Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 3.1.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto).]

Yhdistysten olisi hyvä pyrkiä välttämään käteisen rahan käyttöä. Kaiken rahaliikenteen kuljettaminen pankkitilin kautta tekee kirjanpidosta yksinkertaista ja pienentää myös väärinkäytösten riskiä. Nykyaikana käteisen rahan käsittelylle on varsin vähän tarvetta – jopa korttimaksujen vastaanottaminen on nykyään mahdollista pienillä kuluilla ja investoinneilla käyttämällä hyväksi älypuhelimeen liitettyä kortinlukijaa.

Joskus käteisen rahan käsittely on kuitenkin yhdistyksissä tarpeen. Sen kanssa tulee olla huomattavan tarkkana, sillä käteisen rahan käsittelyssä on suuri vaara siitä, että kirjanpitoon merkittävien tapahtumien (rahan tulo ja meno) tiedot katoavat tai jäävät epäselviksi. Pankkitilissä tämä vaara on paljon pienempi, koska pankki pitää omaa kirjanpitoaan tilitapahtumista ja Suomessa pankin tiliotteeseen voi käytännössä aina luottaa. Käteisen rahan tapauksessa kukaan muu kuin yhdistys itse ei pidä kirjaa eikä kukaan anna yhdistykselle jälkikäteen tiliotetta!

Pidä yhdistyksen rahat erillään muiden rahoista

Yhdistyksen rahat ja omat rahasi, mahdollisen yrityksesi rahat sekä muidenkaan rahat eivät koskaan saa mennä sekaisin. Yksinkertaisinta on ostaa yhdistykselle kassalipas, jossa yhdistyksen rahoja (ja vain niitä) säilytetään. Jos yhdistyksellä ei ole kassalipasta tai yhdistyksen rahoja joudutaan pitämään kassalippaan ulkopuolella, on erilläänpidosta huolehdittava muulla tavoin.

The cash box by lilyofvictoria at deviantart, license cc-by-sa 3.0
The cash box by lilyofvictoria at deviantart, license cc-by-sa 3.0

Jos vastaanotat käteistä rahaa yhdistyksen puolesta, aloita erilläänpito välittömästi. Älä siis laita rahoja omaan lompakkoosi sellaisenaan vaan laita ne esimerkiksi kirjekuoreen, johon selkeästi kirjoitat, että kyse on yhdistyksen rahoista (ja mistä ne on peräisin). Toimita rahat ensi tilassa kassalippaaseen, jos sellainen on, ja jätä lippaaseen myös tulotapahtumasta tosite.

Jos otat kassalippaasta yhdistyksen käteistä rahaa esimerkiksi ostoksia varten, jätä kassalippaaseen tästä merkintä – lappu, johon kirjoitat, kuinka paljon otit, milloin otit ja mihin tarkoitukseen otit sekä kuka olet. Jätä lappu, vaikka ottaisit rahaa luvatta. Jos palautat (vaihto)rahat saman päivän aikana, voit ottaa lapun pois; jos palautat rahat myöhemmin, kirjoita uusi lappu palautuksesta. Jätä samalla myyjältä saamasi kuitti rahoilla tekemistäsi ostoksista.

Muista, että yhdistykselle kuuluvan rahan ottaminen edes väliaikaisesti omaan käyttöön on rikos. Moni kavalluksesta tuomittu aloitti rikollisen uransa “lainaamalla” yhdistyksen tai työnantajan rahoja uskotellen itselleen, että maksaa lainan takaisin ennen kuin se huomataan.

Pidä kassakirjaa

Kirjanpitolain 2 luvun 4 § sanoo: “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. [––] Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava viipymättä” “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava aikajärjestykseen viipymättä päiväkohtaisesti.” Tämä on tiukempi aikaraja kuin muuten kirjanpidossa, jossa aikaa on useita kuukausia. Päiväkohtaisuus tarkoittaa sitä, että eri päivien tapahtumia ei saa yhdistää yhdeksi kirjaukseksi.

Käytännössä kirjanpitolain vaatimus tulee täytettyä, kun kassalippaassa pidetään paperista kassakirjaa. Kassakirjaksi riittää esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmasta tulostettu lomake, jossa on riittävästi rivejä tapahtumia varten ja jossa on sarakkeet päiväystä, tositenumeroa, selitettä, kassatilin debetiä, kassatilin kreditiä sekä kassatilin saldoa varten. Kassakirjaan käteisen rahan tulo ja meno kirjataan viipymättä käsin ja samalla pidetään huoli, että kaikista tapahtumista on asianmukainen tosite.

Tuloa kassaan voi syntyä esimerkiksi myyjäistapahtumassa. Tällöin yksinkertaisinta on laskea kassa päivän aluksi ja päivän lopuksi sekä huolehtia, että kassassa ei ole muita kuin myyntitapahtumia; tällöin myyntitulo kyseiseltä päivältä on yksinkertaisesti näiden kahden saldon erotus. Myynnit saadaan kirjata itse laaditulla tositteella, jos vastapuolelta tositteen saaminen on hankalaa (kuten myyjäistilanteessa yleensä on), ja saman päivän myynnit saadaan yhdistellä samalle tositteelle. Itse laadittuun tositteeseen on merkittävä sen laatijan nimi.

Menoa kassasta aiheuttavat tavallisimmin pienehköt ostokset. Monesti ostokselle lähtevä ottaa kassasta riittävästi rahaa mukaansa ja ostoksilta palattuaan palauttaa kassaan vaihtorahat ja ostokuitin; matkareissun ajaksi hänen tulee jättää kassaan yllä kuvattu lappu. Päivän päätteeksi ostokuitit kirjataan kassakirjaan menotapahtumina.

Jos joku kauppareissulle lähtenyt ei ole vielä päivän päättyessä palauttanut ostokuittia ja vaihtorahoja, on tästä jätetty lappu kirjattava kassakirjaan kyseisen ihmisen velkana yhdistykselle. Kun sitten hän myöhemmin palauttaa ostokuitin ja vaihtorahat, tulee tämä kirjata kassakirjaan saamisen maksuna.

Siirrot kassan ja pankkitilin välillä tulee kirjata kassakirjaan kuten mitkä tahansa muutkin kassan saldoon vaikuttavat tapahtumat. Jos yhdistyksellä on säännöllistä tarvetta kassavarojen siirtämiseen tilille, kannattaa pankin kanssa tehdä sopimus yösäilön käytöstä.

Kassatositteet on syytä numeroida omassa sarjassaan, koska kassakirjaan kirjattaessa ei vielä tiedetä, mikä tositteen numero tulee olemaan pääkirjanpidossa. Itse käytän yleensä numerointitapaa K1, K2, K3, …, mutta muitakin vaihtoehtoja on.

Esimerkki: Esimerkkiyhdistys ry:n kassassa oli vuodenvaihteessa 225,57 euroa. Vanha kassakirja otettiin kassalippaasta pois ja vietiin arkistoitavaksi muun kirjanpitoaineiston mukana. Kassalippaaseen lisättiin uusi kassakirjalomake, johon merkittiin alkusaldo:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57 225,57
                 
                 
                 
                 
                 

Tammikuun 15. päivänä yhdistyksen puheenjohtaja otti kassasta sataviisikymmentä euroa ja jätti lippaaseen seuraavanlaisen lapun:

ESIMERKKIYHDISTYS RY

Otin kassasta 150 euroa myyjäisten valmisteluostoksia varten.

Esimerkkilässä 15.1.2013

MILLA MALLILA
puheenjohtaja

Muutama tunti myöhemmin hän palasi ostoksilta, otti tuon lapun pois kassasta ja palautti kassaan 50 euroa. Lisäksi hän laittoi kassaan sadan euron arvoisen ostokuitin, johon hän käsin kirjoitti “Myyjäistarvikkeita. Kassatosite K1. Milla M.”. Kuitti oli päivätty 15.1.2013. Kassakirjaan hän lisäsi asianmukaisen merkinnän ostoksesta:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57              225,57
15.1.2013 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
                 
                 
                 
                 

Myyjäiset pidettiin 26.1.2013. Taloudenhoitaja laski kassan aamulla ja totesi sen täsmäävän kassakirjan kanssa (kyllä, kassassa oli kahden sentin kolikko). Myyjäiset sujuivat rauhallisesti mutta tuottoisasti: myyjäispäivän päättyessä kassassa oli uuden laskennan mukaan 532,58 euroa. Kassassa ei ollut uusia lappuja tai tositteita, joiden mukaan kassasta olisi päivän aikana otettu rahaa tai sinne olisi tuotu myyjäismyyntiin liittymätöntä rahaa. Myynnistä laadittiin sen vuoksi seuraavanlainen tosite:

ESIMERKKIYHDISTYS RY
Kassatosite K2

Tänään järjestetyissä myyjäisissä kerti myyntituottoja 407,01 euroa.

Esimerkkilässä 26.1.2013

Eeva Esimerkki
taloudenhoitaja

Kassakirjaan tehtiin tästä asianmukainen merkintä:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 225,57              225,57
15.1.2013 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
26.1.2012 K2 Myyjäistuotot 407,01 532,58
                 
                 
                 

Laske kassa aika ajoin

Käteiskassan pitämisessä on tärkeää huolehtia, että kassakirja vastaa todellisuutta. Siksi kassa on syytä laskea aika ajoin; tällöin on syytä verrata kassakirjan osoittamaa saldoa todellisuuteen ja selvittää, mistä mahdollinen ero voisi johtua. Laskennasta ja siinä maahdollisesti havaitusta virheestä on hyvä laatia merkintä kassakirjaan tai sen liitteeksi.

Itse olen havainnut seuraavanlaisen laskutavan varsin tehokkaaksi ja tarkaksi. Lajittelen setelit omiin nippuihinsa setelin arvon perusteella (kympit omaan pinoonsa, vitoset omaansa jne). Lisäksi lajittelen kolikot omiin pinoihinsa siten, että jokaisessa pinossa on viisi samanarvoista kolikkoa; näin pinojen määrästä on helppo laskea kolikoiden määrä. Lopuksi lasken jokaisen seteli- ja kolikkolajin kappalemäärän useaan kertaan ja merkitsen sen alla olevan esimerkkitaulukon kaltaiseen taulukkolaskentataulukkoon, joka laskee kappalemääristä automaattisesti kassan saldon. Tämä taulukkolaskentataulukko on hyvä tulostaa ja liittää kassakirjan liitteeksi täsmäytystä varmentamaan.

On tärkeää ymmärtää, että käteisrahan käsittelyssä pienet laskuvirheet ovat tavallisia. Ensiksi on syytä tarkistaa kassakirjan saldolaskelmat laskuvirheen varalta; samoin on syytä tarkistaa kassalaskennan oikeellisuus. Vähäiset virheet voi kirjata muistiotositteella tuloksi tai kuluksi. Olennaisten virheiden syntymistapa on selvitettävä.

Kassakirjasta pääkirjanpitoon

Kassatapahtumat tulee kassakirjan lisäksi kirjata pääkirjanpitoon neljän kuukauden kuluessa tapahtumakuukauden päättymisestä. Tähän on useita laillisia tapoja. Yksinkertainen tapa on käsitellä kassakirjaa pankkitiliotteen tavoin ja viedä jokainen kassatapahtuma pääkirjanpitoon omana kirjauksenaan. Sallittua on myös laatia joka kuukaudelta kassatapahtumien yhdistelmätosite, joka kirjataan yhtenä tapahtumana pääkirjanpitoon; tällöin kassakirjaan tai viimeistään yhdistelmätositteeseen on merkittävä, mille tileille kukin kassatapahtuma on kirjattu.

Esimerkki: Edellisen esimerkin kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain: K1 per Varainhankinnan kulut an Käteiskassa ja K2 per Käteiskassa an Varainhankinnan tuotot.

Jos tammikuussa olisi ollut enemmän tapahtumia, saattaisi yhdistelmätositteen laatimisesta olla iloa. Toki tällöinkin jokainen kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain. Malliyhdistys ry:ssä tammikuun 2013 kassatapahtumat olivat seuraavat:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2013 532,29              532,29
4.1.2013 K1 Jäsenmaksu 10,00 542,29
5.1.2013 K2 Jäsenmaksu 10,00 552,29
6.1.2013 K3 Jäsenmaksuja 40,00 592,29
21.1.2013 K4 Matkalasku 52,20 540,09
22.1.2013 K5 Kirjamyynti 5,00 545,09
22.1.2013 K6 Kokouskahvit 4,00 541,09
                 
                 
                 

Huomaa, kuinka jo kassakirjassa on 6.1. tapahtumat (K3) yhdistetty yhdeksi merkinnäksi. Tämän saa tehdä saman päivän samantyyppisille tapahtumille.

Nyt tämän kassakirjan perusteella voidaan laatia seuraavanlainen yhdistelmätosite:

MALLIYHDISTYS RY
Yhdistelmätosite kassakirjasta pääkirjanpitoon
Tammikuu 2013

Kassaan tullut raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
an Saadut jäsenmaksut K1, K2, K3 60,00
an Kirjamyynti K5 5,00
per Käteiskassa 65,00
Kassasta lähtenyt raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
per Matkakulut K4 52,20
per Kokouskulut K6 4,00
an Käteiskassa 56,20

Mallikkalassa 25.5.2013

ESKO ESIMERKKI
taloudenhoitaja

Tämä yhdistelmätosite kirjataan pääkirjanpitoon tammikuulle (esimerkiksi 31.1.2013) siihen kirjoitetun tiliöinnin mukaisesti. Yhdistelmätositteen kirjauksessa on kassatilin debet ja kredit kirjattava bruttomääräisesti, niitä ei saa netottaa. Huomaa, kuinka yhdistelmätosite on päivätty laatimispäivänsä mukaan (joka on neljän kuukauden sisällä tammikuun päättymisestä, joka on pääkirjanpidon laatimisen määräaika), mutta kirjaus päivätään silti tammikuulle.

Käyttää sitten kumpaa kirjaustapaa tahansa, tulee pääkirjanpidon kassatilin saldoa verrata kassakirjan osoittamaan saldoon aika-ajoin ja ainakin tilinpäätöstä valmisteltaessa.

Jos kassakirjasta tapahtumat viedään pääkirjanpitoon yhdistelminä, tulee kassakirjasta osakirjanpito. Muussa tapauksessa kassakirja on muuta kirjanpitoaineistoa. Tällä on merkitystä laadittaessa luetteloa kirjanpidoista, joka yhdistyksellä tulee olla. Kirjoitan siitä erikseen.

Yhdistelmäkirjauksen sallii kirjanpitolain 2 luvun 4 § 3 2 mom, jota tarkentaa Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 2 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta luku 3.4.1.

Lopuksi

Tärkeimmät yhdistyskirjanpidon asiat on jo käsitelty, mutta monia erityiskysymyksiä on vielä jäljellä. Aion kirjoittaa muun muassa lahjoitusten kirjanpidosta, mutta en välttämättä seuraavaksi. Onko sinulla mielessä jokin yhdistyskirjanpidon kysymys tai aihe, jota haluaisit minun käsittelevän?

Creative Commons -lisenssi
Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9 jonka tekijä on Antti-Juhani Kaijanaho on lisensoitu Creative Commons Nimeä-JaaSamoin 3.0 Muokkaamaton -lisenssillä.

8 thoughts on “Käteiskassa — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 9”

  1. Haluaisin kysyä yhdistyksemme omistaman liikehuoneiston ikkunoiden uusimisesta aiheutuneen rahoitusvastikkeen viemisestä kirjanpitoon.

  2. Hei! Miten yhdistykselle tullut valuuttamääräiset kassa hoidetaan?
    Voisiko pitää kassakirja valuuttamääräisenä ja kirjata euromääräiseksi muutettuna tilinpäätöksessä?

  3. Pieni yhdistyksemme teki kesäretken.Osallistumismaksuista kertyi 680 e,joka tuloutin tilillemme.Matkalla käytiin kahvilla 152 e ja museossa,216 e.
    Vuoden vaihde on lähellä,miten nuo käteiskassatapahtumat tuloutetaan ja saldo pankkitilillä oikein?

  4. ”Lainaaminen” (kavallus)

    Meillä on tämmöinen pieni seura, Yhdistys XX ry ja mitä sun mielipide on jos XX;n Rahastonhoitaja A, on 3-4 vuottaa ”lainannut” rahaa käteiskassalta, sanotaan 2500 euro. Johtokunnan tietämättä.
    Kaikki on luottanut Aan, hänellä on aina ollut siisti tilikirja ym…
    Meidän sihteeri B on sitten huomannut asian, ja on kertonut asian johtokunnalle, ja hän on vielä sanonut A:lle attä nyt lainaus saa loppu ja laita takaisin kaikki rahat.
    A on sen jälkeen siirtänyt omasta tilistä koko summa takaisin XX;n tiliin. ja kaikki on OK?!?!

    Tilitarkistajat eivät ole huomannut mitään, kun A on aina unohtanut kuitit ja viime vuoden tilikirjat kotona ja aina viime tingalla tuonut tilikirjaa Tilitarkistajille.
    Tilitarkastajat on aina luottanut Aan, että kaikki on kunnossa, vaikka ei ollut!
    Esim kun A:lla oli Tilikirjassa 31.12.2012 käteiskassalla 735,65 euro ja seuraava vuonna Tilikirjassa tilikauden avaus 1.1.2013, vaan esim 235,65 euro jäljellä. Elikkä 500euro oli vuodenvaihteessa hävinnyt. Tämä on jatkunut 3-4 vuottaa…

    Noo joku halua nyt viedä tämä eteenpäin (rikosilmoitus) ja joku ei halua, mikä on sun mielestä paras ratkaisu? Jos tämä menee eteenpäin, sitten ovat tilitarkastajat ”kusessa” tai onko?

  5. Yhdistyksemme liiketoiminta lopetettiin kolme vuotta sitten. Toimistomme varastot on täynnä kassakuitteja (ostajalla kuitin toinen osa) ja kassakoneen rullia. Osassa kassakoneen rullia päällimmäiset tekstit alkavat haalistua ja kuitit on uudemmista koneista, joissa on lämpökirjoittimella tulostetut kuitit ja niistä alkaa tekstit hävitä. Kuinka kauan tällaisia pitää säilyttää? Säilytyksestä löytyi myös tarjouskirjeitä yrityksille heidän pyydettyä tarjousta esim. tarjoilusta. Pitääkö ne säilyttää? Kiitos etukäteen vastauksesta!

  6. Kiitos erittäin hyvästä ja tarpeellisesta opastuksesta! Odotan jatkoa toiveikkaana. Itse olisin tarvinnut juuri tietoa tuosta lahjoitusten kirjanpidosta.

  7. Lisse: Kuulostaa kyllä tapaukselta jossa poliisitutkinta olisi aiheellinen. Mutta jos kerran kaikki rahat on saatu takaisin, mitään korvattavaa vahinkoa ei ole syntynyt josta esimerkiksi tarkastajat tai hallitus voisi olla vastuussa yhdistykselle.

    Erja: kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää 6 vuotta tilikauden päättymisestä laskien. Ks. http://antti-juhani.kaijanaho.fi/newblog/archives/2085 Eri asia sitten on ovatko ko aineistot kirjanpitoaineistoa lainkaan (ainakaan aikoinaan ei ole niin katsottu jos kerran ovat hujan hajan eikä järjestyksessä).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *