Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 6

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä; useimmilla yhdistyksillä aikaraja tulee runsaan viikon päästä vastaan.

Tilinpäätöstä laatiessa on syytä muistaa, että sen saattaa lukea yhdistyksen ulkopuolinenkin taho. Pienillä yhdistyksillä ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta julkistaa tilinpäätöstään, mutta esimerkiksi rahoittajatahot saattavat haluta nähdä aiemmat tilinpäätökset. Tämä poikkeaa esimerkiksi kirjanpidosta ja tositeaineistosta, joita ei normaalioloissa tarvitse näyttää muille kun hallitukselle ja tilin- tai toiminnantarkastajille.

Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan taloudesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta. Tämän lisäksi kirjanpitolaki määrää joukon yleisiä tilinpäätösperiaatteita:

  • oletus kirjanpitovelvollisen toiminnan jatkuvuudesta
  • johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisessa tilikaudesta toiseen
  • huomion kiinnittäminen liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon
  • tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus
  • tilinavauksen perustuminen edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen
  • tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen huomioon ottaminen riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä
  • kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus

Mikäli juoksevassa kirjanpidossa on rikottu jotain näistä periaatteista (mikä on osin sallittua), on ennen tilinpäätöksen laatimista tilanne oikaistava.

Tilinpäätöksen laatimisessa on useita vaiheita:

  1. Käydään juokseva kirjanpito läpi ja oikaistaan löytyneet virheet sekä poikkeamat yllä mainituista periaatteista.
  2. Aktivoidaan sellaiset kulut, jotka voidaan aktivoida.
  3. Tarkastetaan vastaavien kirjanpitoarvojen oikeellisuus. (Lisätty 25.4.2012)
  4. Tarvittaessa lasketaan ja kirjataan poistot.
  5. Laaditaan kirjanpidosta raakaversiot tuloslaskelmasta ja taseesta.
  6. Laaditaan tase-erittelyt.
  7. Laaditaan tilinpäätöksen liitetiedot.
  8. Laaditaan ja sidotaan tasekirja.
  9. Päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Käydään kukin vaihe osaltaan läpi.

Poikkeamat periaatteista

Yleisin juoksevassa kirjanpidossa esiintyvä poikkeama tilinpäätösperiaatteista laskujen kirjaaminen sitä mukaan kuin ne maksetaan. Tämä on täysin sallittu menettely (tilikauden aikana); sitä kutsutaan maksuperusteiseksi kirjanpidoksi.

Tilinpäätöstä varten on kuitenkin tutkittava kaikki laskut (riippumatta siitä, onko kyse yhdistyksen kirjoittamasta vaiko yhdistyksen maksettavasta laskusta) ja kirjattava tilikaudelle ne, jotka sinne kuuluvat. Kriteeri on: jos laskun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu vastaava reaalimaailman tapahtuma sattui tilikaudella, pitää lasku kirjata tilikauden kirjanpitoon riippumatta siitä, milloin se on maksettu. Normaalisti tällainen maksamaton lasku kirjataan joko myyntisaamisten tai ostovelkojen tilille. Tätä kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi.

Lisäksi on tutkittava myös tilikauden päättymisen jälkeen lähetetyt ja vastaanotetut laskut sekä ilman laskua maksetut (sekä tulevat että lähtevät) maksut aina tilinpäätöksen laatimiseen asti. Myös nämä tulee kirjata päättyneelle tilikaudelle (siirtovelaksi tai siirtosaamiseksi), jos maksun perusteena oleva tavaran luovutus tai palvelun suoritus tai muu sellainen sattui tilikaudella. Tositteeksi voidaan hyvin ottaa löydetty lasku tai maksutapahtuman tosite, kunhan siihen liittää riittävän selvityksen siitä, että kirjaus tosiaan kuuluu edelliselle tilikaudelle.

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi tulla esille tuottoja tai kuluja, jotka kuuluisivat jo päätetylle tilikaudelle. Nämä kirjataan suoraan edellisten tilikausien ylijäämän (alijäämän) tilille, ei tulo- tai menotileille. Tällaiset tapahtumat tulee selostaa kirjausvuoden tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi tulee harkita, antaako laadittu tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan kyseisen tilikauden tapahtumista havaittu virhe huomioon ottaen; jos ei, myös kyseinen tilinpäätös pitää korjata. Mahdollinen korjattu tilinpäätös pitää uudelleen tilin- tai toiminnantarkastaa ja antaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi).

Kirjanpitoarvojen tarkastaminen

Kirjoitan tästä aiheesta myöhemmin.

Kulujen aktivointi ja poistot

Kirjoitan näistä aiheista osassa 8.

Tuloslaskelman raakaversion laatiminen

Jos yhdistys käyttää aiemmin esittelemääni taulukkolaskentamenetelmää juoksevassa kirjanpidossa, voi raakaversiot tuottaa esimerkiksi edellisen kirjoituksen ohjeiden mukaan. Jos kirjanpito tehdään kirjanpito-ohjelmalla, saadaan sieltä yleensä raakaversiot valmiiina.

Tase-erittelyiden laatiminen

Tilinpäätöksen tueksi on laadittava erittelyt kaikista taseen eristä oman pääoman eriä lukuunottamatta. Kustakin erästä tulee esittää, mistä se koostuu; esimerkiksi ostovelkojen erittely tarkoittaa luetteloa tilinpäätöspäivänä maksamatta olleista ostoveloista. Pysyvien vastaavien, ja vain niiden, osalta saadaan esittää tilikauden aikana tapahtuneet muutokset.

Esimerkkiyhdistyksen tase-erittelyt ovat hyvin yksinkertaiset, koska tasekin on yksinkertainen:

Siirtosaamiset
Kiimingin osuuspankki: Pankkitilin korko vuodelta 2011 0,87 €
0,87 €
Rahat ja pankkisaamiset
Pankkitili FI37 1590 3000 0007 76 107,50 €
107,50 €
Lyhytaikaiset ostovelat
Nettipulju Oy: Yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu 20,00 €
20,00 €
Lyhytaikaiset siirtovelat
Kiimingin osuuspankki: joulukuun palvelumaksut 1,00 €
1,00 €

Tase-erittelyt on päivättävä ja laatijansa allekirjoitettava.

Lisäys 25.4.2012: Tase-erittelyt eivät sisälly tilinpäätökseen mutta ne on annettava tilin- tai toiminnantarkastajalle ja säilytettävä asianmukaisesti. Niitä ei kuitenkaan normaalisti tarvitse antaa tilinpäätöksen mukana ulkopuolisten tarkasteltavaksi.

Liitetietojen laatiminen

Tilinpäätöksen pakolliset liitetiedot ovat pienen yhdistyksen tapauksessa käytännössä olemattomat. Kirjanpitoasetuksen 2:11 § kertoo, että pienen yhdistyksen on liitetietoina on esitettävä

  • annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
  • peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaanrahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Kumpaakaan ei pienissä yhdistyksissä yleensä esiinny.

Lisäys 25.4.2012: Pakollisten liitetietojen lisäksi yhdistyksen tulee antaa liitetietona sellaiset tiedot, joita ilman tilinpäätös ei anna oikeita ja riittäviä tietoja yhdistyksen toiminnan taloudesta ja taloudellisesta asemasta.

Yhdistys saa toki halutessaan laatia täysimittaiset liitetiedot (ks. kirjanpitoasetuksen 2 luku). Kirjoitan niistä ehkä myöhemmin.

Tasekirja

Yhdistyksen on laadittava tasekirja, joka sisältää seuraavat asiakirjat:

  • tase
  • tuloslaskelma
  • rahoituslaskelma (jos on)
  • liitetiedot (jos on)
  • toimintakertomus (jos on)
  • luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä niiden säilytystavat

Lisäksi tasekirjaan (yleensä sen loppuun) laaditaan tila hallituksen allekirjoitukselle.

Jos yhdistyksellä on tilintarkastajat, on kohteliasta lisätä allekirjoitustilan alle valmiiksi tilintarkastuslain mukainen tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (esimerkiksi tällainen: “Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” plus paikka päiväykselle ja allekirjoitukselle). Toiminnantarkastaja ei tee tasekirjaan tilinpäätösmerkintää eikä sellaista siksi pidä tasekirjaan valmiiksi kirjoittaa. Myöskään tilin- tai toiminnantarkastuskertomusta ei pidä laatia tarkastajan puolesta. [Kappaletta täydennetty 27.4.2012]

Rahoituslaskelma ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen.

Kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus ei ole pienelle yhdistykselle pakollinen. Jos yhdistys sen kuitenkin laatii, sen on täytettävä kirjanpitolain 3:1 §:n sille asettamat vaatimukset:

Toimintakertomuksessa on arvioitava kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden tasapuolisesti ja kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä sekä muita kirjanpitovelvollisen [...]toiminnan kehittymiseen vaikuttavia seikkoja samoin kuin sen taloudellista asemaa ja tulosta. Arvion tulee sisältää keskeisimmät tunnusluvut kirjanpitovelvollisen [...]toiminnan sekä taloudellisen aseman ja tuloksen ymmärtämiseksi. Tässä tarkoituksessa on myös esitettävä tunnusluvut ja muut tiedot henkilöstöstä ja ympäristötekijöistä sekä muista mahdollisista kirjanpitovelvollisen [...]toiminnassa merkityksellisistä seikoista. Tarvittaessa arviossa on esitettävä täydentävää tietoa ja lisäselvityksiä tilinpäätöksessä ilmoitetuista luvuista.

Sen lisäksi, mitä [edellä] säädetään, toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä selvitys tutkimus- ja kehitystoiminnan laajuudesta. Kirjanpitovelvollinen, joka ei ole [kirjanpitolain] nojalla velvollinen liittämään toimintakertomusta tilinpäätökseensä, voi laatia toimintakertomuksensa siten, että se sisältää vain edellä tässä momentissa tarkoitetut tiedot.

Kirjanpitolautakunta toisaalta huomauttaa seuraavasti:

[A]atteellisten yhdistysten, kuten muunkin yhteisön tai säätiön säännöissä tai yhtiöjärjestyksissä saattaa olla ”toimintakertomukseksi” nimetystä asiakirjasta määräyksiä, jotka koskevat muita kuin luonteeltaan taloudellisia seikkoja. Kirjanpitolautakunta pitää selvyyden kannalta tärkeänä, että tämä asiakirja pidetään erillään kirjanpito-oikeudellisesta toimintakertomuksesta: tarkoituksenmukaista on, ettei sitä liitetä tilinpäätökseen KPL 3:1.4 §:n mukaisesti eikä siihen sisällytetä kirjanpitolaissa tai muualla laissa säädettyjä taloudellisia tietoja. Niin ikään tällaisissa yhteisöissä tulisi harkita sääntöjen tarkentamista siten, että säännöissä tämä asiakirja nimettäisiin esimerkiksi ”vuosikertomukseksi” toimintakertomuksen sijasta.

Tasekirja on syytä laatia tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmassa siistiksi, yhtenäiseksi esitykseksi. Sen sivut tai aukeamat on numeroitava ja se on sidottava viimeistään välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen (eli allekirjoituksen) jälkeen.

Tasekirjan sidontavaatimus tarkoittaa, että se ei saa olla irtolehdillä. Nidonta ei myöskään riitä. Se pitää sitoa jollakin sellaisella menetelmällä, että sivuja ei voi irroittaa eikä vaihtaa jättämättä siitä jälkeä.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen

Tilinpäätös ja mahdollinen kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus on päivättävä ja yhdistyksen hallituksen allekirjoitettava. Käytännössä allekirjoitukset kirjoitetaan tasekirjaan nille varatulle paikalle. Allekirjoituksen tekee päätösvaltainen hallitus, ja se on suositeltavaa tehdä kokouksessa pöytäkirjaan merkittävänä asiana.

Monissa yhdistyksissä hallitus vaihtuu samalla kun tilikausikin. Pitää huomata, että allekirjoittajan on oltava päätösvaltainen ja toimivaltainen allekirjoitushetkellä, joten tällaisessa yhdistyksessä sen tekee uusi, ei vanha hallitus!

Lopuksi

Seuraavassa osassa kirjoitan kirjanpitoaineiston säilytyksestä.

2 thoughts on “Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 6

  1. Terve,

    Kirjoitit että:
    “Toiminnantarkastaja ei tee tasekirjaan tilinpäätösmerkintää eikä sellaista siksi pidä tasekirjaan valmiiksi kirjoittaa.”

    Kuitenkin Prh sanoo toiminnantarkastamista ohjeistavilla sivuillaan (http://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/toiminnantarkastus.html) näin:

    Merkintä tasekirjaan
    Toiminnantarkastajan olisi hyvä kirjata tasekirjaan merkintä suoritetusta toiminnantarkastuksesta. Tasekirja päivätään ja allekirjoitetaan ja tasekirjaan tehtävässä merkinnässä todetaan että ”suoritetusta toiminnantarkastuksesta on annettu kertomus”.

    Merkintää tilintarkastamisesta tehdä, mutta sen tilalle pitäisi siis käsittääkseni tulla ym. merkintä toiminnantarkastuksesta.

    Kiitos todella hyödyllisestä artikkelisarjasta!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>