Tag Archives: tilinavaus

Erittäin pienen yhdistyksen kirjanpito taulukkolaskennalla — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 4

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Joidenkin pienten yhdistysten kirjanpidon voi hyvin hoitaa taulukkolaskentaohjelmalla. Tämä sopii erityisesti yhdistyksille, joille kaikki seuraavat väittämät pätevät:

  • Yhdistyksellä ei ole muuta varallisuutta kuin pankkitilillä olevat rahat (ja vähäisiä määriä lyhytaikaisia saatavia).
  • Yhdistyksellä on kirjanpitoon kuuluvia tapahtumia vähän (reilusti alle sata vuodessa).
  • Yhdistyksellä on vain kourallinen rahaa vaativia toimintamuotoja.
  • Yhdistys ei maksa mitään verokortilla.
  • Yhdistyksellä ei ole rahastoja eikä lainoja.

Mitä huonommin yhdistys täyttää nämä ehdot, sitä huonommin nyt esitettävä menetelmä sopii sille.

Seuraavassa Google Spreadsheet -dokumentissa on erään tällaisen, kuvitteellisen yhdistyksen juokseva kirjanpito vuodelta 2011. Siitä puuttuvat tilinpäätösviennit (joista kirjoitan myöhemmin):

(Korjasin dokumenttia 11.4.2012 muuttamalla lyhytaikaiset saamiset ja velat siirtosaamisiksi ja -veloiksi. Lisäsin 16.4.2012 dokumenttiin ostovelat- ja myyntisaamiset-tilit sekä kaksi ostovelkatapahtumaa.)

(Lisäys 21.3.2013: Vaikka esimerkki onkin laadittu Google Docs -järjestelmään, ei todellista kirjanpitoa kannata tehdä minnekään pilvipalveluun ilman tarkkaa harkintaa, koska käyttäjällä ei ole riittävää kontrollia siihen, missä nämä tiedot säilytetään ja ovatko tiedot myös jatkossa tallessa. Käytä mielummin omalla koneellasi olevaa taulukkolaskentaohjelmaa, ja tee varmuuskopioita tunnollisesti.)

Tällainen dokumentti on pääpäiväkirja eli päiväpääkirja: kirjanpitokirja, joka toimii samanaikaisesti päiväkirjana (jossa tapahtumat esitetään aikajärjestyksessä) ja pääkirjana (jossa kunkin tilin kirjaukset esitetään yhdessä). Päiväkirja on, kuten huomataan, luettavissa riveiltä ja pääkirja sarakkeilta (joissa tilit on esitetty t-tilimuodossa).

Pääpäiväkirjan tilit pitää vuoden alussa suunnitella. Jos yhdistys ei ole vasta perustettu, otetaan lähtökohdaksi edellisen vuoden tilinpäätös. Pääpäiväkirjaan luodaan tili jokaiselle sellaiselle erälle (väli- ja loppusummia lukuunottamatta), joka löytyy tuloslaskelmasta tai taseesta, tietyin poikkeuksin. Jos yhdistys on vasta perustettu, joudutaan tilit valitsemaan sen perusteella, minkälaista toimintaa yhdistyksellä arvellaan olevan. Seuraavassa on lueteltu esimerkkiyhdistyksen tilit:

  • Siirtosaamiset: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistykselle maksetut maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole myynntisaamisista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä siirtämään pankkitilin koron (joka maksetaan seuraavan vuoden puolella) oikean vuoden kirjanpitoon. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset saamiset”.)
  • Myyntisaamiset: Tämän tilin debet-puolelle kirjataan ne yhdistyksen kirjoittamat myyntilaskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Kredit-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana (tai poikkeuksellisesti aiemmin) tämän tilin debet-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä ei ollut tällaisia tapahtumia. (Tili lisätty 16.4.2012.)
  • Pankkitili: Yhdistyksellä on yksi pankkitili, ja tämä kirjanpidon tili seuraa sitä.
  • Varsinaisen toiminnan tuotot ja Varsinaisen toiminnan kulut: Varsinaisella toiminnalla tarkoitetaan yhdistyksen sääntömääräisen tarkoituksen toteuttamista.
  • Varainhankinnan tuotot ja Varainhankinnan kulut: Varainhankintaa on se yhdistyksen toiminta, joka tähtää yhdistyksen varojen kartuttamiseen. Yhdistyksen jäsenten maksamat jäsenmaksut ovat varainhankinnan tuottoja.
  • Rahoitustoiminnan tuotot ja Rahoitustoiminnan kulut: Rahoitustoiminnan tuotot tarkoittavat lähinnä yhdistyksen säästöistä kertyviä korkotuottoja. Rahoitustoiminnan kuluja voisivat olla esimerkiksi lainan korot ja kulut, samoin säästöjen tuottavasta sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Pankkitilin kuluja en kirjaa tänne, koska niillä maksetaan yleensä maksuliikenteestä, ei koron hankinnasta.
  • Yleisavustukset: Näitä ovat yhdistyksen saamat avustukset, joita ei ole rajoitettu mihinkään tiettyyn tarkoitukseen. Lahjoituksen, johon ei liity käyttörajoituksia, voi kirjata tänne taikka varainhankinnan tuottoihin, kunhan kirjaa kaikki tällaiset samalle tilille.
  • Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä): Tätä tiliä ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä mutta sitä tarvitaan tilinavauksessa.
  • Siirtovelat: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistyksen maksamat maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole ostoveloista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä kohdistamaan joulukuun pankkikulut (jotka veloitetaan seuraavassa tammikuussa) oikealle vuodelle. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset velat”.)
  • Ostovelat: Tämän tilin kredit-puolelle kirjataan ne yhdistyksen tekemistä ostoksista johtuvat laskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Debet-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana tämän tilin kredit-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä on vuosittain yksi tällainen lasku: yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu maksetaan eräpäivänään, vuodenvaihteen jälkeen. (Tili lisätty 16.4.2012.)

Jokainen tili on, kuten huomataan, esitetty t-tilimuodossa.

Kun tilit on valittu ja taulukkolaskentataulukkoon lisätty, on tehtävä tilinavaus (paitsi jos yhdistys on juuri perustettu ja kyse on sen ensimmäisestä tilikaudesta). Tilinavauksessa kopioidaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen taseesta kunkin erän arvo sitä vastaavalle tilille (lisäys 16.4.2012: jos erää vastaa useampi tili, pitäisi erittelyn löytyä joko tilinpäätöksen liitetiedoista tai tilinpäätökseen liittyvästä tase-erittelyasiakirjasta). Taseen erät “Tilikauden ylijäämä (alijäämä)” ja “Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä)” lasketaan yhteen ja kirjataan edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) -tilille, ellei kyseisessä tilinpäätöksessä ole muuta määrätty. Tilinavaus ei ole varsinainen tapahtuma, joten se ei välttämättä tarvitse tositetta, mutta olen itse yleensä ottanut kopion kyseisestä tilinpäätöksestä ja käyttänyt sitä ikään kuin se olisi tilinavauksen tosite.

Esimerkkiyhdistyksen tilinavaus perustuu seuraavaan taseeseen 31.12.2010 (lisätty 16.4.2012):

VASTAAVAA
Vaihtuvat vastaavat
Lyhytaikaiset saamiset
— Siirtosaamiset 0,50 0,50
Rahat ja pankkisaamiset 100,00
100,50
VASTATTAVAA
Oma pääoma
Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) 95,00
Tilikauden ylijäämä (alijäämä) -16,50
Vieras pääoma
Lyhytaikaiset velat
— Ostovelat 20,00
— Siirtovelat 2,00 22,00
100,50

Yhdistyksellä ei ole käteiskassaa ja sillä on vain yksi pankkitili.

Tilien lisäksi pääpäiväkirjassa on sarake tapahtuman päiväykselle, tapahtuman todentavan tositteen numerolle sekä selitteelle.

  • Tapahtuma päivätään tässä järjestelmässä maksupäivälle, jos se sisältää kirjauksen pankkitilille. Esimerkkikirjanpidossa on lisäksi kaksi vuoden viimeiselle päivälle kirjattua tapahtumaa; niiden maksu tapahtuu seuraavan vuoden puolella mutta maksussa on kyse tilikaudelle kuuluvasta kulusta tai tuotosta.
  • Tositteet numeroidaan juoksevasti alkaen ykkösestä ja hyppäämättä minkään numeron yli. Tositenumero kirjoitetaan itse tositteeseen selkeällä ja pysyvällä tavalla.
  • Selitteessä kerrotaan lyhyesti, minkälaisesta tapahtumasta oli kyse.

Esimerkkikirjanpidon taulukkolaskentadokumentissa on lisäksi kolme apusaraketta: kaksi viimeistä laskevat yhteen rivin debet-merkinnät ja kredit-merkinnät, ja ensimmäinen sarake varoittaa, jos debet ja kredit eivät ole tasan.

Seuraavassa osassa kerron, miten tällaisesta kirjanpidosta laaditaan tuloslaskelma ja tase.