Tag Archives: pääpäiväkirja

Kirjanpitoaineiston säilytys — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Vuosi on vierähtänyt ja monessa yhdistyksessä laaditaan taas tilinpäätöstä. Onkin siis sopiva aika jatkaa viime vuonna aloittamaani kirjoitussarjaa pienen yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Luethan aluksi sarjan johddanto-osan; sen jälkeen voimme paneutua siihen, jonka viimeksi lupasin – kirjanpitoaineiston säilytykseen.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat

  • tasekirja
  • tase-erittelyt
  • pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat
  • tositteet
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto
  • luettelo kirjanpidon tileistä, johon merkitty tieto sen käyttöajasta

Tasekirja on laadittava paperille, sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava siten, että sivujen vaihtaminen tai poistaminen jättää havaittavan jäljen. Muu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää yhdistyksen oman valinnan mukaan paperilla tai koneluettavassa muodossa. On tosin huomattava, että jälkimmäisen lainmukainen järjestäminen ei ole ihan yksinkertaista. Kirjanpitokirjojen ja tositteiden säilytystapa on kerrottava tasekirjassa.

Tasekirja, tase-erittelyt, kirjanpitokirjat (ainakin pääkirja ja päiväkirja) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Määräajat lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt. Näiden määräaikojen sisällä aineisto on pidettävä asianmukaisssa järjestyksessä: kirjanpitokirjat ja tililuettelo “siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta” ja “tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta” (kirjanpitolain 2 luku 10 §).

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Se on pienille yhdistyksille edelleen vaivattomin ratkaisu. Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2012–31.12.2012

Tositteet säilytettävä 31.12.2018 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2022 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineisto voidaan (tasekirjaa lukuunottamatta) säilyttää myös koneellisesti. Jos yhdistys aikoo ryhtyä tähän, on se syytä suunnitella huolellisesti. Suosittelen lukemaan Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista. Seuraavassa käyn läpi vain pääpiirteet.

Koneellinen säilyttäminen tarkoittaa sellaisten säilytysmenetelmien käyttämistä, että aineiston lukeminen vaatii koneellista apua. Esimerkkinä mainitaakoon rompulle polttaminen, mikrokortille kuvaaminen ja pilvipalveluun (esimerkiksi Google Drive) tallettaminen.

Kirjanpitoaineisto on kyettävä tarvittaessa muuttamaan selväkieliseen muotoon eli sellaisen muotoon, että sitä kykenee ihminen lukemaan. On siis pidettävä huolta, että aineiston lukemiseen tarvittava välineistö (laitteet ja mahdolliset ohjelmistot) on olemassa ja käyttökunnossa koko koneellisen säilytyksen ajan. Jos koneellista säilytystä käytetään kirjanpitoaineiston arkistointiin, tämä on aika haasteellista, sillä tietokoneet ja ohjelmistot kerkeävät lain vaatiman kuuden tai kymmenen vuoden arkistointiajan kuluessa muuttumaan melkoisesti.

Kirjanpitoaineiston on pääsääntöisesti oltava Suomessa. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten saadaan aineisto säilyttää tilapäisesti myös muussa ETA- tai OECD-maassa (tämän edellytyksenä on kirjanpitoaineistoon liitettävä selvitys, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla 2 §). Kirjanpitoaineisto saadaan lisäksi säilyttää pysyvästi (eli tilinpäätöksen laatimisen jälkeen lain vaatiman säilytysajan) toisessa EU-maassa sähköisenä tallenteena, jos siihen taataan tosiaikainen tietokoneyhteys.

Pilvipalvelut eivät yleensä kerro aineiston säilytysmaata. Siksi esimerkiksi Google Docs -järjestelmää ei kannata käyttää oikeaan kirjanpitoon (käytä mielummmin omalle koneellesi asennettua taulukkolaskentasovellusta tai erityistä kirjanpito-ohjelmaa). Nämä palvelut eivät yleensä myöskään takaa palvelun saatavuutta vuosikausiksi eteenpäin, joten niitä ei kannata käyttää aineiston arkistointiin. Poikkeus tähän sääntöön on mahdolliset pilvessä toimivat suomalaiseen kirjanpitoon erikoistuneet palvelut.

Tilikauden aikana koneellisesti säilytetty aineisto on säilytettävä kahdella eri tallennusvälineellä, jotka eivät sijaitse samoissa tiloissa. Tallennusten toimivuus on varmistettava. Koneellinen arkistointi lain säilytysvaatimuksen ajaksi on tehtävä kahdelle eri tallennusvälineelle, joiden toimivuus on arkistoinnin aluksi varmistettava ja joita ei säilytetä samoissa tiloissa. On varmistettava, että arkistokappaleiden muuttamattomuus voidaan koko säilytysajan varmistaa, joko niin, että muuttaminen on fyysisesti mahdotonta, tai niin, että muuttaminen voidaan jälkikäteen varmasti havaita. Tallenteiden toimivuus on aika ajoin tarkistettava. Tallenteiden säilytyspaikan on oltava turvallinen. Jos aineisto säilytetään myös paperimuodossa, riittää kummassakin tapauksessa yksi koneellinen tallennusväline, jonka toimivuus on varmistettu.

Lopuksi

Pienelle yhdistykselle siis paperiton kirjanpito on tarpeettoman työläs ratkaisu.

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Taulukkolaskentakirjanpidosta tuloslaskelma ja tase — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 5

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Viime kerralla laadin yksinkertaisen pienen esimerkkiyhdistyksen juoksevan kirjanpidon GoogleDocs-taulukkolaskentaa käyttäen. Tällä kertaa jatketaan siitä, mihin viimeksi jäätiin, ja laaditaan tuloslaskelman ja taseen raakaversiot.

On tärkeää huomata, että tällä tavalla saadaan tosiaan aikaan vain raakaversiot. Lainmukaisen tilinpäätöksen laatimiseen kuuluu muutakin, josta kirjoitan myöhemmin.

Ensimmäinen tehtävä on lisätä pääpäiväkirjaan kaksi uutta tiliä: tasetili ja tulostili. Kumpaakaan ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä, mutta ne ovat tilinpäätöksen laatimisessa hyödylliset apuneuvot. Sen jälkeen kukin tuotto- ja kulutilin saldo siirretään vuorollaan varsinaisena tilinpäätösvientinä tulostilille. Lopuksi muiden tilien saldot siirretään varsinaisena tilinpäätösvientinä tasetilille. Koska varsinaiset tilinpäätösviennit eivät ole kirjanpitoon varsinaisesti kuuluvia tapahtumia, ei niille tarvitse kirjoittaa tositetta. Kas näin:

Tärkeää on tarkistaa tässä vaiheessa, että jokaisen tilin debet-summa on sama kuin sen kredit-summa. Juoksevan kirjanpidon aikana näin ei ollut, mutta nyt pitää olla.

Sen jälkeen voidaan laatia tuloslaskelma. Sen kaava löytyy kirjanpitoasetuksen 1:3 §:stä:

Varsinainen toiminta
1. Tuotot
2. Kulut
a) Henkilöstökulut
b) Poistot
c) Muut kulut
3. Tuotto-/Kulujäämä
Varainhankinta
4. Tuotot
5. Kulut
6. Tuotto-/Kulujäämä
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
7. Tuotot
8. Kulut
9. Tuotto-/Kulujäämä
Satunnaiset erät
10. Satunnaiset tuotot
11. Satunnaiset kulut
12. Yleisavustukset
13. Tilikauden tulos
14. Tilinpäätössiirrot
a) Poistoeron muutos
b) Vapaaehtoisten varausten muutos
15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

Kaavassa välisummat (kohdat 3, 6, 9, 13 ja 15) ovat kumulatiivisia; esimerkiksi erään 6 lasketaan yhteen erät 3, 4 ja 5. Erät 10, 11 ja 14 ovat harvinaisia pienessä yhdistyksessä, eikä niihin pidä merkitä mitään ellei tiedä mitä tekee.

Kaavaan lisätään kullekin numero- tai kirjaintunnuksella varustetulle riville, väli- ja loppusummia lukuunottamatta, päättyvän vuoden tieto hakemalla tulostililtä sitä vastaava merkintä: jos merkintä on tulostilin kredit-puolella, se merkitään tuloslaskelmaan positiivisena, ja jos se on debet-puolella, se merkitään negatiivisena (lisätty 25.4.2012). Lisäksi on edellisen vuoden tuloslaskelmasta kopioitava edellistä vuotta koskeva vastaava tieto (ns. vertailutieto). Jos molemmat ovat nollia, saadaan koko rivi poistaa tuloslaskelmasta; jos otsikon alaiset kaikki tietorivit poistetaan, myös otsikon saa poistaa.

Numero- ja kirjaintunnuksia ei ole pakko kirjoittaa näkyviin. Numeroidun rivin nimen saa (ja se pitää) muuttaa, jos se on tarpeen yhdistyksen toiminnan luonne huomioon ottaen.

Näin saadaan seuraava tuloslaskelma esimerkkiyhdistykselle:

Nyt on syytä vielä tarkistaa, että tuloslaskelmassa laskettu tilikauden ylijäämä (alijäämä) on itseisarvoltaan sama kuin tulostilille varsinaisessa tilinpäätösviennissä laskettu saldo, ja että sillä on oikea etumerkki: jos saldo on tulostilin debet-puolella, on kyse ylijäämästä, ja muuten alijäämästä.

Taseen kaavoja on valittavissa kaksi. Pienissä yhdistyksissä on yleensä järkevää käyttää lyhennetyn taseen kaavaa, joka löytyy kirjanpitoasetuksen 1:7 §:stä.

V a s t a a v a a
A Pysyvät vastaavat
1. Aineettomat hyödykkeet
2. Aineelliset hyödykkeet
3. Sijoitukset
B Vaihtuvat vastaavat
1. Vaihto-omaisuus
2. Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen
3. Rahoitusarvopaperit
4. Rahat ja pankkisaamiset
V a s t a t t a v a a
A Oma pääoma
1. Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
2. Ylikurssirahasto
3. Arvonkorotusrahasto
4. Käyvän arvon rahasto
5. Muut rahastot
6. Edellisten tilikausien voitto (tappio)
7. Tilikauden voitto (tappio)
B Tilinpäätössiirtojen kertymä
C Pakolliset varaukset
D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen

Lisäksi “lyhennetyssä taseessa on eriteltävä myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut”. Tarkemmin taseen esittämisestä kertoo kirjanpitolautakunnan yleisohje “Tuloslaskelman ja taseen esittäminen”.

Sellaisen yhdistyksen, joka käyttää taulukkolaskentaa kirjanpitona, omassa pääomassa ei ole yleensä käyttöä muille erillle kuin 6 ja 7. Samoin vastattavaa-puolen erät B ja C ovat tällaisissa yhdistyksissä erittäin harvinaisia.

Tase laaditaan vastaavaan tapaan kuin tuloslaskelma; päättyvän vuoden tiedot haetaan tasetilin merkinnöistä ja vertailutieto edellisen vuoden taseesta. Lisätty 25.4.2012: Jos merkintä on tasetilin debet-puolella, se tarkoittaa positiivista tietoa vastaavissa ja negatiivista tietoa vastattavissa; kredit-puolella toisin päin.

Esimerkkiyhdistykselle syntyy tällainen tase:

Taseesta on syytä tarkastaa, että siihen laskettu “vastaavaa yhteensä” on yhtä suuri kuin “vastattavaa yhteensä”; sitä kutsutaan tällöin taseen loppusummaksi. Samoin on syytä tarkistaa, että tuloslaskelma ja tase sisältävät samankokoisen tilikauden ylijäämän (alijäämän). Lisäksi, mikäli taseessa ei ole negatiivisia eriä, on syytä tarkistaa, että taseen loppusumma on sama kuin tasetilin debet- ja kredit-rivien samansuuruiset loppusummat. Jos taseessa on negatiivisia eriä muualla kuin omassa pääomassa, on syytä epäillä laatimisvirhettä. (Kappaletta korjattu 25.4.2012 kommenteissa esitetyn palautteen perusteella.)

Tuloslaskelman ja taseen laatimisessa käytin hyväksi Google Docs -taulukkolaskentaa.

Seuraavalla kerralla kirjoitan tällaisen tilinpäätöksen viimeistelemisestä lainmukaiseen kuntoon.

Erittäin pienen yhdistyksen kirjanpito taulukkolaskennalla — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 4

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Joidenkin pienten yhdistysten kirjanpidon voi hyvin hoitaa taulukkolaskentaohjelmalla. Tämä sopii erityisesti yhdistyksille, joille kaikki seuraavat väittämät pätevät:

  • Yhdistyksellä ei ole muuta varallisuutta kuin pankkitilillä olevat rahat (ja vähäisiä määriä lyhytaikaisia saatavia).
  • Yhdistyksellä on kirjanpitoon kuuluvia tapahtumia vähän (reilusti alle sata vuodessa).
  • Yhdistyksellä on vain kourallinen rahaa vaativia toimintamuotoja.
  • Yhdistys ei maksa mitään verokortilla.
  • Yhdistyksellä ei ole rahastoja eikä lainoja.

Mitä huonommin yhdistys täyttää nämä ehdot, sitä huonommin nyt esitettävä menetelmä sopii sille.

Seuraavassa Google Spreadsheet -dokumentissa on erään tällaisen, kuvitteellisen yhdistyksen juokseva kirjanpito vuodelta 2011. Siitä puuttuvat tilinpäätösviennit (joista kirjoitan myöhemmin):

(Korjasin dokumenttia 11.4.2012 muuttamalla lyhytaikaiset saamiset ja velat siirtosaamisiksi ja -veloiksi. Lisäsin 16.4.2012 dokumenttiin ostovelat- ja myyntisaamiset-tilit sekä kaksi ostovelkatapahtumaa.)

(Lisäys 21.3.2013: Vaikka esimerkki onkin laadittu Google Docs -järjestelmään, ei todellista kirjanpitoa kannata tehdä minnekään pilvipalveluun ilman tarkkaa harkintaa, koska käyttäjällä ei ole riittävää kontrollia siihen, missä nämä tiedot säilytetään ja ovatko tiedot myös jatkossa tallessa. Käytä mielummin omalla koneellasi olevaa taulukkolaskentaohjelmaa, ja tee varmuuskopioita tunnollisesti.)

Tällainen dokumentti on pääpäiväkirja eli päiväpääkirja: kirjanpitokirja, joka toimii samanaikaisesti päiväkirjana (jossa tapahtumat esitetään aikajärjestyksessä) ja pääkirjana (jossa kunkin tilin kirjaukset esitetään yhdessä). Päiväkirja on, kuten huomataan, luettavissa riveiltä ja pääkirja sarakkeilta (joissa tilit on esitetty t-tilimuodossa).

Pääpäiväkirjan tilit pitää vuoden alussa suunnitella. Jos yhdistys ei ole vasta perustettu, otetaan lähtökohdaksi edellisen vuoden tilinpäätös. Pääpäiväkirjaan luodaan tili jokaiselle sellaiselle erälle (väli- ja loppusummia lukuunottamatta), joka löytyy tuloslaskelmasta tai taseesta, tietyin poikkeuksin. Jos yhdistys on vasta perustettu, joudutaan tilit valitsemaan sen perusteella, minkälaista toimintaa yhdistyksellä arvellaan olevan. Seuraavassa on lueteltu esimerkkiyhdistyksen tilit:

  • Siirtosaamiset: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistykselle maksetut maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole myynntisaamisista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä siirtämään pankkitilin koron (joka maksetaan seuraavan vuoden puolella) oikean vuoden kirjanpitoon. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset saamiset”.)
  • Myyntisaamiset: Tämän tilin debet-puolelle kirjataan ne yhdistyksen kirjoittamat myyntilaskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Kredit-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana (tai poikkeuksellisesti aiemmin) tämän tilin debet-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä ei ollut tällaisia tapahtumia. (Tili lisätty 16.4.2012.)
  • Pankkitili: Yhdistyksellä on yksi pankkitili, ja tämä kirjanpidon tili seuraa sitä.
  • Varsinaisen toiminnan tuotot ja Varsinaisen toiminnan kulut: Varsinaisella toiminnalla tarkoitetaan yhdistyksen sääntömääräisen tarkoituksen toteuttamista.
  • Varainhankinnan tuotot ja Varainhankinnan kulut: Varainhankintaa on se yhdistyksen toiminta, joka tähtää yhdistyksen varojen kartuttamiseen. Yhdistyksen jäsenten maksamat jäsenmaksut ovat varainhankinnan tuottoja.
  • Rahoitustoiminnan tuotot ja Rahoitustoiminnan kulut: Rahoitustoiminnan tuotot tarkoittavat lähinnä yhdistyksen säästöistä kertyviä korkotuottoja. Rahoitustoiminnan kuluja voisivat olla esimerkiksi lainan korot ja kulut, samoin säästöjen tuottavasta sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Pankkitilin kuluja en kirjaa tänne, koska niillä maksetaan yleensä maksuliikenteestä, ei koron hankinnasta.
  • Yleisavustukset: Näitä ovat yhdistyksen saamat avustukset, joita ei ole rajoitettu mihinkään tiettyyn tarkoitukseen. Lahjoituksen, johon ei liity käyttörajoituksia, voi kirjata tänne taikka varainhankinnan tuottoihin, kunhan kirjaa kaikki tällaiset samalle tilille.
  • Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä): Tätä tiliä ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä mutta sitä tarvitaan tilinavauksessa.
  • Siirtovelat: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistyksen maksamat maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole ostoveloista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä kohdistamaan joulukuun pankkikulut (jotka veloitetaan seuraavassa tammikuussa) oikealle vuodelle. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset velat”.)
  • Ostovelat: Tämän tilin kredit-puolelle kirjataan ne yhdistyksen tekemistä ostoksista johtuvat laskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Debet-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana tämän tilin kredit-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä on vuosittain yksi tällainen lasku: yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu maksetaan eräpäivänään, vuodenvaihteen jälkeen. (Tili lisätty 16.4.2012.)

Jokainen tili on, kuten huomataan, esitetty t-tilimuodossa.

Kun tilit on valittu ja taulukkolaskentataulukkoon lisätty, on tehtävä tilinavaus (paitsi jos yhdistys on juuri perustettu ja kyse on sen ensimmäisestä tilikaudesta). Tilinavauksessa kopioidaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen taseesta kunkin erän arvo sitä vastaavalle tilille (lisäys 16.4.2012: jos erää vastaa useampi tili, pitäisi erittelyn löytyä joko tilinpäätöksen liitetiedoista tai tilinpäätökseen liittyvästä tase-erittelyasiakirjasta). Taseen erät “Tilikauden ylijäämä (alijäämä)” ja “Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä)” lasketaan yhteen ja kirjataan edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) -tilille, ellei kyseisessä tilinpäätöksessä ole muuta määrätty. Tilinavaus ei ole varsinainen tapahtuma, joten se ei välttämättä tarvitse tositetta, mutta olen itse yleensä ottanut kopion kyseisestä tilinpäätöksestä ja käyttänyt sitä ikään kuin se olisi tilinavauksen tosite.

Esimerkkiyhdistyksen tilinavaus perustuu seuraavaan taseeseen 31.12.2010 (lisätty 16.4.2012):

VASTAAVAA
Vaihtuvat vastaavat
Lyhytaikaiset saamiset
— Siirtosaamiset 0,50 0,50
Rahat ja pankkisaamiset 100,00
100,50
VASTATTAVAA
Oma pääoma
Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) 95,00
Tilikauden ylijäämä (alijäämä) -16,50
Vieras pääoma
Lyhytaikaiset velat
— Ostovelat 20,00
— Siirtovelat 2,00 22,00
100,50

Yhdistyksellä ei ole käteiskassaa ja sillä on vain yksi pankkitili.

Tilien lisäksi pääpäiväkirjassa on sarake tapahtuman päiväykselle, tapahtuman todentavan tositteen numerolle sekä selitteelle.

  • Tapahtuma päivätään tässä järjestelmässä maksupäivälle, jos se sisältää kirjauksen pankkitilille. Esimerkkikirjanpidossa on lisäksi kaksi vuoden viimeiselle päivälle kirjattua tapahtumaa; niiden maksu tapahtuu seuraavan vuoden puolella mutta maksussa on kyse tilikaudelle kuuluvasta kulusta tai tuotosta.
  • Tositteet numeroidaan juoksevasti alkaen ykkösestä ja hyppäämättä minkään numeron yli. Tositenumero kirjoitetaan itse tositteeseen selkeällä ja pysyvällä tavalla.
  • Selitteessä kerrotaan lyhyesti, minkälaisesta tapahtumasta oli kyse.

Esimerkkikirjanpidon taulukkolaskentadokumentissa on lisäksi kolme apusaraketta: kaksi viimeistä laskevat yhteen rivin debet-merkinnät ja kredit-merkinnät, ja ensimmäinen sarake varoittaa, jos debet ja kredit eivät ole tasan.

Seuraavassa osassa kerron, miten tällaisesta kirjanpidosta laaditaan tuloslaskelma ja tase.