Category Archives: Finnish

Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Yhdistysten olisi hyvä pyrkiä välttämään käteisen rahan käyttöä. Kaiken rahaliikenteen kuljettaminen pankkitilin kautta tekee kirjanpidosta yksinkertaista ja pienentää myös väärinkäytösten riskiä. Nykyaikana käteisen rahan käsittelylle on varsin vähän tarvetta – jopa korttimaksujen vastaanottaminen on nykyään mahdollista pienillä kuluilla ja investoinneilla käyttämällä hyväksi älypuhelimeen liitettyä kortinlukijaa.

Joskus käteisen rahan käsittely on kuitenkin yhdistyksissä tarpeen. Sen kanssa tulee olla huomattavan tarkkana, sillä käteisen rahan käsittelyssä on suuri vaara siitä, että kirjanpitoon merkittävien tapahtumien (rahan tulo ja meno) tiedot katoavat tai jäävät epäselviksi. Pankkitilissä tämä vaara on paljon pienempi, koska pankki pitää omaa kirjanpitoaan tilitapahtumista ja Suomessa pankin tiliotteeseen voi käytännössä aina luottaa. Käteisen rahan tapauksessa kukaan muu kuin yhdistys itse ei pidä kirjaa eikä kukaan anna yhdistykselle jälkikäteen tiliotetta!

Pidä yhdistyksen rahat erillään muiden rahoista

Yhdistyksen rahat ja omat rahasi, mahdollisen yrityksesi rahat sekä muidenkaan rahat eivät koskaan saa mennä sekaisin. Yksinkertaisinta on ostaa yhdistykselle kassalipas, jossa yhdistyksen rahoja (ja vain niitä) säilytetään. Jos yhdistyksellä ei ole kassalipasta tai yhdistyksen rahoja joudutaan pitämään kassalippaan ulkopuolella, on erilläänpidosta huolehdittava muulla tavoin.

The cash box by lilyofvictoria at deviantart, license cc-by-sa 3.0
The cash box by lilyofvictoria at deviantart, license cc-by-sa 3.0

Jos vastaanotat käteistä rahaa yhdistyksen puolesta, aloita erilläänpito välittömästi. Älä siis laita rahoja omaan lompakkoosi sellaisenaan vaan laita ne esimerkiksi kirjekuoreen, johon selkeästi kirjoitat, että kyse on yhdistyksen rahoista (ja mistä ne on peräisin). Toimita rahat ensi tilassa kassalippaaseen, jos sellainen on, ja jätä lippaaseen myös tulotapahtumasta tosite.

Jos otat kassalippaasta yhdistyksen käteistä rahaa esimerkiksi ostoksia varten, jätä kassalippaaseen tästä merkintä – lappu, johon kirjoitat, kuinka paljon otit, milloin otit ja mihin tarkoitukseen otit sekä kuka olet. Jätä lappu, vaikka ottaisit rahaa luvatta. Jos palautat (vaihto)rahat saman päivän aikana, voit ottaa lapun pois; jos palautat rahat myöhemmin, kirjoita uusi lappu palautuksesta. Jätä samalla myyjältä saamasi kuitti rahoilla tekemistäsi ostoksista.

Muista, että yhdistykselle kuuluvan rahan ottaminen edes väliaikaisesti omaan käyttöön on rikos. Moni kavalluksesta tuomittu aloitti rikollisen uransa “lainaamalla” yhdistyksen tai työnantajan rahoja uskotellen itselleen, että maksaa lainan takaisin ennen kuin se huomataan.

Pidä kassakirjaa

Kirjanpitolain 2 luvun 4 § sanoo: “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava aikajärjestykseen viipymättä päiväkohtaisesti.” Tämä on tiukempi aikaraja kuin muuten kirjanpidossa, jossa aikaa on useita kuukausia. Päiväkohtaisuus tarkoittaa sitä, että eri päivien tapahtumia ei saa yhdistää yhdeksi kirjaukseksi.

Käytännössä kirjanpitolain vaatimus tulee täytettyä, kun kassalippaassa pidetään paperista kassakirjaa. Kassakirjaksi riittää esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmasta tulostettu lomake, jossa on riittävästi rivejä tapahtumia varten ja jossa on sarakkeet päiväystä, tositenumeroa, selitettä, kassatilin debetiä, kassatilin kreditiä sekä kassatilin saldoa varten. Kassakirjaan käteisen rahan tulo ja meno kirjataan viipymättä käsin ja samalla pidetään huoli, että kaikista tapahtumista on asianmukainen tosite.

Tuloa kassaan voi syntyä esimerkiksi myyjäistapahtumassa. Tällöin yksinkertaisinta on laskea kassa päivän aluksi ja päivän lopuksi sekä huolehtia, että kassassa ei ole muita kuin myyntitapahtumia; tällöin myyntitulo kyseiseltä päivältä on yksinkertaisesti näiden kahden saldon erotus. Myynnit saadaan kirjata itse laaditulla tositteella, jos vastapuolelta tositteen saaminen on hankalaa (kuten myyjäistilanteessa yleensä on), ja saman päivän myynnit saadaan yhdistellä samalle tositteelle. Itse laadittuun tositteeseen on merkittävä sen laatijan nimi.

Menoa kassasta aiheuttavat tavallisimmin pienehköt ostokset. Monesti ostokselle lähtevä ottaa kassasta riittävästi rahaa mukaansa ja ostoksilta palattuaan palauttaa kassaan vaihtorahat ja ostokuitin; matkareissun ajaksi hänen tulee jättää kassaan yllä kuvattu lappu. Päivän päätteeksi ostokuitit kirjataan kassakirjaan menotapahtumina.

Jos joku kauppareissulle lähtenyt ei ole vielä päivän päättyessä palauttanut ostokuittia ja vaihtorahoja, on tästä jätetty lappu kirjattava kassakirjaan kyseisen ihmisen velkana yhdistykselle. Kun sitten hän myöhemmin palauttaa ostokuitin ja vaihtorahat, tulee tämä kirjata kassakirjaan saamisen maksuna.

Siirrot kassan ja pankkitilin välillä tulee kirjata kassakirjaan kuten mitkä tahansa muutkin kassan saldoon vaikuttavat tapahtumat. Jos yhdistyksellä on säännöllistä tarvetta kassavarojen siirtämiseen tilille, kannattaa pankin kanssa tehdä sopimus yösäilön käytöstä.

Kassatositteet on syytä numeroida omassa sarjassaan, koska kassakirjaan kirjattaessa ei vielä tiedetä, mikä tositteen numero tulee olemaan pääkirjassa. Itse käytän yleensä numerointitapaa K1, K2, K3, …, mutta muitakin vaihtoehtoja on.

Esimerkki: Esimerkkiyhdistys ry:n kassassa oli vuodenvaihteessa 225,57 euroa. Vanha kassakirja otettiin kassalippaasta pois ja vietiin arkistoitavaksi muun kirjanpitoaineiston mukana. Kassalippaaseen lisättiin uusi kassakirjalomake, johon merkittiin alkusaldo:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57 225,57
                 
                 
                 
                 
                 

Tammikuun 15. päivänä yhdistyksen puheenjohtaja otti kassasta sataviisikymmentä euroa ja jätti lippaaseen seuraavanlaisen lapun:

ESIMERKKIYHDISTYS RY

Otin kassasta 150 euroa myyjäisten valmisteluostoksia varten.

Esimerkkilässä 15.1.2013

MILLA MALLILA
puheenjohtaja

Muutama tunti myöhemmin hän palasi ostoksilta, otti tuon lapun pois kassasta ja palautti kassaan 50 euroa. Lisäksi hän laittoi kassaan sadan euron arvoisen ostokuitin, johon hän käsin kirjoitti “Myyjäistarvikkeita. Kassatosite K1. Milla M.”. Kuitti oli päivätty 15.1.2013. Kassakirjaan hän lisäsi asianmukaisen merkinnän ostoksesta:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57              225,57
15.1.2013 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
                 
                 
                 
                 

Myyjäiset pidettiin 26.1.2013. Taloudenhoitaja laski kassan aamulla ja totesi sen täsmäävän kassakirjan kanssa (kyllä, kassassa oli kahden sentin kolikko). Myyjäiset sujuivat rauhallisesti mutta tuottoisasti: myyjäispäivän päättyessä kassassa oli uuden laskennan mukaan 532,58 euroa. Kassassa ei ollut uusia lappuja tai tositteita, joiden mukaan kassasta olisi päivän aikana otettu rahaa tai sinne olisi tuotu myyjäismyyntiin liittymätöntä rahaa. Myynnistä laadittiin sen vuoksi seuraavanlainen tosite:

ESIMERKKIYHDISTYS RY
Kassatosite K2

Tänään järjestetyissä myyjäisissä kerti myyntituottoja 407,01 euroa.

Esimerkkilässä 26.1.2013

Eeva Esimerkki
taloudenhoitaja

Kassakirjaan tehtiin tästä asianmukainen merkintä:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57              225,57
15.1.2013 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
26.1.2012 K2 Myyjäistuotot 407,01 532,58
                 
                 
                 

Laske kassa aika ajoin

Käteiskassan pitämisessä on tärkeää huolehtia, että kassakirja vastaa todellisuutta. Siksi kassa on syytä laskea aika ajoin; tällöin on syytä verrata kassakirjan osoittamaa saldoa todellisuuteen ja selvittää, mistä mahdollinen ero voisi johtua. Laskennasta ja siinä maahdollisesti havaitusta virheestä on hyvä laatia merkintä kassakirjaan tai sen liitteeksi.

Itse olen havainnut seuraavanlaisen laskutavan varsin tehokkaaksi ja tarkaksi. Lajittelen setelit omiin nippuihinsa setelin arvon perusteella (kympit omaan pinoonsa, vitoset omaansa jne). Lisäksi lajittelen kolikot omiin pinoihinsa siten, että jokaisessa pinossa on viisi samanarvoista kolikkoa; näin pinojen määrästä on helppo laskea kolikoiden määrä. Lopuksi lasken jokaisen seteli- ja kolikkolajin kappalemäärän useaan kertaan ja merkitsen sen alla olevan esimerkkitaulukon kaltaiseen taulukkolaskentataulukkoon, joka laskee kappalemääristä automaattisesti kassan saldon. Tämä taulukkolaskentataulukko on hyvä tulostaa ja liittää kassakirjan liitteeksi täsmäytystä varmentamaan.

On tärkeää ymmärtää, että käteisrahan käsittelyssä pienet laskuvirheet ovat tavallisia. Ensiksi on syytä tarkistaa kassakirjan saldolaskelmat laskuvirheen varalta; samoin on syytä tarkistaa kassalaskennan oikeellisuus. Vähäiset virheet voi kirjata muistiotositteella tuloksi tai kuluksi. Olennaisten virheiden syntymistapa on selvitettävä.

Kassakirjasta pääkirjanpitoon

Kassatapahtumat tulee kassakirjan lisäksi kirjata pääkirjanpitoon neljän kuukauden kuluessa tapahtumakuukauden päättymisestä. Tähän on useita laillisia tapoja. Yksinkertainen tapa on käsitellä kassakirjaa pankkitiliotteen tavoin ja viedä jokainen kassatapahtuma pääkirjanpitoon omana kirjauksenaan. Sallittua on myös laatia joka kuukaudelta kassatapahtumien yhdistelmätosite, joka kirjataan yhtenä tapahtumana pääkirjanpitoon; tällöin kassakirjaan tai viimeistään yhdistelmätositteeseen on merkittävä, mille tileille kukin kassatapahtuma on kirjattu.

Esimerkki: Edellisen esimerkin kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain: K1 per Varainhankinnan kulut an Käteiskassa ja K2 per Käteiskassa an Varainhankinnan tuotot.

Jos tammikuussa olisi ollut enemmän tapahtumia, saattaisi yhdistelmätositteen laatimisesta olla iloa. Toki tällöinkin jokainen kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain. Malliyhdistys ry:ssä tammikuun 2013 kassatapahtumat olivat seuraavat:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 532,29              532,29
4.1.2013 K1 Jäsenmaksu 10,00 542,29
5.1.2013 K2 Jäsenmaksu 10,00 552,29
6.1.2013 K3 Jäsenmaksuja 40,00 592,29
21.1.2013 K4 Matkalasku 52,20 540,09
22.1.2013 K5 Kirjamyynti 5,00 545,09
22.1.2013 K6 Kokouskahvit 4,00 541,09
                 
                 
                 

Huomaa, kuinka jo kassakirjassa on 6.1. tapahtumat (K3) yhdistetty yhdeksi merkinnäksi. Tämän saa tehdä saman päivän samantyyppisille tapahtumille.

Nyt tämän kassakirjan perusteella voidaan laatia seuraavanlainen yhdistelmätosite:

MALLIYHDISTYS RY
Yhdistelmätosite kassakirjasta pääkirjanpitoon
Tammikuu 2013

Kassaan tullut raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
an Saadut jäsenmaksut K1, K2, K3 60,00
an Kirjamyynti K5 5,00
per Käteiskassa 65,00
Kassasta lähtenyt raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
per Matkakulut K4 52,20
per Kokouskulut K6 4,00
an Käteiskassa 56,20

Mallikkalassa 25.5.2013

ESKO ESIMERKKI
taloudenhoitaja

Tämä yhdistelmätosite kirjataan pääkirjanpitoon tammikuulle (esimerkiksi 31.1.2013) siihen kirjoitetun tiliöinnin mukaisesti. Yhdistelmätositteen kirjauksessa on kassatilin debet ja kredit kirjattava bruttomääräisesti, niitä ei saa netottaa. Huomaa, kuinka yhdistelmätosite on päivätty laatimispäivänsä mukaan (joka on neljän kuukauden sisällä tammikuun päättymisestä, joka on pääkirjanpidon laatimisen määräaika), mutta kirjaus päivätään silti tammikuulle.

Käyttää sitten kumpaa kirjaustapaa tahansa, tulee pääkirjanpidon kassatilin saldoa verrata kassakirjan osoittamaan saldoon aika-ajoin ja ainakin tilinpäätöstä valmisteltaessa.

Yhdistelmäkirjauksen sallii kirjanpitolain 2 luvun 4 § 3 mom, jota tarkentaa Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 2 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta luku 3.4.1.

Lopuksi

Tärkeimmät yhdistyskirjanpidon asiat on jo käsitelty, mutta monia erityiskysymyksiä on vielä jäljellä. Aion kirjoittaa muun muassa lahjoitusten kirjanpidosta, mutta en välttämättä seuraavaksi. Onko sinulla mielessä jokin yhdistyskirjanpidon kysymys tai aihe, jota haluaisit minun käsittelevän?

Creative Commons -lisenssi
Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9 jonka tekijä on Antti-Juhani Kaijanaho on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 3.0 Muokkaamaton -lisenssillä.

Yhdistyksen omaisuuden käsittely — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 8

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Omaisuuden hankinta

Kun yhdistys tekee hankinnan, pitää hankitun omaisuuden käyttöikä arvioida – olennainen kysymys on, onko hankittua omaisuutta tarkoitus käyttää useana tilikautena. Jos ei, asia on yksinkertainen: meno kirjataan menotilille, jolloin se näkyy kuluvan tilikauden tuloslaskelmassa.

Jos hankittu omaisuus on tarkoitettu olemaan yhdistyksen käytössä useampi tilikausi, tulee hankinta periaatteessa aktivoida: menotilin asemesta se kirjataan jollekin taseen pysyvien vastaavien tilille (tilin valinta riippuu omaisuuslajista). Varsinaisen ostohinnan lisäksi aktivointiin otetaan mukaan hankintaan välittömästi liittyvät muut kulut, esimerkiksi rahti ja asennuskulut, jos sellaisia on syntynyt.

Aktivoinnin pääsääntöön on muutamia poikkeuksia:

  • Vähäarvoisia hankintoja ei tarvitse aktivoida. Hankinnan vähäarvoisuudelle ei ole mitään yleispätevää euromääräistä rajaa; asia pitää harkita yhdistyskohtaisesti ottaen huomioon olennaisuusperiaate ja se, että tilinpäätöksen pitää antaa oikeat ja riittävät tiedot. Esimerkiksi eräässä yhdistyksessä, jonka vuositulot ja tilikauden yli- tai alijäämä lasketaan kymmenissä tuhansissa euroissa, olen taloudenhoitajana noudattanut sadan euron ohjeellista rajaa. Yhdistyksen käyttämät vähäarvoisuuden arviontiperiaatteet voi olla hyvä selostaa tilinpäätöksen liitetoedoissa.
  • Perustamismenoja (kirjanpitolain 5 luku 7 §) ja tutkimusmenoja (5 luku 8 §) ei saa aktivoida.
  • Muun aineettoman omaisuuden kuin “vastikkeellisesti hankittujen toimilupien, patenttien, lisenssien, tavaramerkkien sekä vastaavien oikeuksien ja varojen” (kirjanpitolain 5 luku 5 a §) hankintamenon aktivointi on sallittua vain erityistä varovaisuutta noudattaen.

Pysyviksi vastaaviksi aktivoiduista hyödykkeistä on hyvä pitää luetteloa. Itse olen pitänyt tapanani laatia täydellisen luettelon pysyvistä vastaavista tase-erittelyihin. Laki tosin sallii pienelle yhdistykselle senkin, että tase-erittelyihin merkitään vain tilikauden aikana ilmenneet muutokset (tällöin täydellinen luettelo saadaan tarkastelemalla peräkkäisten vuosien tase-erittelyitä yhdessä, mutta se on riskialtis tapa jos kirjanpitoaineiston säilytys ei ole aivan varmalla tolalla).

Esimerkki: Yhdistys, jolla vuosittain tuloja ja menoja on noin sata euroa, hankkii verkkokaupasta kannettavan tietokoneen 500 euron hinnalla, joka sisältää arvonlisäveron ja postituskulut. Hankinta on maksettu verkkomaksuna suoraan yhdistyksen pankkitililtä. Tietokoneella arvioidaan olevan käyttöikää useampi vuosi eikä se yhdistyksen talouden koko huomioon ottaen ole vähäarvoinen. Se on siis aktivoitava. Tietokone kuuluu pysyvissä vastaavissa koneiden ja kalustojen erään, joten hankinta kirjataan per Koneet ja kalusto an Pankkitili (500 €).

Esimerkki: Sama yhdistys hankkii toimistotavarakaupasta nitojan 6 euron hintaan. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Nitojalla on varsin todennäköisesti useamman vuoden käyttöikä, mutta koska se on arvoltaan vähäinen, sitä ei aktivoida. Nitojaa arvioidaan käytettävän jatkossa enimmäkseen varsinaisessa toiminnassa. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Pankkitili (6 €).

Esimerkki: Yhdistys ostaa myyjäisiä varten kahvia. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Kahvi kulutetaan yhdessä päivässä, joten sitä ei aktivoida. Hankinnan arvolla ei ole näin ollen merkitystä. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varainhankinnan kulut an Pankkitili.

Poistot

Pysyviin vastaaviin kirjatut omaisuuden hankintamenot on pääsääntöisesti poistettava tietyssä ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa poistojen kirjaamista vuosittain, yleensä avustavana tilinpäätösvientinä juoksevan kirjanpidon päätyttyä mutta ennen tilinpäätöksen laatimista.

Poistot on hyvä perustaa ennalta laadittuun poistosuunnitelmaan. Siinä kerrotaan jokaiselle pysyviin vastaaviin kuuluvalle hankinnalle poistoaika ja poistotapa. Pieni yhdistys saa laatia poistosuunnitelmansa myös omaisuuslajeittain tai jopa jättää poistosuunnitelman kokonaan laatimatta. Poistojen määrää ei kuitenkaan pienikään yhdistys saa käyttää tilikauden yli- tai alijäämän kaunisteluun, vaan se pitää laskea ylijäämästä ja alijäämästä riippumatta.

Omaisuuden poistoaika lasketaan vuosissa ja on se aika, jonka kuluessa sen arvioidaan menettävän hyödyllisyytensä yhdistyksen toiminnassa – aika, jonka jälkeen sen korvaaminen uudella todennäköisesti tulisi tarpeeseen. Esimerkiksi tietokone voi olla toimintakuntoinen poistoajan jälkeenkin, mutta sen ei enää voida ennakoida täyttävän tehtäväänsä yhdistyksessä. Kirjanpitolain 5 luvun 11 §:ssä on lisäksi säädetty, että poistoaika saa ilman erityistä syytä olla enintään viisi vuotta ja joka tapauksessa (tietyin poikkeuksin) enintään 20 vuotta.

Poistotavan on hyvä olla systemaattinen ja sen tulisi periaatteessa kuvata omaisuuden arvioitua kulumista. Yleisesti käytettyjä yksinkertaisia poistotapoja ovat tasapoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi alun perin aktivoitu hankintahinta jaettuna vuosissa lasketulla poistoajalla) ja menojäännöspoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi tietty prosenttimäärä menojäännöksestä eli vielä poistamatta olevasta aktivoidusta hankintamenosta). Poistotapa pitää valita siten, että poistoajan jälkeen hankintamenosta on jäljellä joko ei mitään tai merkityksettömän pieni osa.

Poistojen tekeminen aloitetaan sinä tilikautena, jolloin hankittu hyödyke otetaan käyttöön. Ensimmäisenä vuonna poistossa tulisi periaatteessa ottaa huomioon se, missä vaiheessa vuotta käyttöönotto tapahtui, mutta pienen yhdistyksen tapauksessa tästä voidaan poiketa tekemällä ensimmäisenäkin vuonna täysi poisto, jos olennaisuusperiaate sekä oikeiden ja riittävien tietojen periaate tästä huolimatta täyttyvät.

Poistokirjaukset tehdään per Poistot an Pysyvät vastaavat. Poistot kuuluvat yhdistyksen tuloslaskelmassa varsinaisen toiminnan kuluihin erikseen ilmoitettavana eränä ja niillä on siksi oltava oma tili. Jos yhdistyksellä on varainhankintaa varten hankittua pysyvää omaisuutta, pitänee tuon omaisuuden poistot kuitenkin kirjata varainhankinnan kuluiksi. Poistokirjauksesta tulee laatia muistiotosite, jossa on selkeästi kerrottu poistomäärään johtanut laskutoimitus ja sen taustalla olevat periaatteet ja johon on merkitty näkyviin sen laatija.

Esimerkki: Yhdistyksen hankkiman kannettavan tietokoneen arvioidaan olevan käyttöönsä soveltuva kaksi vuotta, jonka jälkeen se todennäköisesti joudutaan korvaamaan uudella. Poistoajaksi valitaan siten kaksi vuotta. Yhdistys katsoo tasapoistojen soveltuvan tähän tapaukseen parhaiten. Kannettava tietokone otettiin käyttöön heinäkuussa, ja sen aktivoitu hankintahinta on 500 euroa. Ensimmäisenä vuonna pitäisi ottaa huomioon käyttöönottoajankohta, joten poistoksi tulisi kirjata 125 euroa (eli puolet vuosittaisesta poistosta), mutta yhdistys saa myös (mikäli olennaisuusperiaate sekä oikeiden ja riittävien tietojen periaate eivät vaarannu) kirjata täydet 250 euron poistot. Toisena vuonna kirjataan tietokoneesta 250 euron poistot. Mikäli ensimmäisenä vuonna kirjattiin 125 euroa poistoja, jää kolmannellekin vuodelle 125 euron poisto. Joka tapauksessa kolmannen vuoden jälkeen kone on täysin poistettu taseesta.

Esimerkki: Eräs toinen yhdistys käyttää hyväkseen pienelle yhdistykselle sallittua tapaa olla laatimatta tarkkoja poistosuunnitelmia. Se kirjaa joka vuosi kaikista pysyvien vastattavien koneista ja kalustoista 25 %:n menojäännöspoiston. Erään vuoden juoksevan kirjanpidon päätteeksi koneiden ja kalustojen tilin saldoksi on tullut 800 euroa. Poistoksi kirjataan tästä 25 % eli 200 euroa.

Poistosuunnitelmien tai suunnittelematta tehtävien poistojen laadintaperiaatteet on syytä esittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Inventaario

Periaatteessa yhdistyksen tulisi inventoida omaisuutensa tilinpäätöspäivänä. Se tarkoittaa, että yhdistyksen kaikki omaisuus käydään reaalimaailmassa läpi. Pysyvän omaisuuden osalta tarkastetaan, että omaisuus on tallessa ja että se (mikäli poistoaikaa on jäljellä) soveltuu käyttötarkoitukseensa. Vaihto-omaisuus (eli se osa omaisuudesta, jolla on käyttöä vain yhtenä tilikautena) luetteloidaan, ja sen hankintahintaan perustuva arvo lasketaan. Inventoinnissa on hyvä kuitenkin muistaa olennaisuuden sekä oikeiden ja riittävien tietojen periaatteet; kokonaisuutena vähäarvoiseksi ja yhdistyksen talouden kannalta epäolennaiseksi tiedettyä omaisuutta ei ole syytä inventoida.

Vaihto-omaisuus pitää inventaarion perusteella aktivoida vaihtuviin vastaaviin. Jokaiselle vaihto-omaisuuden lajille lasketaan kirjanpidon osoittaman arvon ja inventaarion osoittaman arvon muutos. Kirjanpidon osoittama arvo täsmäytetään vastaamaan inventaarion osoittamaa arvoa tekemällä asianmukainen kirjaus vaihto-omaisuustilin ja kulutilin välillä. Kulutiliksi kannattaa luoda jokaiselle omaisuuslajille varastomuutos-tili, joka sijoitetaan tuloslaskelmassa omaisuuslajista riippuen joko varsinaisen toiminnan tai varainhankinnan kuluihin. Huomaa, että varastomuutos on siitä harvinainen kulutili, että sillä voi olla negatiivinen saldo.

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 160 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varasto an Kirjamyynnin varaston muutos (40 €).

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 60 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varaston muutos an Kirjamyynnin varasto (60 €).

Pysyvän omaisuuden myynti ja muu käytöstä poistaminen

Kun pysyvää omaisuutta myydään, pitää myyntikirjauksessa ottaa huomioon aiemmin tehty aktivointi ja poistot. Ensiksi kirjataan suunnitelman mukainen poisto myyntihetkeen asti, ellei se ole vähämerkityksellinen. Tämän jälkeen jäännösarvo (alun perin aktivoitu hankintameno vähennettynä kirjatuilla poistoilla, johon otetaan lisäksi huomioon mahdolliset aiemmin kirjatut arvonmuutokset) vähennetään myynnistä saadusta tulosta. Näin saatu myyntivoitto tai -tappio kirjataan tuotoksi tai kuluksi. Tuotto- tai kulutili valitaan omaisuuden laadun ja myyntitapahtuman luonteen mukaan varsinaisen toiminnan, varainhankinnan tai sijoitus- ja rahoitustoiminnan tileistä. Yhdistyksen tavanomaisesta toiminnasta poikkeava, kertaluonteinen ja yhdistyksen talouden kannalta olennainen myyntitapahtuma kirjataan kuitenkin satunnaisiin eriin ja mainitaan lisäksi tuloslaskelman liitetiedoissa.

Pysyvän omaisuuden käytöstä poistaminen muuten kuin myymällä voitaneen kirjata kuten myyntitapahtuma käyttäen myyntihintana nollaa euroa. Kulutilin valinnassa on tällöin otettava huomioon käytöstä poistamisen tapa (roskikseen heittäminen ja lahjoittaminen eivät välttämättä kuulu samalle tilille).

Esimerkki: Yhdistys, jonka tavanomaiset tuotot ja kulut lasketaan kympeissä per vuosi, oli hankkinut tammikuun alussa vuonna 2011 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Sen poistoajaksi päätettiin kolme vuotta ja poistotavaksi tasapoistot. Vuoden 2011 tilinpäätöksessä tietokone aktivoitiin pysyvien vastaavien koneisiin ja kalustoihin ja siitä kirjattiin 200 euron poistot. Tietokone kuitenkin myytiin sen tultua tarpeettomaksi pois 500 eurolla jo 1.3.2012; myyntihinnasta kirjoitettiin lasku. Jäännösarvo 1.1.2012 oli 400 euroa. Koska myyntitapahtuma sattui, kun vuodesta 2012 oli kulunut yksi neljännes, tulee myyntitapahtuman yhteydessä kirjata suunnitelman mukainen poisto 50 euroa. Jäännösarvo myyntihetkellä oli siten 350 euroa. Myyntivoitoksi tulee näin 500 € – 350 € = 150 €. Koska myyntitapahtuma oli poikkeuksellinen, kertaluonteinen ja olennainen, myyntivoitto kirjataan satunnaiseksi tuotoksi. Nämä toteamukset ja laskelmat kirjoitetaan myyntitositteen liitteeksi, ja tapahtuma kirjataan seuraavasti: per Myyntisaamiset 500 € per Poistot 50 € an Satunnaiset tuotot 150 € an Koneet ja kalusto 400 €. Vuoden 2012 tilinpäätöksessä tapahtuma tulee satunnaiseksi tuloksi kirjauksen vuoksi selostaa tuloslaskelman liitetiedoissa.

Esimerkki: Yhdistys oli hankkinut vuonna 2009 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Yhdistys ei laatinut poistosuunnitelmaa vaan toimitti mekaanisesti menojäännöspoiston 25 % koko koneista ja kalustosta. Vuosien varrella tietokoneen osalta kirjattiin seuraavat poistot: 150 € vuonna 2009 (menojäännös 450 €), 112,50 € vuonna 2010 (menojäännös 337,50 €) ja 84,38 € vuonna 2011 (menojäännös 253,12 €). Yhdistys osti uuden tietokoneen tammikuussa 2012 ja samalla toimitti vanhan tietokoneen ilman kuluja sähkö- ja elektroniikkaromun keräykseen. Koska vanha tietokone hävitettiin vuoden alussa, ei suunnitelman mukaisia poistoja tarvitse laskea. Tietokoneen menojäännös kirjataan kokonaisuudessaan varsinaisen toiminnan kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Koneet ja kalusto (253,12 €).

Lopuksi

Tärkeimmät virallislähteet tässä kirjoitetusta aiheesta ovat kirjanpitolain 4 ja 5 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 16.10.2007.

Seuraavassa osassa käsittelen käteiskassaa.

Kirjanpitoaineiston säilytys — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

Vuosi on vierähtänyt ja monessa yhdistyksessä laaditaan taas tilinpäätöstä. Onkin siis sopiva aika jatkaa viime vuonna aloittamaani kirjoitussarjaa pienen yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Luethan aluksi sarjan johddanto-osan; sen jälkeen voimme paneutua siihen, jonka viimeksi lupasin – kirjanpitoaineiston säilytykseen.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa ovat

  • tasekirja
  • tase-erittelyt
  • pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat
  • tositteet
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto
  • luettelo kirjanpidon tileistä, johon merkitty tieto sen käyttöajasta

Tasekirja on laadittava paperille, sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava siten, että sivujen vaihtaminen tai poistaminen jättää havaittavan jäljen. Muu kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää yhdistyksen oman valinnan mukaan paperilla tai koneluettavassa muodossa. On tosin huomattava, että jälkimmäisen lainmukainen järjestäminen ei ole ihan yksinkertaista. Kirjanpitokirjojen ja tositteiden säilytystapa on kerrottava tasekirjassa.

Tasekirja, tase-erittelyt, kirjanpitokirjat (ainakin pääkirja ja päiväkirja) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Määräajat lasketaan sen vuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt. Näiden määräaikojen sisällä aineisto on pidettävä asianmukaisssa järjestyksessä: kirjanpitokirjat ja tililuettelo “siten järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan vaikeuksitta todeta” ja “tositteet kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta” (kirjanpitolain 2 luku 10 §).

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Se on pienille yhdistyksille edelleen vaivattomin ratkaisu. Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2012–31.12.2012

Tositteet säilytettävä 31.12.2018 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2022 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineisto voidaan (tasekirjaa lukuunottamatta) säilyttää myös koneellisesti. Jos yhdistys aikoo ryhtyä tähän, on se syytä suunnitella huolellisesti. Suosittelen lukemaan Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista. Seuraavassa käyn läpi vain pääpiirteet.

Koneellinen säilyttäminen tarkoittaa sellaisten säilytysmenetelmien käyttämistä, että aineiston lukeminen vaatii koneellista apua. Esimerkkinä mainitaakoon rompulle polttaminen, mikrokortille kuvaaminen ja pilvipalveluun (esimerkiksi Google Drive) tallettaminen.

Kirjanpitoaineisto on kyettävä tarvittaessa muuttamaan selväkieliseen muotoon eli sellaisen muotoon, että sitä kykenee ihminen lukemaan. On siis pidettävä huolta, että aineiston lukemiseen tarvittava välineistö (laitteet ja mahdolliset ohjelmistot) on olemassa ja käyttökunnossa koko koneellisen säilytyksen ajan. Jos koneellista säilytystä käytetään kirjanpitoaineiston arkistointiin, tämä on aika haasteellista, sillä tietokoneet ja ohjelmistot kerkeävät lain vaatiman kuuden tai kymmenen vuoden arkistointiajan kuluessa muuttumaan melkoisesti.

Kirjanpitoaineiston on pääsääntöisesti oltava Suomessa. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimista varten saadaan aineisto säilyttää tilapäisesti myös muussa ETA- tai OECD-maassa (tämän edellytyksenä on kirjanpitoaineistoon liitettävä selvitys, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpitoaineiston tilapäisestä säilyttämisestä ulkomailla 2 §). Kirjanpitoaineisto saadaan lisäksi säilyttää pysyvästi (eli tilinpäätöksen laatimisen jälkeen lain vaatiman säilytysajan) toisessa EU-maassa sähköisenä tallenteena, jos siihen taataan tosiaikainen tietokoneyhteys.

Pilvipalvelut eivät yleensä kerro aineiston säilytysmaata. Siksi esimerkiksi Google Docs -järjestelmää ei kannata käyttää oikeaan kirjanpitoon (käytä mielummmin omalle koneellesi asennettua taulukkolaskentasovellusta tai erityistä kirjanpito-ohjelmaa). Nämä palvelut eivät yleensä myöskään takaa palvelun saatavuutta vuosikausiksi eteenpäin, joten niitä ei kannata käyttää aineiston arkistointiin. Poikkeus tähän sääntöön on mahdolliset pilvessä toimivat suomalaiseen kirjanpitoon erikoistuneet palvelut.

Tilikauden aikana koneellisesti säilytetty aineisto on säilytettävä kahdella eri tallennusvälineellä, jotka eivät sijaitse samoissa tiloissa. Tallennusten toimivuus on varmistettava. Koneellinen arkistointi lain säilytysvaatimuksen ajaksi on tehtävä kahdelle eri tallennusvälineelle, joiden toimivuus on arkistoinnin aluksi varmistettava ja joita ei säilytetä samoissa tiloissa. On varmistettava, että arkistokappaleiden muuttamattomuus voidaan koko säilytysajan varmistaa, joko niin, että muuttaminen on fyysisesti mahdotonta, tai niin, että muuttaminen voidaan jälkikäteen varmasti havaita. Tallenteiden toimivuus on aika ajoin tarkistettava. Tallenteiden säilytyspaikan on oltava turvallinen. Jos aineisto säilytetään myös paperimuodossa, riittää kummassakin tapauksessa yksi koneellinen tallennusväline, jonka toimivuus on varmistettu.

Lopuksi

Pienelle yhdistykselle siis paperiton kirjanpito on tarpeettoman työläs ratkaisu.

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Jyväskylän kaupunginvaltuuston päätös omaishoidon tuen asiassa syntyi lainvastaisessa järjestyksessä

Jyväskylän kaupunginvaltuusto käsitteli kokouksessaan 4.3.2013 omaishoitajan tuen asiaa poikkeuksellisesti, koska seitsemäntoista valtuutettua oli sitä kuntalain 54 § 2 momentin mukaisesti pyytänyt. Asia oli aiheuttanut paljon porua julkisuudessa. Nyt en kuitenkaan kirjoita asiasta vaan sen käsittelyjärjestyksestä – pidän sitä käytössäni olevan tiedon valossa lainvastaisena. Nähdäkseni näissä oloissa kaupunginhallituksen tulisi palauttaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi.

Yllä näkyvässä videotaltioinnissa asian käsittely alkaa aikaindeksin 4:35:40 kohdalla. Pari minuuttia myöhemmin puheenjohtaja avaa keskustelun. Kaksi tavanomaista puheenvuoroa käytetään normaalisti – Riitta Tynjä (4:41:48) ja Jari Blom (4:43:39) esittävät kumpikin asian palautusta uuteen valmisteluun. Heidän perustelunsa ovat erilaiset, eikä Blom halua kannattaa Tynjän ehdotusta. Kauko Isomäelle annetaan kommenttipuheenvuoro, jossa hän ilmoittaa kannattavansa Blomin esitystä (4:46:15 ja 4:46:46).

Valtuuston työjärjestyksen 18 §:n mukaan tämän jälkeen puheenvuorojen on rajoituttava käsittelemään vain tätä esitystä. Puheenjohtaja toteaakin (4:46:30), että asiassa on pyydetty 16 puheenvuoroa, ja kysyy, keskittyvätkö ne palautukseen. Sen jälkeen puheenjohtaja kysyy, äänestetäänkö palautuksesta heti (4:46:57). Tämä herättää hämmennystä valtuutetuissa, mutta tallenteessa valtuutettujen kommenteista ei valitettavasti saa selvää. Tämän jälkeen puheenjohtaja myöntää neljä puheenvuoroa pöntöstä (kaupunginhallituksen varapuheenjohtaja Jaakko Selin 4:48:10, apulaiskaupunginjohtaja Pekka Utriainen 4:53:25, vastuualuejohtaja Sirkka Karhula 4:55:03 sekä kaupunginlakimies Tiina Mikkola 5:03:02), kaikki ilmeisestikin puheenvuorolistan ulkopuolelta.

Valtuutetut ilmeisesti useamman kerran vaativat keskustelun avaamista, joskaan kyseisistä omalta paikalta pidetyistä puheenvuoroista ja välihuudoista ei tallenteelta saa selvää. Puheenjohtaja vastaa näihin vaatimuksiin ainakin kerran kieltäytyen selkeästi myöntämästä puheenvuoroa: “Aila Paloniemi, minä tiedän että haluaisit puhua mutta minä en nyt anna puheenvuoroja tässä” (4:59:50). Valtuuston puheenjohtaja perusteli menettelyään valtuuston työjärjestyksellä (5:01:50 ja 5:04:45) sekä sillä, että valtuutetut kokeneina kokoustajina osaavat kytkeä minkä tahansa puheensa ainakin näennäisesti palautusesitykseen (5:02:25). Puheenjohtaja aloittaa äänestysprosessin kohdassa 5:06:15, ja äänestyksen jälkeen asian käsittely päättyy.

Suomen perustuslain 12 §:n mukaan “[j]okaisella on sananvapaus – – [johon] sisältyy oikeus ilmaista, julkistaa ja vastaanottaa tietoja, mielipiteitä ja muita viestejä kenenkään ennakolta estämättä”. Korkein hallinto-oikeus on todennut vuosikirjaratkaisussaan KHO 2000:10, että kaupunginvaltuutetun “puheoikeuden käyttäminen valtuuston kokouksessa on keskeinen osa – – sananvapautta”. Tuosta ratkaisusta sekä vuosikirjaratkaisusta 2005:58 käy ilmi periaate, että valtuutetun puheoikeutta kokouksessa voidaan rajoittaa vain laissa erikseen oikeutetulla perusteella. Jälkimmäisessä ratkaisussaan Korkein hallinto-oikeus tähdentää lisäksi, että “[lain] mahdollistamaa sananvapauden rajoitusta on – – tulkittava suppeasti ottamalla huomioon tällaiselta rajoitukselta edellytettävä täsmällisyys ja tarkkarajaisuus”.

Kuntalain 15 a § luettelee tavat, joilla valtuuston työjärjestys ja kokouksen puheenjohtaja voivat puuttua valtuutetun puheoikeuteen. Puheenjohtajalla on eräitä sanktioita käytettävissään, jos valtuutettu häiritsee kokouksen kulkua tai ei pysy asiassa. Lisäksi työjärjestyksessä voidaan asettaa joitakin rajoituksia puheenvuorojen pituuksille. Pykälä ei anna lupaa evätä etukäteen valtuutetulta tämän oikeutta pitää asianmukaisessa järjestyksessä pyydetty puheenvuoro (poislukien tietyt sanktiotilanteet, joista tässä ei ole kyse), ja koska sananvapauden rajoituksia on tulkittava suppeasti, ei puheenjohtajalla tai työjärjestyksellä ole puheenvuoron epäämiseen oikeutta.

On totta, että työjärjestyksen 18 §:n mukaan “[j]os keskustelun kuluessa tehdään kannatettu ehdotus asian pöydällepanosta tai ehdotus asian palauttamisesta uudelleen valmisteltavaksi, on seuraavien puhujien rajoitettava puheenvuoronsa koskemaan vain tätä ehdotusta, ja siitä on tehtävä päätös ennen, kuin keskustelua itse asiasta jatketaan”. Tämä rajoittaa puheenvuorojen asiasisältöä ja on nähdäksen lainmukainen käsiteltävää asiaa rajoittava määräys. Se ei kuitenkaan anna oikeutta evätä kokonaan puheenvuoroa, joka on asianmukaisesti pyydetty.

Valtuuston puheenjohtajan huomio valtuutettujen taidosta puhua mistä haluaa ikään kuin kyse olisi palautuksesta on varmasti tosi. Lainmukainen tapa puuttua tähän on kehoittaa puhuvaa valtuutettua pysymään asiassa ja tarvittaessa kieltää häntä jatkamasta puhettaan. Tämän kiellon rikkominen voi olla peruste sanktioille, kuten kokouksesta poistamiselle. Puheenjohtajalla oli siis myös laillisia keinoja käytettävissään, mutta puheoikeuden epääminen kokonaan – joka on perustuslaissa kiellettyä ennakolta estämistä – sitä ei ole.

Näin ollen asiassa tehty päätös on tehty lainvastaisessa järjestyksessä. Menettelytapavirhe on varsin vakava, koska sillä on puututtu perustuslain suojaamaan sananvapauteen.

Mitä tästä virheestä tulisi seurata? Valitusoikeutta asiassa todennäköisesti ei ole, koska tehty päätös koskee asian valmistelua (kuntalain 91 §). Sen sijaan kaupunginhallituksella on kuntalain 56 §:n mukainen velvollisuus palauttaa virheellisessä järjestyksessä syntynyt valtuuston päätös valtuustolle uudelleen käsiteltäväksi.

On toki mahdollista, että tallenne antaa kokouksen kulusta virheellisen käsityksen, koska monia puheenvuoroja ei sieltä kunnolla kuule. Tämä kirjoitus perustuu kuitenkin pelkästään tallenteesta (ja suorasta lähetyksestä) tekemiini havaintoihin.

Kiitos äänestäjilleni!

Alustavan ääntenlaskennan perusteella olin saamassa 36 ääntä. Tarkistuslaskennassa minulle annettiin kaksi enemmän, 38 ääntä. Näissä vaaleissa en ole tehnyt kovin näkyvää kampanjaa, joten siihen (ja aiempien vaalien tuloksiin) nähden tulos on varsin kohtuullinen.

Tällä äänimäärällä minulla ei ole asiaa kovin merkittäviin kunnallisiin luottamustehtäviin. Tulevalla vaalikaudella tulenkin vaikuttamaan ensisijaisesti Jyväskylän Vihreiden taustatyössä.

Kiitän kaikkia teitä, jotka minua äänestitte!

Ehdolla Jyväskylän kaupunginvaltuustoon

Olen kolmatta kertaa ehdolla Jyväskylän kaupunginvaltuustoon. Edellisistä kerroista on tallella mm. seuraavat arkistomateriaalit: vuoden 2004 vaalisivusto sekä vuoden 2008 blogiarkisto (erityisesti elokuu, syyskuu ja lokakuu 2008). Julkaisen tämän kerran vaalisivuston myöhemmin.

Vaalikampanjaani voi tukea rahallisesti vihreiden rahankeräyksen kautta (tämän linkin kautta lahjoitetut varat korvamerkitään minun kampanjaani). Kympilläkin voi olla merkitystä. Kiitoksia :-)

Jos haluat osallistua kampanjaani muilla tavoin, ota yhteyttä (antti-juhani@kaijanaho.fi).

Degrowth-pohdintaa

Kirjoitin eräälle postituslistalle alla olevan degrowth-pohdintaviestin. Aluksi lienee kuitenkin mainita, että en tunne degrowth-kirjallisuutta juurikaan. Perustellut kommentit ovat tervetulleita :-)

I

Parhaan ymmärrykseni (joka kai suunnilleen vastaa kansantaloustieteen peruskurssin tasoa:-) mukaan talouskasvussa on kyse tästä:

Oletetaan aluksi yksinkertaisuuden vuoksi, että väestö pysyy samana. Kukaan ei kuole (eikä menetä työkykyään) eikä kukaan synny, eikä myöskään maahan- ja maastamuuttoa tapahdu.

Oletetaan aluksi myös, että jokainen työväestöön kuuluva on täystyöllistetty ja on sitä jatkossakin – työttömyyttä ei ole eikä tule.

Oletetaan vielä, että innovaatioita ei tapahdu. Työt tehdään jatkuvasti niin kuin ne on aina tehty.

Näiden yksinkertaistusten voimassa ollessa inflaatiokorjattu BKT olisi vakio – se ei kasva eikä vähene. Jokainen tekee sen, minkä aina ennenkin, joten tarjonta ei voi kasvaa. Koska oletuksen mukaan täystyöllisyys on pysyvää, täytyy kysynnän olla vähintään tarjonnan kokoinen.

Tarkastellaan nyt, miten näiden oletusten muuttaminen vaikuttaa tilanteeseen.

Sallitaan ensiksi väestönkasvu – mutta oletetaan, että huoltosuhde ei muutu (eli työllisten määrä suhteessa ei-työllisiin pysyy samana) ja että uudet työlliset vastaavat työkyvyltään ja -taidoiltaan vanhoja. Tällöin kysyntä kasvaa, koska väestön uudet jäsenet haluavat kuluttaa sen minkä muutkin.

Tarjonta kasvaa sen täyttämiseen ottamalla uudet väestön työkykyiset jäsenet töihin. Absoluuttinen inflaatiokorjattu BKT kasvaa, mutta BKT per capita pysyy samana.

Samoin väestön väheneminen (huoltosuhteen muuttumatta) johtaa absoluuttisen BKT:n vähenemiseen, mutta BKT per capita pysyy samana.

Viimeisenä pohditaan innovaation vaikutusta. Innovaatio tarkoittaa, että joku keksii tavan muuttaa työtapoja (joko uuden teknologian avulla tai muuten) siten, että sama asia pystytään tekemään pienemmällä ihmispanoksella. Jos pidämme voimassa täystyöllisyyden olettaman, tämä tarkoittaa, että ko. asian tekemisestä vapautuva ihmispanos saadaan siirrettyä johonkin toiseen tuottavaan työhön.

Reaalimaailmassa toki syntyy työttömyyttä. Se voi syntyä esimerkiksi siksi, että firma on tuottanut enemmän kuin kysyntä jaksaa vetää, jolloin varastot täyttyvät, ja firma lomauttaa tai irtisanoo väkeään varastojen tyhjentämisen ajaksi. (Tämän kaltaista koko talouden tasolla tapahtuvaa nettoaaltoilua sanotaan suhdannevaihteluksi.) Se voi myös syntyä siksi, että uusi innovaatio parantaa työtehoa ja kysyntä ei taaskaan riitä täyttämään tarjontaa täystyöllisyyden tasolle asti. Kummassakin tapauksessa BKT per capita laskee eli syntyy taantuma.

Taantuman oloissa (eli jos on työttömyyttä) talouskasvua syntyy, jos työttömille löydetään töitä, joko heidän vanhoilla aloillaan taikka jollain uudella alalla. Tällaisella talouskasvulla on luonnollinen raja: kun täystyöllisyys on saavutettu (ja jos kaikki muu pysyy samana), BKT per capita vakiintuu.

II

Talouskasvu syntyy siis oikeastaan lähinnä siitä, että työttömille keksitään töitä.

Tarve talouskasvulle syntyy taas kolmesta eri lähteestä:

  1. väestönkasvu
  2. suhdannevaihtelusta johtuva taantuma
  3. innovaatiot

Maailman tasolla väestönkasvu on iso ongelma, ja se on jotenkin ratkaistava. Suhdannetaantumat ovat normaalioloissa rahapolitiikan kontrolloitavissa ja siis periaatteessa estettävissä.

Innovaatio aiheuttaa talouskasvun tarvetta koska se aiheuttaa työttömyyttä (tai sen potentiaalia). Kun se, mitä kaikki ovat tähän mennessä tottuneet saamaan, saadaan aikaiseksi aiempaa helpommalla, pitää ihmisten haluta uutta (tai enemmän vanhaa) kulutettavaa, jotta nyt innovaation työttömäksi tekemät ihmiset saavat töitä.

Ja töitähän pitää olla, koska muuten ei elä. Tai ainakin tämä on se perinteinen näkemys.

III

Aloitin tämän kirjoittamisen arvellen päätyväni degrowth-idean lyttäämiseen, mutta alan oikeastaan ymmärtää sitä.

Talouskasvu syntyy siitä, että halutaan kuluttaa lisää. Talouskasvun tarve tulee siitä, että on innovaatioista johtuen ihmisiä, joille ei ole enää tarvetta vanhoissa töissä.

Mutta tokihan tälle on vaihtoehto: puretaan ne rakenteet, jotka pakottavat täystyöllisyyteen. Tämä tarkoittaa leppoistamista: tehdään lyhyempää työviikkoa, jolloin kaikilla on mahdollisuus samansuuruiseen työpanokseen ilman uusien tarpeiden keksimistä. Ja tässä oikeastaan perustulon kritiikin kärki muuttuu perustulon vahvuudeksi: perustulo kannustaa osittaiseen joutenoloon!

IV

Mutta en pidä degrowth-käsitteestä. Syy on sama, miksi en pidä feminismi-käsitteestä. Kummassakin nimi missaa idean keskeisen pointin.

Degrowth nimenä korostaa BKT:n palvontaa ihan samassa määrin kuin sen kritisoima kasvuideologiakin. Oikeasti kyse ei ole negatiivisen talouskasvun aiheuttamisesta vaan positiivisen talouskasvun tarpeen luovien rakenteiden rikkomisesta. Ei feminismikään pyri naisten ylivaltaan vaan niiden rakenteiden rikkomiseen, joiden johdosta naiset ovat edelleen jossain määrin sorrettu ihmisryhmä – John Lennonin sanoin:

Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 6

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä; useimmilla yhdistyksillä aikaraja tulee runsaan viikon päästä vastaan.

Tilinpäätöstä laatiessa on syytä muistaa, että sen saattaa lukea yhdistyksen ulkopuolinenkin taho. Pienillä yhdistyksillä ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta julkistaa tilinpäätöstään, mutta esimerkiksi rahoittajatahot saattavat haluta nähdä aiemmat tilinpäätökset. Tämä poikkeaa esimerkiksi kirjanpidosta ja tositeaineistosta, joita ei normaalioloissa tarvitse näyttää muille kun hallitukselle ja tilin- tai toiminnantarkastajille.

Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan taloudesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta. Tämän lisäksi kirjanpitolaki määrää joukon yleisiä tilinpäätösperiaatteita:

  • oletus kirjanpitovelvollisen toiminnan jatkuvuudesta
  • johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisessa tilikaudesta toiseen
  • huomion kiinnittäminen liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon
  • tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus
  • tilinavauksen perustuminen edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen
  • tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen huomioon ottaminen riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä
  • kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus

Mikäli juoksevassa kirjanpidossa on rikottu jotain näistä periaatteista (mikä on osin sallittua), on ennen tilinpäätöksen laatimista tilanne oikaistava.

Tilinpäätöksen laatimisessa on useita vaiheita:

  1. Käydään juokseva kirjanpito läpi ja oikaistaan löytyneet virheet sekä poikkeamat yllä mainituista periaatteista.
  2. Aktivoidaan sellaiset kulut, jotka voidaan aktivoida.
  3. Tarkastetaan vastaavien kirjanpitoarvojen oikeellisuus. (Lisätty 25.4.2012)
  4. Tarvittaessa lasketaan ja kirjataan poistot.
  5. Laaditaan kirjanpidosta raakaversiot tuloslaskelmasta ja taseesta.
  6. Laaditaan tase-erittelyt.
  7. Laaditaan tilinpäätöksen liitetiedot.
  8. Laaditaan ja sidotaan tasekirja.
  9. Päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Käydään kukin vaihe osaltaan läpi.

Poikkeamat periaatteista

Yleisin juoksevassa kirjanpidossa esiintyvä poikkeama tilinpäätösperiaatteista laskujen kirjaaminen sitä mukaan kuin ne maksetaan. Tämä on täysin sallittu menettely (tilikauden aikana); sitä kutsutaan maksuperusteiseksi kirjanpidoksi.

Tilinpäätöstä varten on kuitenkin tutkittava kaikki laskut (riippumatta siitä, onko kyse yhdistyksen kirjoittamasta vaiko yhdistyksen maksettavasta laskusta) ja kirjattava tilikaudelle ne, jotka sinne kuuluvat. Kriteeri on: jos laskun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu vastaava reaalimaailman tapahtuma sattui tilikaudella, pitää lasku kirjata tilikauden kirjanpitoon riippumatta siitä, milloin se on maksettu. Normaalisti tällainen maksamaton lasku kirjataan joko myyntisaamisten tai ostovelkojen tilille. Tätä kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi.

Lisäksi on tutkittava myös tilikauden päättymisen jälkeen lähetetyt ja vastaanotetut laskut sekä ilman laskua maksetut (sekä tulevat että lähtevät) maksut aina tilinpäätöksen laatimiseen asti. Myös nämä tulee kirjata päättyneelle tilikaudelle (siirtovelaksi tai siirtosaamiseksi), jos maksun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu sellainen sattui tilikaudella. Tositteeksi voidaan hyvin ottaa löydetty lasku tai maksutapahtuman tosite, kunhan siihen liittää riittävän selvityksen siitä, että kirjaus tosiaan kuuluu edelliselle tilikaudelle.

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi tulla esille tuottoja tai kuluja, jotka kuuluisivat jo päätetylle tilikaudelle. Nämä kirjataan suoraan edellisten tilikausien ylijäämän (alijäämän) tilille, ei tulo- tai menotileille. Tällaiset tapahtumat tulee selostaa kirjausvuoden tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi tulee harkita, antaako laadittu tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan kyseisen tilikauden tapahtumista havaittu virhe huomioon ottaen; jos ei, myös kyseinen tilinpäätös pitää korjata. Mahdollinen korjattu tilinpäätös pitää uudelleen tilin- tai toiminnantarkastaa ja antaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi).

Kirjanpitoarvojen tarkastaminen

Kirjoitan tästä aiheesta myöhemmin.

Kulujen aktivointi ja poistot

Kirjoitan näistä aiheista osassa 8.

Tuloslaskelman raakaversion laatiminen

Jos yhdistys käyttää aiemmin esittelemääni taulukkolaskentamenetelmää juoksevassa kirjanpidossa, voi raakaversiot tuottaa esimerkiksi edellisen kirjoituksen ohjeiden mukaan. Jos kirjanpito tehdään kirjanpito-ohjelmalla, saadaan sieltä yleensä raakaversiot valmiiina.

Tase-erittelyiden laatiminen

Tilinpäätöksen tueksi on laadittava erittelyt kaikista taseen eristä oman pääoman eriä lukuunottamatta. Kustakin erästä tulee esittää, mistä se koostuu; esimerkiksi ostovelkojen erittely tarkoittaa luetteloa tilinpäätöspäivänä maksamatta olleista ostoveloista. Pysyvien vastaavien, ja vain niiden, osalta saadaan esittää tilikauden aikana tapahtuneet muutokset.

Esimerkkiyhdistyksen tase-erittelyt ovat hyvin yksinkertaiset, koska tasekin on yksinkertainen:

Siirtosaamiset
Kiimingin osuuspankki: Pankkitilin korko vuodelta 2011 0,87 €
0,87 €
Rahat ja pankkisaamiset
Pankkitili FI37 1590 3000 0007 76 107,50 €
107,50 €
Lyhytaikaiset ostovelat
Nettipulju Oy: Yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu 20,00 €
20,00 €
Lyhytaikaiset siirtovelat
Kiimingin osuuspankki: joulukuun palvelumaksut 1,00 €
1,00 €

Tase-erittelyt on päivättävä ja laatijansa allekirjoitettava.

Lisäys 25.4.2012: Tase-erittelyt eivät sisälly tilinpäätökseen mutta ne on annettava tilin- tai toiminnantarkastajalle ja säilytettävä asianmukaisesti. Niitä ei kuitenkaan normaalisti tarvitse antaa tilinpäätöksen mukana ulkopuolisten tarkasteltavaksi.

Liitetietojen laatiminen

Tilinpäätöksen pakolliset liitetiedot ovat pienen yhdistyksen tapauksessa käytännössä olemattomat. Kirjanpitoasetuksen 2:11 § kertoo, että pienen yhdistyksen on liitetietoina on esitettävä

  • annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
  • peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaanrahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Kumpaakaan ei pienissä yhdistyksissä yleensä esiinny.

Lisäys 25.4.2012: Pakollisten liitetietojen lisäksi yhdistyksen tulee antaa liitetietona sellaiset tiedot, joita ilman tilinpäätös ei anna oikeita ja riittäviä tietoja yhdistyksen toiminnan taloudesta ja taloudellisesta asemasta.

Yhdistys saa toki halutessaan laatia täysimittaiset liitetiedot (ks. kirjanpitoasetuksen 2 luku). Kirjoitan niistä ehkä myöhemmin.

Tasekirja

Yhdistyksen on laadittava tasekirja, joka sisältää seuraavat asiakirjat:

  • tase
  • tuloslaskelma
  • rahoituslaskelma (jos on)
  • liitetiedot (jos on)
  • toimintakertomus (jos on)
  • luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä niiden säilytystavat

Lisäksi tasekirjaan (yleensä sen loppuun) laaditaan tila hallituksen allekirjoitukselle.

Jos yhdistyksellä on tilintarkastajat, on kohteliasta lisätä allekirjoitustilan alle valmiiksi tilintarkastuslain mukainen tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (esimerkiksi tällainen: “Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” plus paikka päiväykselle ja allekirjoitukselle). Toiminnantarkastaja ei tee tasekirjaan tilinpäätösmerkintää eikä sellaista siksi pidä tasekirjaan valmiiksi kirjoittaa. Myöskään tilin- tai toiminnantarkastuskertomusta ei pidä laatia tarkastajan puolesta. [Kappaletta täydennetty 27.4.2012]

Rahoituslaskelma ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen.

Kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen. Jos yhdistys sen kuitenkin laatii, sen on täytettävä kirjanpitolain 3:1 §:n sille asettamat vaatimukset:

Toimintakertomuksessa on arvioitava kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden tasapuolisesti ja kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita kirjanpitovelvollisen [...]toiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja samoin kuin sen taloudellista asemaa ja tulosta. Arvion tulee sisältää keskeisimmät tunnusluvut kirjanpitovelvollisen [...]toiminnan sekä taloudellisen aseman ja tuloksen ymmärtämiseksi. Tässä tarkoituksessa on myös esitettävä tunnusluvut ja muut tiedot henkilöstöstä ja ympäristötekijöistä sekä muista mahdollisista kirjanpitovelvollisen [...]toiminnassa merkityksellisistä seikoista. Tarvittaessa arviossa on esitettävä täydentävää tietoa ja lisäselvityksiä tilinpäätöksessä ilmoitetuista luvuista.

Sen lisäksi, mitä [edellä] säädetään, toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta. Kirjanpitovelvollinen, joka ei ole [kirjanpitolain] nojalla velvollinen liittämään toimintakertomusta tilinpäätökseensä, voi laatia toimintakertomuksensa siten, että se sisältää vain edellä tässä momentissa tarkoitetut tiedot.

Kirjanpitolautakunta toisaalta huomauttaa seuraavasti:

[A]atteellisten yhdistysten, kuten muunkin yhteisön tai säätiön säännöissä tai yhtiöjärjestyksissä saattaa olla ”toimintakertomukseksi” nimetystä asiakirjasta määräyksiä, jotka koskevat muita kuin luonteeltaan taloudellisia seikkoja. Kirjanpitolautakunta pitää selvyyden kannalta tärkeänä, että tämä asiakirja pidetään erillään kirjanpito-oikeudellisesta toimintakertomuksesta: tarkoituksenmukaista on, ettei sitä liitetä tilinpäätökseen KPL 3:1.4 §:n mukaisesti eikä siihen sisällytetä kirjanpitolaissa tai muualla laissa säädettyjä taloudellisia tietoja. Niin ikään tällaisissa yhteisöissä tulisi harkita sääntöjen tarkentamista siten, että säännöissä tämä asiakirja nimettäisiin esimerkiksi ”vuosikertomukseksi” toimintakertomuksen sijasta.

Tasekirja on syytä laatia tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmassa siistiksi, yhtenäiseksi esitykseksi. Sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava viimeistään välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen (eli allekirjoituksen) jälkeen.

Tasekirjan sidontavaatimus tarkoittaa, että se ei saa olla irtolehdillä. Nidonta ei myöskään riitä. Se pitää sitoa jollakin sellaisella menetelmällä, että sivuja ei voi irroittaa eikä vaihtaa jättämättä siitä jälkeä.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen

Tilinpäätös ja mahdollinen kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus on päivättävä ja yhdistyksen hallituksen allekirjoitettava. Käytännössä allekirjoitukset kirjoitetaan tasekirjaan nille varatulle paikalle. Allekirjoituksen tekee päätösvaltainen hallitus, ja se on suositeltavaa tehdä kokouksessa pöytäkirjaan merkittävänä asiana.

Monissa yhdistyksissä hallitus vaihtuu samalla kun tilikausikin. Pitää huomata, että allekirjoittajan on oltava päätösvaltainen ja toimivaltainen allekirjoitushetkellä, joten tällaisessa yhdistyksessä sen tekee uusi, ei vanha hallitus!

Lopuksi

Seuraavassa osassa kirjoitan kirjanpitoaineiston säilytyksestä.

Taulukkolaskentakirjanpidosta tuloslaskelma ja tase — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 5

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Viime kerralla laadin yksinkertaisen pienen esimerkkiyhdistyksen juoksevan kirjanpidon GoogleDocs-taulukkolaskentaa käyttäen. Tällä kertaa jatketaan siitä, mihin viimeksi jäätiin, ja laaditaan tuloslaskelman ja taseen raakaversiot.

On tärkeää huomata, että tällä tavalla saadaan tosiaan aikaan vain raakaversiot. Lainmukaisen tilinpäätöksen laatimiseen kuuluu muutakin, josta kirjoitan myöhemmin.

Ensimmäinen tehtävä on lisätä pääpäiväkirjaan kaksi uutta tiliä: tasetili ja tulostili. Kumpaakaan ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä, mutta ne ovat tilinpäätöksen laatimisessa hyödylliset apuneuvot. Sen jälkeen kukin tuotto- ja kulutilin saldo siirretään vuorollaan varsinaisena tilinpäätösvientinä tulostilille. Lopuksi muiden tilien saldot siirretään varsinaisena tilinpäätösvientinä tasetilille. Koska varsinaiset tilinpäätösviennit eivät ole kirjanpitoon varsinaisesti kuuluvia tapahtumia, ei niille tarvitse kirjoittaa tositetta. Kas näin:

Tärkeää on tarkistaa tässä vaiheessa, että jokaisen tilin debet-summa on sama kuin sen kredit-summa. Juoksevan kirjanpidon aikana näin ei ollut, mutta nyt pitää olla.

Sen jälkeen voidaan laatia tuloslaskelma. Sen kaava löytyy kirjanpitoasetuksen 1:3 §:stä:

Varsinainen toiminta
1. Tuotot
2. Kulut
a) Henkilöstökulut
b) Poistot
c) Muut kulut
3. Tuotto-/Kulujäämä
Varainhankinta
4. Tuotot
5. Kulut
6. Tuotto-/Kulujäämä
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
7. Tuotot
8. Kulut
9. Tuotto-/Kulujäämä
Satunnaiset erät
10. Satunnaiset tuotot
11. Satunnaiset kulut
12. Yleisavustukset
13. Tilikauden tulos
14. Tilinpäätössiirrot
a) Poistoeron muutos
b) Vapaaehtoisten varausten muutos
15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

Kaavassa välisummat (kohdat 3, 6, 9, 13 ja 15) ovat kumulatiivisia; esimerkiksi erään 6 lasketaan yhteen erät 3, 4 ja 5. Erät 10, 11 ja 14 ovat harvinaisia pienessä yhdistyksessä, eikä niihin pidä merkitä mitään ellei tiedä mitä tekee.

Kaavaan lisätään kullekin numero- tai kirjaintunnuksella varustetulle riville, väli- ja loppusummia lukuunottamatta, päättyvän vuoden tieto hakemalla tulostililtä sitä vastaava merkintä: jos merkintä on tulostilin kredit-puolella, se merkitään tuloslaskelmaan positiivisena, ja jos se on debet-puolella, se merkitään negatiivisena (lisätty 25.4.2012). Lisäksi on edellisen vuoden tuloslaskelmasta kopioitava edellistä vuotta koskeva vastaava tieto (ns. vertailutieto). Jos molemmat ovat nollia, saadaan koko rivi poistaa tuloslaskelmasta; jos otsikon alaiset kaikki tietorivit poistetaan, myös otsikon saa poistaa.

Numero- ja kirjaintunnuksia ei ole pakko kirjoittaa näkyviin. Numeroidun rivin nimen saa (ja se pitää) muuttaa, jos se on tarpeen yhdistyksen toiminnan luonne huomioon ottaen.

Näin saadaan seuraava tuloslaskelma esimerkkiyhdistykselle:

Nyt on syytä vielä tarkistaa, että tuloslaskelmassa laskettu tilikauden ylijäämä (alijäämä) on itseisarvoltaan sama kuin tulostilille varsinaisessa tilinpäätösviennissä laskettu saldo, ja että sillä on oikea etumerkki: jos saldo on tulostilin debet-puolella, on kyse ylijäämästä, ja muuten alijäämästä.

Taseen kaavoja on valittavissa kaksi. Pienissä yhdistyksissä on yleensä järkevää käyttää lyhennetyn taseen kaavaa, joka löytyy kirjanpitoasetuksen 1:7 §:stä.

V a s t a a v a a
A Pysyvät vastaavat
1. Aineettomat hyödykkeet
2. Aineelliset hyödykkeet
3. Sijoitukset
B Vaihtuvat vastaavat
1. Vaihto-omaisuus
2. Saamiset; lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen
3. Rahoitusarvopaperit
4. Rahat ja pankkisaamiset
V a s t a t t a v a a
A Oma pääoma
1. Osake-, osuus- tai muu vastaava pääoma
2. Ylikurssirahasto
3. Arvonkorotusrahasto
4. Käyvän arvon rahasto
5. Muut rahastot
6. Edellisten tilikausien voitto (tappio)
7. Tilikauden voitto (tappio)
B Tilinpäätössiirtojen kertymä
C Pakolliset varaukset
D Vieras pääoma; lyhyt- ja pitkäaikainen erikseen

Lisäksi “lyhennetyssä taseessa on eriteltävä myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut”. Tarkemmin taseen esittämisestä kertoo kirjanpitolautakunnan yleisohje “Tuloslaskelman ja taseen esittäminen”.

Sellaisen yhdistyksen, joka käyttää taulukkolaskentaa kirjanpitona, omassa pääomassa ei ole yleensä käyttöä muille erillle kuin 6 ja 7. Samoin vastattavaa-puolen erät B ja C ovat tällaisissa yhdistyksissä erittäin harvinaisia.

Tase laaditaan vastaavaan tapaan kuin tuloslaskelma; päättyvän vuoden tiedot haetaan tasetilin merkinnöistä ja vertailutieto edellisen vuoden taseesta. Lisätty 25.4.2012: Jos merkintä on tasetilin debet-puolella, se tarkoittaa positiivista tietoa vastaavissa ja negatiivista tietoa vastattavissa; kredit-puolella toisin päin.

Esimerkkiyhdistykselle syntyy tällainen tase:

Taseesta on syytä tarkastaa, että siihen laskettu “vastaavaa yhteensä” on yhtä suuri kuin “vastattavaa yhteensä”; sitä kutsutaan tällöin taseen loppusummaksi. Samoin on syytä tarkistaa, että tuloslaskelma ja tase sisältävät samankokoisen tilikauden ylijäämän (alijäämän). Lisäksi, mikäli taseessa ei ole negatiivisia eriä, on syytä tarkistaa, että taseen loppusumma on sama kuin tasetilin debet- ja kredit-rivien samansuuruiset loppusummat. Jos taseessa on negatiivisia eriä muualla kuin omassa pääomassa, on syytä epäillä laatimisvirhettä. (Kappaletta korjattu 25.4.2012 kommenteissa esitetyn palautteen perusteella.)

Tuloslaskelman ja taseen laatimisessa käytin hyväksi Google Docs -taulukkolaskentaa.

Seuraavalla kerralla kirjoitan tällaisen tilinpäätöksen viimeistelemisestä lainmukaiseen kuntoon.