Kirjanpitoaineiston säilytys 1.1.2016 voimaan tulleen lain mukaan — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 7

[Luethan myös sarjan johdanto-osan.]

Tässä postauksessa käsitellään kirjanpitoaineiston säilytystä 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaisesti. Lakia sovelletaan tilikausiin, jotka alkavat 1.1.2016 tai myöhemmin. Lakia voidaan soveltaa myös 1.1.2016 tai sen jälkeen laadittuun aiemman tilikauden tilinpäätökseen. Aiemman lain mukaisen aineiston säilytyksestä olen kirjoittanut aiemmin.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa lakisääteisine vähimmäissäilytysaikoineen ovat

  • allekirjoitettu tilinpäätös (10 vuotta)
  • tase-erittelyt (10 vuotta)
  • kirjanpidot (10 vuotta)
  • tositteet (6 vuotta)
  • kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto (6 vuotta)
  • luettelo kirjanpidon tileistä (10 vuotta)
  • luettelo tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat (10 vuotta)

Säilytysaika lasketaan tilikauden päättymisestä.

Säilytysajan sisällä:

  • kirjausketjun tulee pysyä ehjänä
  • kirjanpitoja tulee voida tarkastella ja tarvittaessa tulostaa sekä aika- että asiajärjestyksessä Suomesta käsin ilman aiheetonta viivytystä
  • aineiston sisältöjä ei saa muuttaa eikä poistaa
  • aineiston muotoa saa tarvittaessa muuttaa

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan päiväkirja ja pääkirja (sekä muut erityiset kirjanpitokirjat, jos niitä on) – kirjanpito-ohjelmista ne saadaan helposti tulostettua, ja edellisissä kirjoituksissani esittelemäni pääpäiväkirjajärjestelykin on mahdollista saada paperille tulostettua (joskin se vaatii jonkin verran vaivaa, jotta kaksiulotteinen pääpäiväkirja olisi tulosteessakin lukukelpoinen).

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 1.1.2016–31.12.2016

Tositteet säilytettävä 31.12.2022 asti.
Muu aineisto säilytettävä 31.12.2026 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineistoja saa säilyttää koneellisesti (esimerkiksi CD-ROMilla tai pilvipalvelussa). Tällöin tulee huolehtia siitä, että aineistoon on mahdollista päästä käsiksi viipymättä Suomesta käsin koko lakisääteisen säilytysajan. Varmuuskopioinnista on syytä huolehtia ja vanhojen aineistojen toimivuus on syytä tarkastaa koko säilytysajan aika-ajoin.

Lopuksi

Seuraavassa osassa käsittelen omaisuuden käsittelyä yhdistyksen kirjanpidossa.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *