Aloitetaan alusta eli tositteista — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 1

[Luethan myös sarjan johdanto-osan]

Kirjanpitoon kirjattavat tapahtumat on tositettava

Yhdistyksen kirjanpitoon kirjataan kaikki yhdistyksen “menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät” (kirjanpitolain 2:1 §).

  • Menosta on kyse, kun yhdistys ostaa jotain, antaa lahjoituksen taikka muuten kuluttaa varojaan.
  • Tulosta on kyse, kun yhdistys myy jotain, saa jäsenmaksun tai lahjoituksen taikka muuten ansaitsee rahaa.
  • Rahoitustaphatumia ovat velan syntyminen ja velan maksu riippumatta siitä, onko yhdistys velallinen (jolloin kyse on yhdistyksen velasta) vai velkoja (jolloin puhutaan yhdistyksen saatavasta). Myös pankkitalletuksen tekeminen on rahoitustapahtuma (pankki jää yhdistykselle talletuksen verran velkaa).
  • Oikaisuerästä on kyse, jos aiemmin kirjatun tapahtumaan kohdistuu jokin olosuhteen muutos, esimerkiksi kaupan peruminen tai jälkikäteen annettu alennus. Oikaisueräksi lasketaan myös tapahtuma, jossa aiemmin hankittu omaisuus siirretään yhdistyksen sisällä muuhun käyttöön siten, että hankintamenon alkuperäinen käsittely kirjanpidossa ei ole enää kurantti. Kirjanpitovirheen korjaus, johon ei liity reaalimaailman tapahtumaa, ei kuitenkaan ole oikaisuerä.
  • Siirtoerästä on kyse, jos tapahtuma siirretään yhdistykselle joltakulta muulta tai yhdistykseltä jollekulle muulle.

Huomaa, että jotkin tapahtumat kuuluvat useampaan kategoriaan samanaikaisesti: esimerikiksi osto, josta saadaan lasku, on samanaikaisesti menotapahtuma ja rahoitustapahtuma.

Jokaisesta tapahtumasta tulee olla tosite – asiakirja, joka todentaa tapahtuman. Tositteeseen tapahtuma dokumentoidaan sellaisella tarkkuudella, että lukija (esimerkiksi toiminnantarkastaja), joka ei tapahtumasta etukäteen tiedä mitään, saa tositetta lukemalla selville olennaiset asiat: milloin tapahtuma sattui, ketkä olivat osallisia, mitä myytiin tai ostettiin tms, ja miten tapahtuma liittyi yhdistyksen toimintaan. Tositteeseen pitää dokumentoida myös tapahtuman raha-arvo, esimerkiksi myyntilaskussa sovittu myyntihinta.

Kaikkien yhdistystoimijoiden on syytä muistaa pääsääntö: kaikista yhdistyksen menoista ja tuloista pitää toimittaa yhdistykselle (lue: taloudenhoitajalle) tosite.

Tositetyyppejä

Menotositteesta on käytävä ilmi menon aihe ja ajankohta (huomaa, että menon ajankohta on usein eri kuin maksupäivä, sillä usein laskutus tapahtuu myöhemmin ja laskussa annetaan lisäksi maksuaikaa). Menotosite on tyypillisesti myyjältä vastaanotettu lasku tai käteiskuitti. Jos ostos on tehty yhdistyksen pankkikortilla, tosite muodostuu kahdesta asiakirjasta: tiliote, jossa pankkikorttitapahtuma näkyy, ja myyjältä saatu kuitti. Huomaa, että tiliote ei yksinään tosita menoa kuin poikkeustapauksissa!

Monissa yhdistyksissä on käytössä tapa, että yhdistyksen puheenjohtaja tai muu, jolle tehtävä on delegoitu, hyväksyy menotositteen allekirjoituksellaan. Hyväksyjä ei saa olla esteellinen, eikä hänen olisi hyvä osallistua kyseisen laskun maksamiseen taikka kirjaamiseen kirjanpitoon. Tällainen käytäntö ei ole kirjanpitolainsäädännön vaatimus mutta se on hyvä ja suositeltava menettely.

Tulotositteesta on käytävä ilmi tulon aihe ja ajankohta. Tulotosite on tyypillisesti jäljennös ostajalle lähetetystä laskusta tai annetusta käteiskuitista; tulotositteeksi voi myös käydä päivän päätteeksi laadittu käteismyyntilaskelma. Useimmat tulotositteet ovat yleensä yhdistyksen itse laatimia; tämä on poikkeus pääsäännöstä. Joskus merkintä tiliotteessa on yksinään tulotosite: esimerkiksi maksu, johon maksaja on laittanut viestin “jäsenmaksu”, voi hyvin tosittaa jäsenmaksutulon.

Jos yhdistys on arvonlisäverovelvollinen, sen myyntilaskujen sisällön on oltava arvonlisäverolain mukainen. Koska tämä on pienissä yhdistyksissä harvinaista, en puutu siihen enempää.

Rahoitustapahtuman tosite riippuu tapahtumasta.

  • Ostolasku tosittaa paitsi menon myös siitä syntyneen ostovelan.
  • Myyntilasku tosittaa tulon lisäksi siitä syntyneen myyntisaamisen.
  • Pankkitiliote tosittaa velan tai saamisen maksun, jos maksu on luotettavasti yhdistettävissä velan tai saamisen tosittaneeseen laskuun.
  • Velan käteismaksusta pitää vaatia ja saamisen käteismaksusta pitää laatia asianmukainen käteiskuitti (josta jäljennös jää maksun vastaanottajalle), joka yksilöi maksetun velan tai saamisen.

Oikaisutapahtuma tositetaan yleensä oikaisu- eli hyvityslaskulla: myyjä lähettää ostajalle negatiivisen loppusumman omaavan laskun ja jättää jäljennöksen omaksi tositteekseen. Yhdistyksen sisäisestä oikaisutapahtumasta pitää itse laatia tosite.

Siirtotapahtumista yleisin yhdistyksissä on tilanne, jossa yhdistyksen aktiivi hankkii yhdistykselle jotakin ja vaatii yhdistystä korvaamaan ostoksen hinnan. Tällöin aktiivi laatii kululaskun, johon alkuperäiset kuitit liitetään. Siirtotapahtumasta on kyse myös silloin, jos kahdella yhdistyksellä on yhteisprojekti, ja yhden saama lasku siirretään toisen maksettavaksi: tällöin alkuperäinen lasku jätetään sen vastaanottaneen yhdistyksen kirjanpitoon ja siirrosta laaditaan erillinen tosite kahtena kappaleena.

Tosite, joka todentaa maksutapahtuman, tulee olla maksun välittäjän (esimerkiksi pankki) tai maksun saajan laatima, jos se suinkin on mahdollista.

Jos tosite on yhdistyksen itse laatima, se tulee asianmukaisesti varmentaa. Lisäksi oikaisu- ja siirtotapahtumaa koskeva tosite on aina asianmukaisesti varmennettava. “Asianmukaisella varmentamisella tarkoitetaan sitä, että tositteesta tulee käydä ilmi, kuka sen on laatinut. Jos kyseessä on olennainen tai poikkeuksellinen tapahtuma, on hyvän kirjanpitotavan mukaista merkitä tositteeseen tai sen perusteella tehtävään kirjanpitomerkintään myös, kuka tositteen on hyväksynyt.”[lähde]

Kirjanpitovirhe saadaan korjata ilman tositetta, jos yhteys korjauksen ja virheen välillä on selvä yhteys.

Tositteiden säilytys

Yhdistyksen tositteet on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta laskien. Säilytyksestä on huolehdittava vaikka yhdistyksen aktiiviporukka vaihtuisi tai vaikka yhdistyksen toiminta lakkaisi. Yhdistyksissä turhan usein käy niin, että kevätkokouksen siunattua tilinpäätöksen tositteet unohdetaan taloudenhoitajan kellariin eikä niitä enää esimerkiksi kolmen vuoden päästä enää osata mistään etsiä – tämä on lainvastainen tilanne ja voi huonolla onnella aiheuttaa jopa rikossyytteen. Yhdistyksen on tiedettävä, missä sen tositeaineistot ovat viimeiseltä kuudelta päättyneeltä vuodelta!

Perinteisesti tositteet ovat olleet paperimuodossa, mutta laki sallii myös “koneellisten tietovälineiden” (esim. CD-ROM) käyttämisen tositteiden säilyttämisessä. Tällaiselle tallentamiselle on asetettu erityisiä laatuvaatimuksia, ks. Kauppa- ja teollisuusministeriön päätös kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä.

Seuraavaksi

Sarjan seuraavassa osassa tarkastellaan kirjanpidon lopputulosta eli tilinpäätöstä yleisellä tasolla.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>