Juokseva kirjanpito — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 3

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Jokaisen yhdistyksen säännöissä määrätään yhdistyksen tilikausi. Se on 12 kuukauden mittainen ajanjakso, monissa yhdistyksissä 1.1.–31.12. Tilinpäätös, josta kirjoitin viimeksi, laaditaan tilikauden päätyttyä tilikauden päättymispäivän tilanteen mukaan. Kun se on valmis, voidaan ryhtyä pitämään kuluvan tilikauden juoksevaa kirjanpitoa.

Juokseva kirjanpito on sitä, kun yhdistyksen meno, tulo, rahoitustapahtuma tai niiden korjaus- tai siirtoerä kirjataan tositteen perusteella kirjanpitojärjestelmään tai -kirjoihin. Siihen sisältyy myös säännöllisesti tehtävät täsmäytykset eli kirjanpidon tietojen vertaaminen muihin tietolähteisiin (esimerkiksi täsmäytyksessä voidaan tarkastaa, että pankkitilin saldo todella on se, mitä kirjanpito väittää).

Kirjanpitolain 2:4 §:n mukaan juokseva kirjanpito saa olla korkeintaan neljä kalenterikuukautta todellisuutta jäljessä: tammikuun tapahtumat pitää kirjata juoksevaan kirjanpitoon viimeistään huhtitoukokuussa jne. Pienissä yhdistyksissä tätä sääntöä on usein tapana rikkoa surutta ­– mahtavatko kaikki yhdistykset edes tätä lakipykälää tietää? – ja laatia kirjanpito tilikauden päätyttyä koko vuodelta. Tällaisessa menettelyssä on muitakin ongelmia kuin laittomuus: ajan tasalla olevasta kirjanpidosta on mahdollista seurata talousarvion toteutumista paljon helpommin kuin millään satunnaisilla, kirjanpidon ulkopuolisilla laskelmilla. Lisäksi kirjanpidon laatiminen ajallaan mahdollistaa tositteissa ja tapahtumissa olevien epäselvyyksien (joita on aina) selvittämisen silloin, kun asiat ovat vielä suhteellisen tuoreessa muistissa kaikilla osapuoillla.

Kirjanpidon tilit

Juokseva kirjanpito perustuu tileihin – kirjanpitoa sanotaankin usein tilinpitämiseksi tai tilien tekemiseksi. Tilillä ei kuitenkaan kirjanpidon yhteydessä tarkoiteta samaa kuin yleiskielessä: pankkitiliä vastaa kirjanpidon tili, mutta on olemassa runsaasti kirjanpidon tilejä, jotka eivät vastaa millään tavalla mitään pankkitiliä.

Kirjanpidon tilillä on nimi. Nimen lisäksi sillä voi olla erillinen tunnus; esimerkiksi kirjanpito-ohjelmat yleensä vaativat, että tilille annetaan neli- tai viisinumeroinen tilinumero. Tilin nimi kertoo, mitä asiaa tili seuraa. Jonkin tilin nimi voi olla esimerkiksi “Säästötili”, jolloin siinä seurataan yhdistyksen (ainoaa) säästötiliä jossain pankissa.

Tilille tehdään kirjauksia. Kirjaukseen sisältyy aina jokin (positiivinen) rahasumma. Jokainen kirjaus lisäksi merkitään joko debet- tai kredit-kirjaukseksi. Huomaa, että näillä nimillä ei ole mitään tekemistä debit- ja credit-korttien kanssa! Kredit ei tässä yhteydessä myöskään tarkoita luottoa. Debet-kirjausta merkitään toisinaan sanalla “per” ja kredit-kirjausta sanalla “an”. Pankkitiliä seuraavan tilin tapauksessa tilille pano esitetään debet-kirjauksena ja tililtä nosto kredit-kirjauksena; muilla tileillä kirjaustyyppien merkitys on toinen.

Tili esitetään usein ns. t-tilinä:

Pankkitili
5.2.2012 Ensimmäinen tilillepano 100,00
6.2.2012 Jäsenmaksu 10,00
7.2.2012 Kokoustilan vuokra 30,00

T-tilissä debet-kirjaukset tehdään pystyviivan vasemmalle puolelle ja kredit-kirjaukset oikealle puolelle. Nimi “t-tili” tulee siitä, että käytetyt viivat muodostavat T-kirjaimen.

Tilin loppusaldo on tilin debet- ja kredit-tapahtumien summien erotus. T-tiliin se merkitään sille puolelle, jonka summa on pienempi, jolloin debet ja kredit jäävät tasan. Tilillä voi olla myös alkusaldo (joka voi olla esimerkiksi edellisellä sivulla laskettu loppusaldo), joka kirjataan asianmukaiselle puolelle ensimmäiseksi merkinnäksi:

Pankkitili
Alkusaldo 100,00
6.2.2012 Jäsenmaksu 10,00
7.2.2012 Kokoustilan vuokra 30,00
Loppusaldo 80,00
110,00 110,00

Yhdistyksellä tulee olla vähintään yksi tili jokaista taseeseen merkittävää erää kohti (kyseinen erä lasketaan summamalla ko. tilien loppusaldot). Vastaavaa-puolen tileillä debet-merkintä tarkoittaa omaisuuden lisäystä, ja kredit-merkintä omaisuuden (arvon) vähenemistä. Oman pääoman tileillä debet tarkoittaa yhdistyksen säästöjen pienenemistä ja kredit niiden kasvamista. Vieraan pääoman tileillä debet tarkoittaa yhdistyksen velan vähenemistä ja kredit sen kasvamista.

Yhdistyksellä ei välttämättä ole erillistä tiliä tilikauden ylijäämälle (alijäämälle). Tilinpäätöksessä, kuten viimeksi kerroin, kyseinen erä eritellään tarkemmin tuloslaskelmassa, ja niinpä yhdistyksellä on oltava vähintään yksi tili jokaista tuloslaskelman erää kohti. Nämä tilit voidaan jakaa kahteen luokkaan: on tulotilejä ja menotilejä. Tulotillle kertyy yleensä vain kredit-kirjauksia, jotka merkitsevät kertynyttä tuloa; debet-kirjaukset merkitsevät tulon oikaisua (esimerkiksi annettua alennusta). Vastaavasti menotilille kertyy yleensä vain debet-kirjauksia, jotka merkitsevät kertyneitä menoja.

Vastaavasti jokainen yhdistyksen tili kohdistuu joko suoraan tai epäsuorasti johonkin taseen erään: sellaista tiliä ei kirjanpidossa saa olla, jolla ei ole mitään merkitystä taseen laatimisessa.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kirjanpitolain 1:2 §:n mukaan yhdistyksen on pidettävä kirjanpitonsa kahdenkertaisesti. Kahdenkertaisuus tarkoittaa seuraavaa:

Jokaisesta kirjanpitoon merkittävästä tapahtumasta tehdään merkintä vähintään kahdelle tilille siten, että tapahtuman debet-merkintöjen summa on sama kuin kredit-merkintöjen summa.

Tämän periaatteen taustalla on viimeksi esittelemäni tilinpäätöksen tärkein peruslaki: tase on aina tasan. Koska jokainen tili vaikuttaa taseeseen, rikkoisi tapahtuman kirjaaminen vain yhdelle tilille tuota lakia. Samoin, jos tapahtuman debet- ja kredit-kirjaukset eivät olisi tasan, rikkoontuisi taseen peruslaki tällöinkin.

Esimerkiksi jos yhdistyksen jäsen maksaa jäsenmaksunsa 10 euroa yhdistyksen pankkitilille, kirjataan se per pankkitili (eli siis debet-kirjauksena pankkitiille) ja an jäsenmaksut (eli siis kredit-kirjauksena jäsenmaksut-tilille, joka on tulotili):

Pankkitili   Jäsenmaksut
10,00             10,00

Jos yhdistys maksaa tilisiirtona 30 euron kokoustilavuokran, se kirjataan per tilavuokrat an pankkitili:

Pankkitili   Tilavuokrat
      30,00 30,00      

Näistä esimerkeistä voi havaita kahdenkertaisen kirjanpidon nerokkuuden: sen avulla on mahdollista pitää kirjaa samanaikaisesti omaisuudesta sekä tuloista ja menoista. Lisäksi tasapainoisuuden vaatimus (debet ja kredit ovat yhtä suuret) paljastaa monet kirjanpitovirheet (esimerkiksi: tulihan tulotilille kirjattua sama rahamäärä mikä pankkitilille oli ilmaantunut).

Päiväkirja ja pääkirja

Kirjanpitolaki vaatii, että kirjanpito esitetään vähintään seuraavilla kahdella tavalla.

Kirjanpidosta pitää pystyä selvittämään luettelo kirjanpitoon kirjatuista tapahtumista aikajärjestyksessä. Tätä luetteloa kutsutaan päiväkirjaksi ja peruskirjanpidoksi ja käytännön kirjanpitotyössä se saadaan yleensä kirjanpito-ohjelmasta tulosteena.

Kirjanpito pitää pystyä myös esittämään asiajärjestyksessä. Tämä kirjanpitolain termi tarkoittaa käytännössä sitä, että jokainen kirjanpidon tili esitetään vuorollaan t-tilinä tai muussa vastaavassa, selväkielisessä muodossa. Tätä kokoelmaa t-tilejä kutsutaan pääkirjaksi ja pääkirjanpidoksi ja sekin saadaan kirjanpito-ohjelmasta tulosteena.

Kirjausketju

Kirjanpitolain 2:6 §:

[...] [T]apahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta [...] tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa.

Lyhyesti sanotaan, että kirjausketjun (engl. audit trail) on oltava ehjä.

Käytännössä tämä tehdään siten, että tositteet numeroidaan yhdessä tai useammassa sarjassa ja jokaiseen kirjaukseen merkitään sen tositteen numero, johon kirjaus perustuu. Lisäksi on tehtävä selväksi, miten tilien saldoista päädytään tuloslaskelman ja taseen lukuihin.

Seuraavaksi

Nyt on kirjanpidon tärkeimmät perusasiat käsitelty. Jatkossa käsittelen kirjanpidon käytännön tekemistä. Seuraavassa osassa tarkastelen erittäin pienen yhdistyksen kirjanpidon tekemistä taulukkolaskennan avulla.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>