Toiminnantarkastajana toimiminen yhdistyksessä

Kirjoitin vuonna 2010 toiminnantarkastajien valitsemisesta. Tänä keväänä tehdään useimmissa pienissä yhdistyksissä ensimmäiset toiminnantarkastukset. Itse sain äskettäin tehtyä yhden, ja toinen odottaa tekemistä. Kolmannessa yhdistyksessä laatimani tilinpäätös odottaa toiminnantarkastajaa. On aika pohtia, mitä toiminnantarkastajan kuuluu tehdä.

(Tein tekstiin pieniä korjauksia ja lisäyksiä 11.3.2012. Isommat muutokset on erikseen merkitty.)

Lisäys 11.3.2012: Laki antaa yhdistyksille mahdollisuuden määrätä säännöissään toiminnantarkastuksen ja toiminnantarkastuskertomuksen sisällöstä lakia tarkemmin. Tällaiset määräykset lienevät ainakin toistaiseksi harvinaisia, mutta tarkastajan pitää niihin varautua. Tarkastajan tulee noudattaa sekä lakia että yhdistyksen sääntöjä.

Tarkastaminen

Yhdistyslain 38 a § on varsin lakoninen kertoessaan toiminnantarkastuksen sisällöstä:

Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen talous ja hallinto yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa [...]

Tarkempaa selvitystä lain sisällöstä voi yrittää etsiä eduskunnan käsittelyasiakirjoista. Hallituksen esitys sanoo mm., että toiminnantarkaja “käytännössä vastaa nykyistä maallikkotilintarkastajaa” ja että “[t]oiminnantarkastajan tehtävänä on tarkastaa yhdistyksen talous ja hallinto siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhdistyksen koko ja toiminnan luonne huomioon ottaen”. Lisäksi hallituksen esitys muistuttaa, että “[t]oiminnantarkastus on laillisuustarkastusta eikä toiminnan tarkoituksenmukaisuuden tarkastusta tai arviointia” ja että “[j]os yhdistyksessä on toteutettu poikkeuksellisia toimia, edellyttää se yleensä normaalia yksityiskohtaisempaa tarkastusta”.

Hallituksen esityksessä otetaan lisäksi kantaa siihen, mihin toiminnantarkastajan tulee kiinnittää huomionsa:

Käytännössä yhdistyksen toiminnantarkastajan tehtävänä on ensisijassa arvioida yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta, johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta sekä jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista. Toiminnantarkastus suoritetaan yhdistyksen toimintaan nähden riittävässä laajuudessa, ja se koskee lähtökohtaisesti kirjanpidon ja tilinpäätöksen osalta seuraavia seikkoja:

  • kirjanpidosta ilmenevät tulot, menot ja rahoituserät kuuluvat yhdistykselle ja voidaan olettaa, että ne on merkitty kattavasti kirjanpitoon,
  • tuotot, kulut, varat, oma pääoma, velat ja yhdistyksen antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä ja
  • jaksotuksen ja kohdentamisen osalta olennaisimmat tuotto- ja kuluerät on jaksotettu ja kohdennettu olennaisilta osin oikein tilinpäätöksessä.

Yhdistyksen toimintakertomuksen osalta tarkastuksen tavoitteena on selvittää, onko toimintakertomuksessa annettu ainakin kirjanpitolain edellyttämät tiedot ja että tiedot vastaavat olennaisilta osin tarkastushavaintoja.

Myös hallinnon tarkastus suoritetaan yhdistyksen toimintaan nähden riittävässä laajuudessa. Tarkoituksena on selvittää, onko hallinto yleisesti ottaen asianmukaisesti järjestetty. Tarkastus koskee lähtökohtaisesti seuraavia seikkoja:

  • onko yhdistyksen hallinto, kuten toiminnan ohjaus ja seuranta, maksuvalmiuden seuranta, maksujen perintä, laskujen hyväksyminen ja maksatus, kirjanpito, varainhoito ja varojen panttaus, vakuutusten ja lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden hoito, yhdistyksen informaatiojärjestelmät sekä jäsenluettelon pitäminen, järjestetty hyväksyttävällä tavalla,
  • ovatko yhdistyksen johdon palkkiot ja muut etuudet yhdistyksen kokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisia sekä sopimukset ja yhdistyksen muut toimet lähipiirin kanssa tavanomaisin ehdoin tehtyjä sekä
  • kohdellaanko jäseniä yhdenvertaisesti yhdistyksen toiminnassa.

Lakivaliokunta on mietinnössään muistuttanut, että “suuri osa mainituista seikoista on sellaisia, että niitä ei esiinny lainkaan pienimmissä yhdistyksissä”. Valiokunta totesi myös seuraavaa:

Sekä yhdistyksen hallinnon järjestämisessä että toiminnantarkastuksessa otetaan huomioon, että hallintoon ja tarkastukseen ei tarvitse panostaa yhdistyksen toimintaan ja talouteen nähden suhteettoman paljon pienessä yhdistyksessä, jolla on vähän tuloja, menoja, varoja ja palkattua henkilökuntaa. Kaikkein pienimmissä yhdistyksissä hallinnon asianmukaiseksi järjestämiseksi yleensä riittää, että nimetään laskutuksesta, laskujen maksamisesta, kirjanpidosta, kirjeenvaihdosta sekä hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjoista vastaava henkilö tai henkilöt.

Jos yhdistyksen toiminta on vähäistä laajempaa ja talous on vähäistä suurempi, tavanomaista on, että yhtäältä kirjanpidosta ja laskutuksesta ja toisaalta laskujen hyväksymisestä vastaavat eri henkilöt. On myös tavallista ja hyväksyttävää, että suuremmankaan yhdistyksen toiminnantarkastuksessa ei joka vuosi paneuduta yksityiskohtaisesti kaikkiin hallituksen esityksen perusteluissa mainittuihin yhdistyksen hallintoon liittyviin tarkastuskohteisiin.

Toimiessani toiminnantarkastajana pienessä yhdistykessä pyydän yleensä nähtäväkseni seuraavat asiakirjat:

  • tarkastuskaudella voimassa olleet säännöt
  • tilinpäätös, kirjanpito ja tositeaineisto tarkastettavalta tilikaudelta
  • yhdistyksen kokousten pöytäkirjat tarkastuskaudelta sekä siitä kokouksesta (yleensä tarkastuskautta edeltävä syyskokous), jossa vahvistettiin tarkastuskauden talousarvio ja valittiin tarkastuskauden hallitus
  • hallituksen pöytäkirjat tarkastuskaudelta
  • jäsenluettelo sekä kauden alusta että kauden lopusta

Tilinpäätöksestä katson aina, että ymmärrän, mitä siellä sanotaan. Tarkistan, että perusasiat ovat kunnossa: taseen vastattavaa ja vastaavaa -loppusummat ovat samat ja tuloslaskelman loppusumma on sama kuin taseen vastattavaa-puolelta löytyvä tilikauden ylijäämä. Kirjanpidosta luen yleensä sekä päiväkirjan että pääkirjan läpi. Päiväkirjasta katson, että kirjaukset ovat kahdenkertaisia, että debet ja kredit ovat tasapainossa ja että tapahtumien selitteet näyttäisivät liittyvän yhdistyksen toimintaan (eikä kirjanpidossa ole ihmisten yksityiskuluja). Pääkirjasta katson, että tileillä ei näyttäisi olevan virhekirjauksia. Tositeaineiston selaan läpi ja vertaan pistokoemaisesti kirjauksia tositteisiin. Yleensä en vertaa jokaista tilinpäätöksen erää pääkirjaan taikka laske summia uudestaan, jos virheet eivät ole ilmeisiä eikä epäilys virheestä muutenkaan tule esille. Jos jokin kiinnittää huomioni, tarkastan sen tarkemmin.

Pöytäkirjat luen läpi katsoakseni, onko niissä mitään silmille hyppäävää outoa. Katson, onko syytä olettaa, että hallitus on toiminut yhdistyksen kokousten linjan mukaisesti. Lisäksi yleensä katson, että pöytäkirjoissa on niihin kuuluvat asiat: esim. keväällä edellisen tilinpäätöksen käsittelyä, syksyllä seuraavan vuoden valmistelua, ja pitkin vuotta tekemisen suunnittelua. Yleensä myös etsin mainintoja uusien jäsenten hyväksymisestä.

Jäsenluettelosta katson, noudattaako se lain vaatimusta nimen ja kotipaikan mainitsemisesta. Etsin myös merkkejä siitä, että ihmisten lisääminen ja poistaminen on tapahtunut asianmukaisesti, siis pöytäkirjatuilla päätöksillä. Yksi virhe, jota yleensä etsin, on rakentaa jäsenluettelo joka vuosi uudestaan jäsenmaksutietojen perusteella.

Tarkastuskertomus

Yhdistyslain 38 a § sanoo kertomuksesta seuraavaa:

Toiminnantarkastajan on [...] annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle. Jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai tätä lakia tai sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava tarkastuskertomuksessa.

Hallituksen esityksestä ei ole tässä kohtaa yhtä lailla hyötyä kuin yllä, koska eduskunta muutti esitettyä lakia tältä osin poistaen joitakin raportointivaatimuksia.

Lakivaliokunta on kertonut, että “[k]ertomuksessa on mainittava, jos tarkastuksessa on ilmennyt olennaista huomautettavaa yhdistyksen talouden tai hallinnon osalta” ja että “[j]os tarkastuksessa ilmenee, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai yhdistyslain tai yhdistyksen sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava toiminnantarkastuskertomuksessa”. Tärkeä täsmennys on, että viittaus yhdistyslakiin tarkoittaa “tässä myös muuta lakia, jonka soveltamisesta yhdistykseen säädetään yhdistyslaissa, kuten kirjanpitolakia”.

Lakivaliokunta on myös antanut esimerkkejä ongelmista, joista pitää kertomuksessa mainita:

  • “tarkastuksessa ilmenee, että kirjanpito tai tilinpäätös ei olennaisilta osin sisällä yhdistyksen tuottoja, kuluja, varoja ja velkoja tai että yhdistyksen kuluiksi on kirjattu esimerkiksi johdon tai henkilöstön henkilökohtaisia kuluja”
  • “jos yhdistyksellä on omaa pääomaa tai se on antanut vakuuksia ja tarkastuksessa on havaittu olennaisia puutteita näiden osalta”

Lakivaliokunta on kertonut myös seuraavaa:

Käytännössä kertomuksessa on mainittava lähinnä sellaisesta vahingosta, jonka korvaamisesta hallituksen jäsen tai yhdistyslain 39 §:ssä tarkoitettu toimihenkilö voi olla vastuussa, koska yhdistyksen kokous voi yleensä päättää korvauksen vaatimisesta oikeusteitse vain mainituilta henkilöiltä. Yhdistyksen toiminnan lainmukaisuuden tarkastaminen ei lähtökohtaisesti koske toimintaa koskevan muun lain, viranomaisen määräysten ja päätösten ja sopimusten noudattamista. Kertomuksessa on kuitenkin mainittava myös sellainen tarkastuksessa havaittu olennainen vahinko, joka liittyy viimeksi mainittujen säännösten, määräysten, päätösten tai sopimusten rikkomiseen.

Jokaisesta pikkuvirheestä ei siis tarvitse eikä edes pidä huomauttaa. Toisaalta toiminnantarkastaja tekee yhdistykselle karhunpalveluksen, jos hän kirjoittaa puhtaan kertomuksen vaikka olennaisia ongelmia oli. Jos esimerkiksi yhdistyksen taseen puolien loppusummat eroavat toisistaan, eikä kyse ole triviaalista laskuvirheestä, se merkitsee yleensä merkittävää ongelmaa kirjanpidossa ja vaatii siksi paitsi tarkempaa tarkastusta myös maininnan kertomuksessa. Jos tarkastuksessa havaitaan kupruja, esimerkiksi yhdistyksen varojen käyttämistä henkilökohtaisten velkojen maksuun, on siitä ehdottomasti mainittava kertomuksessa.

Lisäys 11.3.2012: On tärkeä huomata, että toiminnantarkastuskertomus ei ole uudelleen nimetty tilintarkastuskertomus. Vanhan mallin tilintarkastuksella oli huomattavasti tiukemmat vaatimukset kuin toiminnantarkastuksella. Tilintarkastajan piti ottaa kantaa mm. tilinpäätöksen laillisuuteen myös silloin, kun ei ole huomautettavaa. Lisäksi tilintarkastajan piti lausua, voidaanko tilinpäätös vahvistaa ja vastuuvapaus myöntää. Toiminnantarkastajan tehtäviin ei kuulu lausua näistä asioista, ellei yhdistyksen säännöt siihen velvoita! Jos huomautettavaa ei ole, tarkastuskertomuksessa pitää kertoa vain, että tarkastus on tehty. Jos huomautettavaa löytyy, se pitää kertoa riittävän yksityiskohtaisesti (kuitenkin salassapitovelvollisuus muistaen), jotta kevätkokous pystyisi tekemään harkitun päätöksen tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta.

Lisäys 11.3.2012: Netistä löytyy runsaasti neuvoja, joiden mukaan myös puhtaassa kertomuksesa pitäisi lausua tilinpäätöksen oikeellisuudesta ja vastuuvelvollisten toimien asianmukaisuudesta. Nämä ohjeet ovat virheellisiä ja perustuvat lain eduskunta-asiakirjojen virheelliseen lukemiseen. Hallitus kyllä esitti näin, mutta eduskunta poisti tällaiset vaatimukset laista.

Lopuksi laitan tähän, hieman editoituna, kertomuksen, jonka äskettäin annoin eräälle yhdistykselle koskien vuoden 2011 tilinpäätöstä (muokattu 31.3.2012 kommenteissa esitetyn palautteen perusteella):

TOIMINNANTARKASTUSKERTOMUS
[Yhdistys] ry:n jäsenille

Olen tarkastanut [Yhdistys] ry:n (jatkossa yhdistys) talouden ja hallinnon vuodelta 2011 yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa yhdistyslain 38 a §:n tarkoittamana toiminnantarkastajana. Tarkastuksen tarkoituksena on selvittää, onko yhdistyksen toiminnassa noudatettu yhdistyslakia ja sen sääntöjä sekä onko yhdistykselle aiheutettu vahinkoa.

Tarkastuksessa ei ole ilmennyt mitään sellaista, josta olisi yhdistyslain 38 a §:n mukaisesti tässä kertomuksessa mainittava.

Toiminnantarkastajan tehtäviin ei kuulu antaa vanhan tilintarkastuslain (936/1994; kumottu 459/2007) 19 §:n mukaista lausuntoa siitä, onko tilinpäätös laadittu kirjanpitolain ja tilinpäätöksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti; siitä, antaako tilinpäätös kirjanpitolaissa tarkoitetulla tavalla oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta; tilinpäätöksen vahvistamisesta; eikä vastuuvapaudesta.

Jyväskylässä 31. maaliskuuta 2012
Antti-Juhani Kaijanaho

4 thoughts on “Toiminnantarkastajana toimiminen yhdistyksessä

  1. Suosittelisin, että 9.3.2012 päivätyssä toiminnantarkastuskertomusmallissa sen toisessa kappaleessa jätettäisiin sana “huomautettavaa” pois. Virkkeen viimeinen sana “mainittava” kattaa lainsäätäjän tarkoituksen selvemmin ilman lisärajoituksia.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>