Erittäin pienen yhdistyksen kirjanpito taulukkolaskennalla — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 4

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 3.1.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto).]

Joidenkin pienten yhdistysten kirjanpidon voi hyvin hoitaa taulukkolaskentaohjelmalla. Tämä sopii erityisesti yhdistyksille, joille kaikki seuraavat väittämät pätevät:

  • Yhdistyksellä ei ole muuta varallisuutta kuin pankkitilillä olevat rahat (ja vähäisiä määriä lyhytaikaisia saatavia).
  • Yhdistyksellä on kirjanpitoon kuuluvia tapahtumia vähän (reilusti alle sata vuodessa).
  • Yhdistyksellä on vain kourallinen rahaa vaativia toimintamuotoja.
  • Yhdistys ei maksa mitään verokortilla.
  • Yhdistyksellä ei ole rahastoja eikä lainoja.

Mitä huonommin yhdistys täyttää nämä ehdot, sitä huonommin nyt esitettävä menetelmä sopii sille.

Seuraavassa Google Spreadsheet -dokumentissa on erään tällaisen, kuvitteellisen yhdistyksen juokseva kirjanpito vuodelta 2011. Siitä puuttuvat tilinpäätösviennit (joista kirjoitan myöhemmin):

(Korjasin dokumenttia 11.4.2012 muuttamalla lyhytaikaiset saamiset ja velat siirtosaamisiksi ja -veloiksi. Lisäsin 16.4.2012 dokumenttiin ostovelat- ja myyntisaamiset-tilit sekä kaksi ostovelkatapahtumaa.)

(Lisäys 21.3.2013: Vaikka esimerkki onkin laadittu Google Docs -järjestelmään, ei todellista kirjanpitoa kannata tehdä minnekään pilvipalveluun ilman tarkkaa harkintaa, koska käyttäjällä ei ole riittävää kontrollia siihen, missä nämä tiedot säilytetään ja ovatko tiedot myös jatkossa tallessa. Käytä mielummin omalla koneellasi olevaa taulukkolaskentaohjelmaa, ja tee varmuuskopioita tunnollisesti.) Tilikaudella, joka alkaa 1.1.2016 tai sen jälkeen, ei ole mitään estettä käytttää pilvipalvelua kuten Google Docs kirjanpidossa. Muista kuitenkin pitää huoli varmuuskopioinnista!

Tällainen dokumentti on pääpäiväkirja eli päiväpääkirja: kirjanpitokirja, joka toimii samanaikaisesti päiväkirjana (jossa tapahtumat esitetään aikajärjestyksessä) ja pääkirjana (jossa kunkin tilin kirjaukset esitetään yhdessä). Päiväkirja on, kuten huomataan, luettavissa riveiltä ja pääkirja sarakkeilta (joissa tilit on esitetty t-tilimuodossa).

Pääpäiväkirjan tilit pitää vuoden alussa suunnitella. Jos yhdistys ei ole vasta perustettu, otetaan lähtökohdaksi edellisen vuoden tilinpäätös. Pääpäiväkirjaan luodaan tili jokaiselle sellaiselle erälle (väli- ja loppusummia lukuunottamatta), joka löytyy tuloslaskelmasta tai taseesta, tietyin poikkeuksin. (Valitettavasti tällä hetkellä ei ole tiedossa, mitä eriä 1.1.2016 tai sen jälkeen alkavan tilikauden tuloslaskelmassa tai taseessa vaaditaan. Alla olevat tilit perustuvat siten pääosin vanhaan lakiin.) Jos yhdistys on vasta perustettu, joudutaan tilit valitsemaan sen perusteella, minkälaista toimintaa yhdistyksellä arvellaan olevan. Seuraavassa on lueteltu esimerkkiyhdistyksen tilit:

  • Siirtosaamiset: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistykselle maksetut maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole myynntisaamisista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä siirtämään pankkitilin koron (joka maksetaan seuraavan vuoden puolella) oikean vuoden kirjanpitoon. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset saamiset”.)
  • Myyntisaamiset: Tämän tilin debet-puolelle kirjataan ne yhdistyksen kirjoittamat myyntilaskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Kredit-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana (tai poikkeuksellisesti aiemmin) tämän tilin debet-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä ei ollut tällaisia tapahtumia. (Tili lisätty 16.4.2012.)
  • Pankkitili: Yhdistyksellä on yksi pankkitili, ja tämä kirjanpidon tili seuraa sitä.
  • Varsinaisen toiminnan tuotot ja Varsinaisen toiminnan kulut: Varsinaisella toiminnalla tarkoitetaan yhdistyksen sääntömääräisen tarkoituksen toteuttamista.
  • Varainhankinnan tuotot ja Varainhankinnan kulut: Varainhankintaa on se yhdistyksen toiminta, joka tähtää yhdistyksen varojen kartuttamiseen. Yhdistyksen jäsenten maksamat jäsenmaksut ovat varainhankinnan tuottoja.
  • Rahoitustoiminnan tuotot ja Rahoitustoiminnan kulut: Rahoitustoiminnan tuotot tarkoittavat lähinnä yhdistyksen säästöistä kertyviä korkotuottoja. Rahoitustoiminnan kuluja voisivat olla esimerkiksi lainan korot ja kulut, samoin säästöjen tuottavasta sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Pankkitilin kuluja en kirjaa tänne, koska niillä maksetaan yleensä maksuliikenteestä, ei koron hankinnasta.
  • Yleisavustukset: Näitä ovat yhdistyksen saamat avustukset, joita ei ole rajoitettu mihinkään tiettyyn tarkoitukseen. Lahjoituksen, johon ei liity käyttörajoituksia, voi kirjata tänne taikka varainhankinnan tuottoihin, kunhan kirjaa kaikki tällaiset samalle tilille.
  • Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä): Tätä tiliä ei juoksevassa kirjanpidossa käytetä mutta sitä tarvitaan tilinavauksessa.
  • Siirtovelat: Tätä tiliä käytetään siirtämään tilikaudelle kuuluvat mutta tilikauden jälkeen yhdistyksen maksamat maksut oikealle tilikaudelle siltä osin kuin kyse ei ole ostoveloista. Esimerkkiyhdistys käyttää tätä lähinnä kohdistamaan joulukuun pankkikulut (jotka veloitetaan seuraavassa tammikuussa) oikealle vuodelle. (Korjattu 11.4.2012: aiemmin tämä oli “lyhytaikaiset velat”.)
  • Ostovelat: Tämän tilin kredit-puolelle kirjataan ne yhdistyksen tekemistä ostoksista johtuvat laskut, jotka ovat tilikauden päättyessä vielä maksamatta. Debet-puolelle kirjataan maksut, jotka kohdistuvat edellisen tilikauden aikana tämän tilin kredit-puolelle kirjattuihin laskuihin. Esimerkkiyhdistyksellä on vuosittain yksi tällainen lasku: yhdistyksen nettisivujen vuosimaksu maksetaan eräpäivänään, vuodenvaihteen jälkeen. (Tili lisätty 16.4.2012.)

Jokainen tili on, kuten huomataan, esitetty t-tilimuodossa.

Kun tilit on valittu ja taulukkolaskentataulukkoon lisätty, on tehtävä tilinavaus (paitsi jos yhdistys on juuri perustettu ja kyse on sen ensimmäisestä tilikaudesta). Tilinavauksessa kopioidaan edellisen tilikauden tilinpäätöksen taseesta kunkin erän arvo sitä vastaavalle tilille (lisäys 16.4.2012: jos erää vastaa useampi tili, pitäisi erittelyn löytyä joko tilinpäätöksen liitetiedoista tai tilinpäätökseen liittyvästä tase-erittelyasiakirjasta). Taseen erät “Tilikauden ylijäämä (alijäämä)” ja “Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä)” lasketaan yhteen ja kirjataan edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) -tilille, ellei kyseisessä tilinpäätöksessä ole muuta määrätty. Tilinavaus ei ole varsinainen tapahtuma, joten se ei välttämättä tarvitse tositetta, mutta olen itse yleensä ottanut kopion kyseisestä tilinpäätöksestä ja käyttänyt sitä ikään kuin se olisi tilinavauksen tosite.

Esimerkkiyhdistyksen tilinavaus perustuu seuraavaan taseeseen 31.12.2010 (lisätty 16.4.2012):

VASTAAVAA
Vaihtuvat vastaavat
Lyhytaikaiset saamiset
— Siirtosaamiset 0,50 0,50
Rahat ja pankkisaamiset 100,00
100,50
VASTATTAVAA
Oma pääoma
Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) 95,00
Tilikauden ylijäämä (alijäämä) -16,50
Vieras pääoma
Lyhytaikaiset velat
— Ostovelat 20,00
— Siirtovelat 2,00 22,00
100,50

Yhdistyksellä ei ole käteiskassaa ja sillä on vain yksi pankkitili.

Tilien lisäksi pääpäiväkirjassa on sarake tapahtuman päiväykselle, tapahtuman todentavan tositteen numerolle sekä selitteelle.

  • Tapahtuma päivätään tässä järjestelmässä maksupäivälle, jos se sisältää kirjauksen pankkitilille. Esimerkkikirjanpidossa on lisäksi kaksi vuoden viimeiselle päivälle kirjattua tapahtumaa; niiden maksu tapahtuu seuraavan vuoden puolella mutta maksussa on kyse tilikaudelle kuuluvasta kulusta tai tuotosta.
  • Tositteet numeroidaan juoksevasti alkaen ykkösestä ja hyppäämättä minkään numeron yli. Tositenumero kirjoitetaan itse tositteeseen selkeällä ja pysyvällä tavalla.
  • Selitteessä kerrotaan lyhyesti, minkälaisesta tapahtumasta oli kyse.

Esimerkkikirjanpidon taulukkolaskentadokumentissa on lisäksi kolme apusaraketta: kaksi viimeistä laskevat yhteen rivin debet-merkinnät ja kredit-merkinnät, ja ensimmäinen sarake varoittaa, jos debet ja kredit eivät ole tasan.

Seuraavassa osassa kerron, miten tällaisesta kirjanpidosta laaditaan tuloslaskelma ja tase.

23 thoughts on “Erittäin pienen yhdistyksen kirjanpito taulukkolaskennalla — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 4”

  1. Olen jo pitkään etsinyt ohjeita pienen yhdistyksen kirjanpitoon. Tämä on ensimmäinen todella selkeä ja kattava esitys, jonka olen löytänyt netistä, ja se on ollut minulle suureksi avuksi. Jään kärsimättömästi odottamaan jatko-osia, jotka käsittelevät tilinpäätöstä, taseita, vastaavaa ja ja vastattavaa sekä muita itselleni vaikeasti aukeavia käsitteitä. Tuskin maltan odottaa.

    Suurkiitos tekijälle!!!

  2. Tuli vielä mieleen seuraavanlainen kysymys: Jos yhdistys ei varojen uupuessa pystynyt maksamaan laskua, jonka eräpäivä sijoittui päättyneen tilikauden loppupuolelle, ennen kuin vasta uuden tilikauden alussa, niin miten tämä merkitään päiväpääkirjaan ja taseeseen?

    a) Merkitäänkö maksamaton lasku päiväpääkirjaan Varsinaisen toiminnan kulujen debet-palstaan ja Siirtovelkojen kredit-palstaan?

    b) Miten tämä maksamaton lasku siirretään ja merkitään uuden tilikauden päiväpääkirjaan? Ja miten sen maksaminen tulisi sinne merkitä?

    c) Merkitäänkö tämä päättyneen tilikauden puolella maksamattomaksi jäänyt lasku taseen vastattavaa-osaan vieraana pääomana lyhytaikaiseksi velaksi?

  3. Tarkoitus on kirjoittaa tuosta tarkemmin myöhemmässä jutussa, mutta vastaan kysymykseen.

    Sillä ei ole merkitystä, mikä on laskun eräpäivä, eikä sillä, maksetaanko se ajoissa tai myöhässä. Lasku kuuluu sille tilikaudelle, jolloin laskun kohteena oleva tavara tai palvelu vastaanotettiin.

    a) Jos lasku kuuluu tilikaudelle 2011 ja on vuoden 2011 lopussa (mistä syystä tahansa) maksamatta, kirjataan se vuonna 2011 per kulutili an ostovelat (eli kulutilin debetiin ja ostovelat-tilin kreditiin). Ostovelat-tiliä ei esimerkkiyhdistyksellä ollut, koska halusin pitää esimerkin yksinkertaisena, mutta se tarvitaan, jos yhdistyksellä on maksamattomia laskuja tilivuoden vaihtuessa. Kulutilin valinta riippuu siitä, mihin tarkoitukseen ostos tehtiin. (Jos ostos on kone, laite tms jolla on käyttöä useana vuonna ja jonka arvo ei ole vähäinen, asia mutkistuu. Kirjoitan siitä myöhemmin.)

    c) Tilinpäätöksessä ostovelat näkyvät taseen vastattavissa lyhytaikaisena vieraana pääomana joko omana eränään tai liitetiedoissa eriteltynä.

    b) Tilinavauksessa kopioidaan tilinpäätöksen tai sen liitetietojen osoittama ostovelkojen kokonaismäärä ostovelat-tilille. Kun edelliselle vuodelle kuulunut lasku maksetaan pankkitililtä, se kirjataan per ostovelat an pankkitili (eli ostovelkojen debetiin ja pankkitilin kreditiin). Tositteena tällöin on maksukuitti tai tiliotteen maksumerkintä. Selitteessä on hyvä viitata edellisen vuoden tositteeseen (esim. “Maksetaan ostovelka 32/2011”).

  4. Taidan tänään saada hommakseni pienen yhdistyksen kassan hoidon. Aijon ehdottaa tätä kirjanpitotyökaluksemme. Viime vuoden kirjanpito on retuperällä ja arvelen sen johtuvan työläästä käytännöstä, kokonaan manuaalisesta menetelmästä.
    Jos ehdotukseni menee läpi, kysymyksiä saatta tulla.
    Tosin systeemi vaikuttaa selkeältä ja on seikkaperäisesti esitellyltä. Haluaisin auttaa tulevia kassanhoitajia ja kirjanpitäjiä ottamalla käyttöön hyvän työkalun.

  5. Kiitos vinkistä tutustua ilmaisiin kirjanpito-ohjelmiin Konkurssi ja Tilitin. Latasin Tilittimen veikeän nimensä takia. Hyvin se on toiminut kokeiluissani. Hienoa on esim monet valmiit tulostuspohjat. Tällä aion ruveta tekemään todellisen yhdistyksen kijanpidon. Vuoden 2013 kirjanpito on tehty käsin kirjaan kirjoittaen. Virheitä on tllut ilmi tilinpäätösvaiheessa ja niitä nyt korjailevat. Vielä tässä kuussa arvelen pääseväni alkuun kuluvan vuoden juoksevan kirjanpidon kanssa. Jälkikorjailut saattavat hankaloittaa minun aloitusta.

  6. Enpä ole Konkurssista aiemmin kuullut, eikä Googlekaan sitä löydä.

    Pitäisi jossain välissä kirjoittaa näistä ohjelmista oma juttunsa. Tilitintä itsekin käytän yhdistyksen kirjanpidossa.

  7. Moi, ensiksi syvä kumarrus hattu kourassa näistä sivuista, todella suuri apu ollut sen jälkeen kun ajauduin erään yhdistyksen rahastonhoitajaksi!

    Kysymys, mistä muodostuu edellisten tilikausien yli-/alijäämä? Esimerkkitaulukossasi 2010 vuoden Vastattavaa Yhteensä vähennettynä siirtoveloilla on 2011 vuoden päiväpääkirjassa edellisten tilikausien ylijäämänä. Tuleeko minun toimia samoin, sillä edellisen kirjanpitäjän vastattavaa yhteensä summaa käytettyäni oma kirjanpitoni näyttää vastaavaa – vastattavaa juurikin siirtovelkojen verran miinusta?

  8. Mihin käytit edellisen kirjanpitäjän vastattavaa yhteensä -summaa?

    Edellisten kausien yli- tai alijäämä on pääsääntöisesti yhtä kuin edellisen vuoden taseen edellisten kausien yli- tai alijäämä ynnä edellisen vuoden taseen tilikauden yli- tai alijäämä. Tähän on harvinaisia poikkeuksia, mutta niistä tuskin on tapauksessasi kyse.

    Kuten itse jutussa kirjoitin:

    Taseen erät “Tilikauden ylijäämä (alijäämä)” ja “Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä)” lasketaan yhteen ja kirjataan edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) -tilille, ellei kyseisessä tilinpäätöksessä ole muuta määrätty.

    Jos vastaavaa ja vastattavaa eivät päädy samaan loppusummaan, jossain kohtaa on tehty virhe.

  9. Kirjoitit:
    > Vaikka esimerkki onkin laadittu Google Docs -järjestelmään, ei todellista kirjanpitoa kannata tehdä minnekään pilvipalveluun

    Neuvoisin itse asiassa päinvastoin: tee kirjanpito Google Sheetsiin tai vastaavaan pilvipalveluun, se on turvallisempi paikka säilyvyyden kannalta kuin oma kone (joka voi hajota paljon herkemmin, eikä sitä varmuuskopiota kuitenkaan tullut tehtyä), ja on myös helpompi jakaa kirjanpito muiden yhdistysjäsenten kanssa. Kannattaa kuitenkin varmistaa tiedot lataamalla ne myös omalle koneelle, esimerkiksi exporttaamalle ne Excel-tiedostoon, varsinkin kirjanpitokauden päättyessä.

  10. Hei, jos kirjaan laskuja nyt myyntisaamisiin ja myöhemmin todetaan, ettei niitä maksettu eikä haluta ruveta karhuamaan (esim. eronneiden jäsenten viime vuoden maksamaton jäsenmaksu, pieni summa) niin miten kirjaan sen seuraavan vuoden kirjanpidossa? Nyt käsitän, että kun laitan saamisiin tilinpäätöksessä niin kun maksu on suoritettu, kirjaan sen pois saamisista. Eli on edellisen tilikauden tuottoja, eikä lasketa tuotoksi uudelle tilikaudelle. Ymmärränkö nyt oikein?

  11. Jos aiempana vuonna taseeseen kirjattu saaminen todetaan arvottomaksi (esimerkiksi päätetään ettei sitä jatkossa peritä), niin se kirjataan kuluksi (per Muut varainhankinnan kulut an Saamiset).

    Vastaava alaskirjaus pitää tehdä jos saaminen todetaan arvottomaksi vaikka sen perintää yritettäisiinkin jatkaa.

    Näin pitää tehdä viimeistään, kun saaminen lain nojalla vanhenee.

  12. Kiitos paljon! Nämä sivut ovat todella auttaneet, kun ajatteli että eiköhän tämä pienen yhdistyksen tilinpäätöskin onnistu omin voimin :)

  13. Miten on oikea tapa viedä kirjanpitoon:
    Henkilö ostaa jotakin yhdistykselle omalla rahallaan ja lähettää sitten kuittit rahastonhoitajalla maksettavaksi. Voiko tehdä esim niin, että
    pankkitili an toimintakulut per ja toimintakulut an siirtosaamiset/velat per??
    Vaiko Miten ja onko tarpeellista oikeastaan viedä siirtovelkoihin. Voisiko tehdä yksinkertaisesti vain pankkitilin ja toimintakulujen kirjauksen.

  14. Jos kaupungin, valtion tms. myöntämät mihinkään tiettyyn tarkotukseen kohdentamattomat avustukset kirjataan yleisavustuksiin, niin minne kirjataan tiettyyn tarkoitukseen kohdennetut hankeavustukset/kohdeavustukset? Varainhankintaan?

  15. Petri:

    Kuten huomaat alla olevan selityksen monimutkaisuudesta, heti kun alkaa tulla kohdeavustuksia, ei tässä postauksessa kuvattu menetelmä enää kunnolla toimi. Käytä oikeaa kirjanpito-ohjelmaa kuten Tilitin.

    Avustuksen kohteena olevalla toiminnalla (jatkossa projekti) pitää olla omat tulo- ja kulutilinsä, jotka menevät tuloslaskelmassa varsinaiseen toiminnan tai varainhankinnan alle sen mukaan, kummasta projektissa on kyse.

    Lisäksi kannattaa erottaa projektin saama avustus muista projektin tuloista omaksi tilikseen.

    Mahdollisesti tarvitaan lisäksi saatujen ennakkojen tili, joka tulee taseeseen vieraan pääoman alle omana eränään ennen ostovelkoja.

    Kun avustusta maksetaan, on kaksi vaihtoehtoa:
    (a) jos takaisinperintä on mahdollista, se kirjataan yhdistyksen velaksi avustajalle (per pankkitili an saadut ennakot)
    (b) jos takaisinperintä on mahdotonta, se kirjataan projektin tuloksi (per pankkitili an projektin avustustuotot).

    Jos maksettua avustusta on kirjattu yhdistyksen velaksi, se kirjataan velasta yhdistyksen tuloksi (per saadut ennakot an projektin avustustuotot), kun avustuksen takaisinperintäuhka on lopullisesti poistunut.

    Sen arviointi, onko takaisinperintäuhka olemassa, pitää tehdä varovasti. Kirjaa mielummin ennakkomaksuksi kuin tuloksi, jos et ole varma.

    Mahdollinen takaisinperintä kirjataan ennakkomaksun takaisinmaksuna (per saadut ennakot an pankkitili).

    Jos avustuksen käyttötarkoitus on juridisesti rajoitettu (eli avustusta ei saa laillisesti käyttää muuhun tarkoitukseen), tilinpäätöstä valmisteltaessa pitää laskea projektille kirjattujen avustustuottojen ja kulujen erotus. Mahdollinen ylijäämä tulee rahastoida ja mahdollista alijäämää voi kattaa purkamalla olemassaolevaa kyseisen projektin rahastoa. Tästä pitää kirjoittaa laajemmin toiste.

    Mahdollinen avustustaholle laadittava tilitys tulee perustaa kirjanpitoon eli sen luvut pitää voida johtaa kirjanpidon tilien saldoista. Tämän vuoksi projekti tarvitsee omat tilinsä.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *