Pienen yhdistyksen taloudenpidon asianmukainen järjestäminen

Yhdistyslain 35 § 1 mom määrää mm. seuraavaa:

Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Mitä tämä tarkoittaa? En nyt kirjoita tästä tyhjentävästi, mutta mainitsen muutamia keskeisiä asioita. Kirjanpitoon en ota tässä kantaa, sillä olen kirjoittanut siitä laajasti toisaalla.

Kun yhdistykselle tulee ostolasku (lasku, jossa yhdistykseltä vaaditaan rahaa tavaran tai palvelun vastineeksi), sille tulee tehdä seuraaavat toimenpiteet:

  1. lasku kirjataan maksamattomien ostolaskujen luetteloon
  2. lasku numerotarkastetaan: laskun sisältämät laskutoimitukset tarkistetaan niin, että mahdolliset olennaiset laskuvirheet huomataan
  3. lasku asiatarkastetaan: hän, joka on yhdistyksen puolesta hoitanut asiaa, tarkistaa, että lasku vastaa sitä, mikä on sovittu, ja (mikäli lasku ei ole ennakkolasku) että laskutettu palvelu tai tavara on toimitettu laskun mukaisesti
  4. lasku hyväksytään: hallitus kokouksessaan tai hallituksen valtuuttama esteetön henkilö tarkastaa, että laskussa on kyse yhdistyksen toiminnasta ja että se perustuu yhdistyksen kokouksen tai hallituksen tekemään päätökseen taikka on muuten yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeellinen
  5. hyväksytty lasku maksetaan ja lasku siirretään maksettujen ostolaskujen luetteloon

Maksamattomien ostolaskujen luettelon asemesta voi käyttää myös laskukansiota. Samoin maksettujen laskujen luettelona voi toimia kirjanpitoon viemistä odottavien tositteiden kansio. Myös kirjanpidon ostovelkatiliä voi käyttää maksamattomien ostolaskujen luettelona, jos kirjanpitoa pidetään jatkuvasti ajan tasalla. Olennaista on, että maksamattomat laskut voidaan aina helposti selvittää.

Myös yhdistyksen aktiivien kululaskut voi käsitellä ostolaskujen tapaan, tosin erillinen asiatarkastus ei ole välttämättä tarpeen.

Jos yhdistyksellä on pankkikortti, sillä tehdyille maksuille on hyvä tehdä seuraavat toimenpiteet:

  1. maksaja nitoo tai teippaa maksukuitin (A4-)paperille, johon hän kirjoittaa lyhyesti, mistä maksussa oli kyse ja miten se liittyy yhdistyksen toimintaan
  2. maksukuitti selvityksineen laitetaan kirjanpitoon viemistä odottavien tositteiden kansioon
  3. maksukuitti hyväksytään kuten lasku: hallitus kokouksessaan tai hallituksen valtuuttama esteetön henkilö tarkastaa, että maksussa on kyse yhdistyksen toiminnasta ja että se perustuu yhdistyksen kokouksen tai hallituksen tekemään päätökseen taikka on muuten yhdistyksen asioiden hoitamiseksi tarpeellinen

Laskun tarkastuksesta, laskun hyväksynnästä ja pankkikorttimaksun hyväksynnästä on hyvä tehdä päivätty merkintä laskuun tai maksukuitin yhteyteen. Merkinnästä tulee käydä ilmi, kuka hyväksynnän tai tarkastuksen teki.

Ostolaskun ja korttimaksun hyväksyjän tulee olla esteetön. Hän ja hänen lähipiirinsä ei saa olla maksun saaja eikä hänelle tai hänen lähipiirilleen saa tulla erityistä yksityistä etua maksusta. Lisäksi on syytä välttää vaarallisia työyhdistelmiä: ostolaskun tai korttimaksun maksaja ei saa (yksin) hyväksyä kyseistä laskua tai maksua, ja kirjanpitäjä ei myöskään hyväksy yksin mitään laskuja tai maksuja. Mitä isompi yhdistys on, sitä tarkempi tämän suhteen tulee olla. Isommissa yhdistyksissä myös laskunmaksu ja kirjanpito kannattaa pitää eri henkilöiden tehtävänä.

Tavanomainen järjestely on, että laskut ja korttimaksut hyväksyy yhdistyksen puheenjohtaja, ja tämän ollessa esteellinen tai estynyt, hallituksen varapuheenjohtaja. Kumpikaan ei kuitenkaan koskaan hyväksy itse maksamaansa korttimaksua. Tarvittaessa (esimerkiksi jos molemmat ovat esteellisiä) yksittäinen lasku tai maksu viedään hallituksen kokouksen hyväksyttäväksi. Laskunmaksusta puolestaan huolehtii tavanomaisesti taloudenhoitaja, joka ei koskaan hyväksy mitään laskuja yksin. Pienissä yhdistyksissä taloudenhoitaja huolehtii yleensä myös kirjanpidosta.

Yhdistyksen myyntilaskuista (laskut, joilla yhdistys vaatii joltakulta muulta maksua tavaran tai palvelun vastineeksi) sekä muista yhdistyksen laatimista laskuista tulee jättää jäljennös yhdistyksen tositeaineistoon. Kannattaa lisäksi pitää luetteloa laskuista, joista yhdistys ei ole vielä saanut maksua. Olennaista on, että maksamattomat laskut on aina helposti selvitettävissä. Kirjanpitoon kirjattaessa yhdistykselle rahaa vaativat laskut tulee kirjata varovaisesti: jos laskunmaksu on epävarmaa, sitä ei saa kirjata koko arvostaan saamiseksi; siksi myyntisaamisten tiliä ei ole hyvä pitää ainoana maksamattomien saamisten luettelona.

Käteiskassan hoidosta olen jo kirjoittanut erikseen.

Jos yhdistyksellä on säästöjä, niiden sijoittamiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Jos rahoja makuuttaa pelkästään käyttötilillä tai kassassa, niiden reaaliarvo laskee inflaation mukana. Vähintään korkotiliä on syytä käyttää. Jos säästöjä ei ole tarkoitus käyttää moneen vuoteen, myös korko- ja osakemarkkinoille sijoittamista kannattaa harkita. Linjanveto kuuluu hallitukselle, joskin riskisijoittamisesta on syytä päättää ainakin yleisellä tasolla yhdistyksen kokouksessa. Jos sijoitettavana on huomattavia summia, ammattineuvonnan käyttöä on harkittava.

Toiminnantarkastajan kannattaa kiinnittää tarkastuksessaan huomiota siihen, miten nämä asiat on järjestetty, ja tarvittaessa ohjeistaa hallitusta korjaamaan puutteet. Yhdistyksen kokoukselle annettavassa tarkastuskertomuksessa ei asiaan tule puuttua, jos puute ei olennaisesti vaaranna taloudenhoidon luotettavuutta eikä puute ole aiheuttanut yhdistykselle vahinkoa.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *