on aina tasan

Kirjanpitolain mukaan tase kuvaa yhdistyksen “tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa”. Konkreettisemmin sanottuna tase kertoo seuraavat kaksi asiaa:

  • Mitä omaisuutta yhdistyksellä oli tilinpäätöspäivänä?
  • Mistä tuo omaisuus on peräisin?

Taseen yhteydessä yhdistyksen omaisuutta kutsutaan vastaavaksi (joskus käytetään termiä aktiiva; englanniksi assets). Vastausta kysymykseen, mistä omaisuus on peräisin, kutsutaan vastattavaksi (passiiva; engl. liabilities).

Tilinpäätöksen tärkein peruslaki on seuraava:

Tase on aina tasan: vastaavan kokonaissumma on yhtä suuri kuin vastattavan kokonaissumma.

Se on niin tärkeä, että toistetaan se:

Tase on aina tasan: vastaavan kokonaissumma on yhtä suuri kuin vastattavan kokonaissumma.

Tämän lain peruste on ilmeinen: jos vastaavan summa on suurempi kuin vastattavan summa, tase valehtelee omaisuuden lähteestä; jos taas vastaavan summa on pienempi kuin vastattavan summa, tase valehtelee siitä, mitä omaisuutta yhdistyksellä on.

Jos siis huomaat, että jossakin tilinpäätöksessä vastaavaa on eri määrä kuin vastattavaa, pitää hälytyskellojen soida. Todennäköisesti kyse on viattomasta laatimisvirheestä, koska todellisen kuprun piilottaminen tällä tavalla olisi liian ilmeistä. Silti tällaista tasetta ei pidä hyväksyä edes myötätunnosta: se on siinä määrin rikki, että se ei kerro todellisuutta yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta.

Kun parikymmentä vuotta sitten laadin ensimmäisen tilinpäätökseni (kynällä, paperilla ja taskulaskimella), oli minulla ongelma: tase ei ollut tasan. Yhdistystoverini ihmettelivät kovasti, miksi etsin tuota viiden pennin (noin yhden sentin) eron alkulähdettä; onhan se (heidän mielestään) mitätön virhe. Virheen suuruus ei kuitenkaan kerro mitään, sillä kysehän saattoi olla esimerkiksi siitä, että olin tehnyt kaksi isoa virhettä, jotka sattumalta kumosivat toisensa lähes kokonaan. En valitettavasti enää muista, mistä virhe lopulta johtui. Tilinpäätös myöhästyi, mutta kun se lopulta hyväksyttiin, tase oli tasan.

Tase on aina tasan: vastaavan kokonaissumma on yhtä suuri kuin vastattavan kokonaissumma.

Vastaavaa

Taseen vastaavaa kertoo, mitä varallisuutta yhdistyksellä on. Jokaista postimerkkiä, laitetta ja taloa ei erikseen luetella, vaan varallisuus esitetään kirjanpitoasetuksen määräämällä tavalla varallisuuslajeihin lajiteltuna ja kustakin varallisuuslajista esitetään sen kirjanpitoarvo. Varallisuuden kirjanpitoarvo on suhteellisen monimutkainen käsite, jota käsittelen myöhemmin; tässä riittää ajatella sitä varovaisena arviona siitä, mitä omaisuudesta voisi myymällä saada.

Varallisuuslajit esitetään taseessa kirjanpitoasetuksen määräämässä järjestyksessä, joka perustuu siihen, kuinka kauan omaisuutta on tarkoitus pitää. Ensiksi kerrotaan pysyvät vastaavat eli omaisuuslajit, joista ei ole tarkoitus aivan pian luopua: rahanarvoiset toimiluvat, patentit, tekijänoikeudet, kiinteistöt, strategiset sijoitukset ym. Seuraavaksi kerroraan vaihtuvat vastaavat eli sellainen omaisuus, joka nimensä mukaisesti vaihtuu suhteellisen nopealla temmolla: myytävät tavarat, yhdistyksen saatavat (velat, joissa yhdistys on velkoja), rahoitussijoitukset (korkorahastot ym.) ja rahavarat (pankkitilit, käteinen raha).

Seuraava esimerkki on Etelä-Hämeen Vihreät ry:n taseen 31.12.2010 vastaavaa (löytyy puoluerahoituksen sivuilta) hieman yksinkertaistettuna:

Pysyvät vastaavat
Sijoitukset 168,19 168,19
Vaihtuvat vastaavat
Saamiset 955,35
Rahat ja pankkisaamiset 16 423,19 17 378,54
17 546,73

(Tässä käytetty kahden sarakkeen esitystapa on perinteinen, tosin ei pakollinen. Idea on, että vasemmassa sarakkeessa luetellaan jonkin alakohdan osasummat siten, että viimeisen osasumman alla on viiva ja oikealla puolella alakohtien kokonaissumma. Oikeassa sarakkeessa voidaan siten keskittyä laskemaan vastaavaa-puolen kokonaissummaa.)

Vastattavaa

Vastattavaa kertoo, mistä yhdistyksen omaisuus on peräisin. Vastattavaa jaetaan kahteen pääluokkaan: vieras pääoma koostuu kaikista yhdistyksen veloista muille (siis veloista, joissa yhdistys on velallinen); loppuosa vastattavista on omaa pääomaa.

Oma pääoma

Taseen vastattavaa-puoli alkaa omalla pääomalla.

Useimmilla yhdistyksillä oma pääoma koostuu yksinomaan yhdistyksen säästöistä, siis yhdistyksen perustamisesta alkaen tilinpäätöspäivään asti laskettujen tulojen ja menojen erotuksesta. Taseessa tämä esitetään kahtena eri eränä: edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) on (tietyin poikkeuksin) yhdistyksen perustamisesta alkaen edellisen vuoden loppuun asti kertyneiden tulojen ja menojen erotus, tilikauden ylijäämä (alijäämä) on päättyneen vuoden aikana kertyneiden tulojen ja menojen erotus.

Joillakin yhdistyksillä voi olla lisäksi rahastoja. Jos rahasto on yhdistyksen omalla päätöksellään vapaaehtoisesti perustama, se on vapaa rahasto. Tällainen rahasto on lähinnä esitystapaväline: yhdistys voi vapaasti omalla päätöksellään siirtää eriä vapaiden rahastojen ja edellisten tilikausien ylijäämän välillä. Monet yhdistykset pitävät taseessaan vapaata rahastoa nimeltä “yhdistyspääoma” tai “toimintapääoma”.

Jos yhdistys on joskus vastaanottanut lahjoituksen, jonka käyttötarkoitus on yhdistystä sitovalla tavalla rajoitettu, pitää se esittää taseessa sidottuna rahastona. Esimerkiksi puolueosasto saattaa vastaanottaa lahjoituksia jonkin tietyn ehdokkaan tukemista varten; tällaiset lahjoitukset (jos niitä ei ole käytetty loppuun) on tilinpäätöksessä rahastoitava. Sidotun rahaston rahamäärä voi muuttua vain siirtämällä eriä lahjoituksen käyttöehdon mukaisella yhdistyksen päätöksellä rahaston ja tilikauden ylijäämän välillä.

Jos lahjoituksen ehtona on ollut, että lahjoitetut varat on pidettävä erillään yhdistyksen muista varoista, on näin syntynyt sidottu rahasto ns. omakatteinen rahasto. Yhdistyksen on tällöin konkreettisesti osoitettava, mikä osa yhdistyksen omaisuudesta kuuluu kyseiselle rahastolle ja mikä on yhdistyksen muuta omaisuutta.

Sidotut rahastot muodostavat yhdessä sidotun oman pääoman; yhdistyksen kertynyt ylijäämä ja vapaat rahastot muodostavat vapaan oman pääoman.

Huomaa, että oma pääoma voi hyvin olla negatiivinen. Se tarkoittaa, että yhdistyksen omaisuuden kirjanpitoarvo ei riitä kattamaan yhdistyksen velkoja. Jos yhdistyksessä käy näin, on yhdistys vakavassa kriisissä, jolle on syytä tehdä pikaisesti jotain. Juridisesti negatiivinen oma pääoma ei kuitenkaan ole este yhdistyksen toiminnan jatkumiselle.

Vieras pääoma

Oman pääoman jälkeen taseessa esitetään vieras pääoma.

Vieras pääoma koostuu yhdistyksen veloista muille. Se jaetaan kahteen osaan: pitkäaikainen vieras pääoma on se osa yhdistyksen velasta, joka erääntyy yli vuoden kuluttua; kaikki muu velka on lyhytaikaista. Mahdollisten pankkilainojen lisäksi vierasta pääomaa ovat mm. ne laskut, joita ei ole vielä maksettu. Jos yhdistys maksaa jollekulle palkkaa, vierasta pääomaa on myös esimerkiksi sellaiset maksetun palkan perusteella lasketut TyEL-maksut, joita ei ole vielä tilitetty eteenpäin työeläkevakuutusyhtiölle.

Esimerkki

Etelä-Hämeen Vihreät ry:n taseen 31.12.2010 vastattavaa näyttää tältä hieman muokattuna:

Oma pääoma
Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) 12 031,37
Tilikauden ylijäämä (alijäämä) 5 136,56 17 167,93
Vieras pääoma
Lyhytaikaiset velat 378,80
17 546,73

Tuloslaskelma

Tilinpäätökseen kuuluu myös tuloslaskelma. Se yleensä kiinnostaa, ymmärrettävästi, yhdistystoimijoita paljon enemmän kuin tase. Tässä kirjoitelmassa sivuutan sen kuitenkin tarkoituksella varsin lyhyesti: tuloslaskelmassa on kyse pohjimmiltaan taseen yhden erän (tilikauden ylijäämä) tarkemmasta erittelystä. Tilinpäätöksen lukijan on hyvä tarkistaa, että tuloslaskelman loppusumma on sama, kuin taseeseen merkitty tilikauden ylijäämä (alijäämä); jos näin ei ole, tilinpäätös on ilmeisen virheellinen ja siten hyödytön.

Seuraavaksi

Sarjan seuraavassa osassa katsotaan, mitä tapahtuu tositteiden ja tilinpäätöksen välissä. Aiheena on siis juoksevan kirjanpidon perusasiat: tilit, kahdenkertainen kirjanpito sekä päivä- ja pääkirjat.

Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös — Johdanto

Yhdistys on lain nojalla kirjanpitovelvollinen kaikesta toiminnastaan. Kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönti ja oleellisesti virheellinen toteuttaminen on rangaistavaa (teon vakavuudesta riippuen sakolla taikka enintään neljän vuoden vankeudella). Vastuu kirjanpidon järjestämisestä lain mukaisesti kuuluu yhdistyksen hallitukselle – vaikka se (kuten tavallisesti tehdään) delegoitaisiinkin taloudenhoitajalle taikka ostettaisiin tilitoimistolta, hallitus ei voi tällä tavalla pestä käsiään vastuusta.

Mistä sitten voi saada selville, mitä kirjanpitovelvollisuus pitää sisällään?
Viralliset lähteet ovat kirjanpitolaki ja kirjanpitoasetus sekä kirjanpitolautakunnan yleisohjeet, lausunnot ja poikkeuslupapäätökset. Niiden ongelmana on, etteivät ne opeta, vaan ne määräävät – niiden ymmärtämiseksi on jo hallittava perusasiat. Ongelma on myös se, että virallislähteet on kirjoitettu liikeyrityksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen kannalta, ja aatteelisen yhdistyksen näkökulma jää usein (joskaan ei aina) rivien välistä pääteltäväksi. Perusasioita voi opiskella kaupallisten alojen oppikirjoista, joita löytyy sekä kirjakaupoista että kirjastoista – mutta nekin on yleensä kirjoitettu yritystoiminnan näkökulmasta.

Sitä mukaa kuin kerkeän, kirjoitan jatkossa pienen yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisesta. Toivon, että kirjoituksistani on hyötyä pienten yhdistysten hallituksen jäsenille, taloudenhoitajille sekä toiminnantarkastajille. Pienellä yhdistyksellä tarkoitan tässä sellaista yhdistystä, jonka tulot ja menot ovat sen verran pieniä, ettei taloushallintoa kannata järjestää ammattilaisilta ostetuilla palveluilla vaan asiat hoidetaan vapaaehtoisvoimin.

En väitä olevani mikään auktoriteetti. Jos huomaat, että neuvon väärin, taikka haluat tuoda eri näkökulman, kommentoi vapaasti kommenttosastolla.

Kirjoitussarjan ensimmäisessä varsinaisessa osassa aloitetaan alusta — tositteista. Siihen asti – lukemisiin!

Sarjassa on julkaistu seuraavat kirjoitukset

  1. Aloitetaan alusta eli tositteista
  2. Tase on aina tasan
  3. Juokseva kirjanpito
  4. Erittäin pienen yhdistyksen kirjanpito taulukkolaskennalla
  5. Taulukkolaskentakirjanpidosta tuloslaskelma ja tase
  6. Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen
  7. Kirjanpitoaineiston säilytys
  8. Yhdistyksen omaisuuden käsittely
  9. Käteiskassa