Yhdistyksen omaisuuden käsittely — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 8

[Luethan myös sarjan johdanto-osan. Postaus on 3.1.2016 päivitetty 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaiseksi (muutokset merkitty: lisäys, poisto.]

Omaisuuden hankinta

Kun yhdistys tekee hankinnan, pitää hankitun omaisuuden käyttöikä arvioida – olennainen kysymys on, onko hankittua omaisuutta tarkoitus käyttää useana tilikautena. Jos ei, asia on yksinkertainen: meno kirjataan menotilille, jolloin se näkyy kuluvan tilikauden tuloslaskelmassa.

Jos hankittu omaisuus on tarkoitettu olemaan yhdistyksen käytössä useampi tilikausi, tulee hankinta periaatteessa aktivoida: menotilin asemesta se kirjataan jollekin taseen pysyvien vastaavien tilille (tilin valinta riippuu omaisuuslajista). Varsinaisen ostohinnan lisäksi aktivointiin otetaan mukaan hankintaan välittömästi liittyvät muut kulut, esimerkiksi rahti ja asennuskulut, jos sellaisia on syntynyt.

Aktivoinnin pääsääntöön on muutamia poikkeuksia:

  • Vähäarvoisia hankintoja ei tarvitse aktivoida. Hankinnan vähäarvoisuudelle ei ole mitään yleispätevää euromääräistä rajaa; asia pitää harkita yhdistyskohtaisesti ottaen huomioon olennaisuusperiaate ja se, että tilinpäätöksen pitää antaa oikeat ja riittävät tiedot. Esimerkiksi eräässä yhdistyksessä, jonka vuositulot ja tilikauden yli- tai alijäämä lasketaan kymmenissä tuhansissa euroissa, olen taloudenhoitajana noudattanut sadan euron ohjeellista rajaa. Yhdistyksen käyttämät vähäarvoisuuden arviontiperiaatteet voi olla hyvä selostaa tilinpäätöksen liitetoedoissa.
  • Perustamismenoja (kirjanpitolain 5 luku 7 §) ja tutkimusmenoja (5 luku 8 §) ei saa aktivoida.
  • Muun aineettoman omaisuuden kuin “vastikkeellisesti hankittujen toimilupien, patenttien, lisenssien, tavaramerkkien sekä vastaavien oikeuksien ja varojen” (kirjanpitolain 5 luku 5 a §) hankintamenon aktivointi on sallittua vain erityistä varovaisuutta noudattaen.

Pysyviksi vastaaviksi aktivoiduista hyödykkeistä on hyvä pitää luetteloa. Itse olen pitänyt tapanani laatia täydellisen luettelon pysyvistä vastaavista tase-erittelyihin. Laki tosin sallii pienelle yhdistykselle senkin, että tase-erittelyihin merkitään vain tilikauden aikana ilmenneet muutokset (tällöin täydellinen luettelo saadaan tarkastelemalla peräkkäisten vuosien tase-erittelyitä yhdessä, mutta se on riskialtis tapa jos kirjanpitoaineiston säilytys ei ole aivan varmalla tolalla).

Esimerkki: Yhdistys, jolla vuosittain tuloja ja menoja on noin sata euroa, hankkii verkkokaupasta kannettavan tietokoneen 500 euron hinnalla, joka sisältää arvonlisäveron ja postituskulut. Hankinta on maksettu verkkomaksuna suoraan yhdistyksen pankkitililtä. Tietokoneella arvioidaan olevan käyttöikää useampi vuosi eikä se yhdistyksen talouden koko huomioon ottaen ole vähäarvoinen. Se on siis aktivoitava. Tietokone kuuluu pysyvissä vastaavissa koneiden ja kalustojen erään, joten hankinta kirjataan per Koneet ja kalusto an Pankkitili (500 €).

Esimerkki: Sama yhdistys hankkii toimistotavarakaupasta nitojan 6 euron hintaan. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Nitojalla on varsin todennäköisesti useamman vuoden käyttöikä, mutta koska se on arvoltaan vähäinen, sitä ei aktivoida. Nitojaa arvioidaan käytettävän jatkossa enimmäkseen varsinaisessa toiminnassa. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Pankkitili (6 €).

Esimerkki: Yhdistys ostaa myyjäisiä varten kahvia. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Kahvi kulutetaan yhdessä päivässä, joten sitä ei aktivoida. Hankinnan arvolla ei ole näin ollen merkitystä. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varainhankinnan kulut an Pankkitili.

Poistot

Pysyviin vastaaviin kirjatut omaisuuden hankintamenot on pääsääntöisesti poistettava tietyssä ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa poistojen kirjaamista vuosittain, yleensä avustavana tilinpäätösvientinä juoksevan kirjanpidon päätyttyä mutta ennen tilinpäätöksen laatimista.

Poistot on hyvä tulee perustaa ennalta laadittuun poistosuunnitelmaan. Siinä kerrotaan jokaiselle pysyviin vastaaviin kuuluvalle hankinnalle poistoaika ja poistotapa. Poistosuunnitelman saa laatia myös omaisuuslajeittain, jos olennaisuusperiaate ja oikean ja riittävän kuvan periaatteet sen sallivat. Pieni yhdistys saa laatia poistosuunnitelmansa myös omaisuuslajeittain tai jopa jättää poistosuunnitelman kokonaan laatimatta. Poistojen määrää ei kuitenkaan pienikään yhdistys saa käyttää tilikauden yli- tai alijäämän kaunisteluun, vaan se pitää laskea ylijäämästä ja alijäämästä riippumatta.

Omaisuuden poistoaika lasketaan vuosissa ja on se aika, jonka kuluessa sen arvioidaan menettävän hyödyllisyytensä yhdistyksen toiminnassa – aika, jonka jälkeen sen korvaaminen uudella todennäköisesti tulisi tarpeeseen. Esimerkiksi tietokone voi olla toimintakuntoinen poistoajan jälkeenkin, mutta sen ei enää voida ennakoida täyttävän tehtäväänsä yhdistyksessä. Kirjanpitolain 5 luvun 11 §:ssä on lisäksi säädetty, että poistoaika saa ilman erityistä syytä olla enintään viisi vuotta ja joka tapauksessa (tietyin poikkeuksin) enintään 20 vuotta. Jos poistoaikaa ei voi luotettavasti arvioida, se saa olla enintään 10 vuotta.

Poistotavan on hyvä tulee olla systemaattinen ja sen tulisi periaatteessa kuvata omaisuuden arvioitua kulumista. Yleisesti käytettyjä yksinkertaisia poistotapoja ovat tasapoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi alun perin aktivoitu hankintahinta jaettuna vuosissa lasketulla poistoajalla) ja menojäännöspoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi tietty prosenttimäärä menojäännöksestä eli vielä poistamatta olevasta aktivoidusta hankintamenosta). Poistotapa pitää valita siten, että poistoajan jälkeen hankintamenosta on jäljellä joko ei mitään tai merkityksettömän pieni osa, enintään ennakoitavissa oleva myyntiarvo poistoajan päättyessä.

Poistojen tekeminen aloitetaan sinä tilikautena, jolloin hankittu hyödyke otetaan käyttöön. Ensimmäisenä vuonna poistossa tulisi periaatteessa ottaa huomioon se, missä vaiheessa vuotta käyttöönotto tapahtui, mutta pienen yhdistyksen tapauksessa tästä voidaan poiketa tekemällä ensimmäisenäkin vuonna täysi poisto, jos olennaisuusperiaate sekä oikeaniden ja riittävänien tietojen kuvan periaate tästä huolimatta täyttyvät.

Poistokirjaukset tehdään per Poistot an Pysyvät vastaavat. Poistot kuuluvat yhdistyksen tuloslaskelmassa varsinaisen toiminnan kuluihin erikseen ilmoitettavana eränä ja niillä on siksi oltava oma tili. Jos yhdistyksellä on varainhankintaa varten hankittua pysyvää omaisuutta, pitänee tuon omaisuuden poistot kuitenkin kirjata varainhankinnan kuluiksi. Poistokirjauksesta tulee laatia muistiotosite, jossa on selkeästi kerrottu poistomäärään johtanut laskutoimitus ja sen taustalla olevat periaatteet ja johon on merkitty näkyviin sen laatija.

Esimerkki: Yhdistyksen hankkiman kannettavan tietokoneen arvioidaan olevan käyttöönsä soveltuva kaksi vuotta, jonka jälkeen se todennäköisesti joudutaan korvaamaan uudella. Poistoajaksi valitaan siten kaksi vuotta. Yhdistys katsoo tasapoistojen soveltuvan tähän tapaukseen parhaiten. Kannettava tietokone otettiin käyttöön heinäkuussa, ja sen aktivoitu hankintahinta on 500 euroa. Ensimmäisenä vuonna pitäisi ottaa huomioon käyttöönottoajankohta, joten poistoksi tulisi kirjata 125 euroa (eli puolet vuosittaisesta poistosta), mutta yhdistys saa myös (mikäli olennaisuusperiaate sekä oikeaniden ja riittävänien tietojen kuvan periaate eivät vaarannu) kirjata täydet 250 euron poistot. Toisena vuonna kirjataan tietokoneesta 250 euron poistot. Mikäli ensimmäisenä vuonna kirjattiin 125 euroa poistoja, jää kolmannellekin vuodelle 125 euron poisto. Joka tapauksessa kolmannen vuoden jälkeen kone on täysin poistettu taseesta.

Yhdistys, joka ei ole tehnyt vanhan lain aikana poistosuunnitelmaa, saa jatkaa tuolloin hankitun omaisuuden poistamista ilman suunnitelmaa. Uusille hankinnoille on kuitenkin laadittava poistosuunnitelma.

Esimerkki: Eräs toinen yhdistys on käyttänytä hyväkseen pienelle yhdistykselle sallittua tapaa olla laatimatta tarkkoja poistosuunnitelmia. Se kirjaa joka vuosi kaikista pysyvien vastattavien koneista ja kalustoista 25 %:n menojäännöspoiston. Erään vuoden juoksevan kirjanpidon päätteeksi koneiden ja kalustojen tilin saldoksi on tullut 800 euroa. Poistoksi kirjataan tästä 25 % eli 200 euroa. Uusille hankinnoille sen tulee kuitenkin laatia poistosuunnitelma.

Poistosuunnitelmien tai suunnittelematta tehtävien poistojen laadintaperiaatteet on syytä esittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Inventaario

Periaatteessa yhdistyksen tulisi inventoida omaisuutensa tilinpäätöspäivänä. Se tarkoittaa, että yhdistyksen kaikki omaisuus käydään reaalimaailmassa läpi. Pysyvän omaisuuden osalta tarkastetaan, että omaisuus on tallessa ja että se (mikäli poistoaikaa on jäljellä) soveltuu käyttötarkoitukseensa. Vaihto-omaisuus (eli se osa omaisuudesta, jolla on käyttöä vain yhtenä tilikautena) luetteloidaan, ja sen hankintahintaan perustuva arvo lasketaan. Inventoinnissa on hyvä kuitenkin muistaa olennaisuuden sekä oikeaniden ja riittävänien tietojen kuvan periaatteet; kokonaisuutena vähäarvoiseksi ja yhdistyksen talouden kannalta epäolennaiseksi tiedettyä omaisuutta ei ole syytä inventoida.

Vaihto-omaisuus pitää inventaarion perusteella aktivoida vaihtuviin vastaaviin. Jokaiselle vaihto-omaisuuden lajille lasketaan kirjanpidon osoittaman arvon ja inventaarion osoittaman arvon muutos. Kirjanpidon osoittama arvo täsmäytetään vastaamaan inventaarion osoittamaa arvoa tekemällä asianmukainen kirjaus vaihto-omaisuustilin ja kulutilin välillä. Kulutiliksi kannattaa luoda jokaiselle omaisuuslajille varastomuutos-tili, joka sijoitetaan tuloslaskelmassa omaisuuslajista riippuen joko varsinaisen toiminnan tai varainhankinnan kuluihin. Huomaa, että varastomuutos on siitä harvinainen kulutili, että sillä voi olla negatiivinen saldo.

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 160 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varasto an Kirjamyynnin varaston muutos (40 €).

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 60 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varaston muutos an Kirjamyynnin varasto (60 €).

Pysyvän omaisuuden myynti ja muu käytöstä poistaminen

Kun pysyvää omaisuutta myydään, pitää myyntikirjauksessa ottaa huomioon aiemmin tehty aktivointi ja poistot. Ensiksi kirjataan suunnitelman mukainen poisto myyntihetkeen asti, ellei se ole vähämerkityksellinen. Tämän jälkeen jäännösarvo (alun perin aktivoitu hankintameno vähennettynä kirjatuilla poistoilla, johon otetaan lisäksi huomioon mahdolliset aiemmin kirjatut arvonmuutokset) vähennetään myynnistä saadusta tulosta. Näin saatu myyntivoitto tai -tappio kirjataan tuotoksi tai kuluksi. Tuotto- tai kulutili valitaan omaisuuden laadun ja myyntitapahtuman luonteen mukaan varsinaisen toiminnan, varainhankinnan tai sijoitus- ja rahoitustoiminnan tileistä. Yhdistyksen tavanomaisesta toiminnasta poikkeava, kertaluonteinen ja yhdistyksen talouden kannalta olennainen myyntitapahtuma kirjataan kuitenkin satunnaisiin eriin ja mainitaan lisäksi tuloslaskelman liitetiedoissa.

Pysyvän omaisuuden käytöstä poistaminen muuten kuin myymällä voitaneen kirjata kuten myyntitapahtuma käyttäen myyntihintana nollaa euroa. Kulutilin valinnassa on tällöin otettava huomioon käytöstä poistamisen tapa (roskikseen heittäminen ja lahjoittaminen eivät välttämättä kuulu samalle tilille).

Esimerkki: Yhdistys, jonka tavanomaiset tuotot ja kulut lasketaan kympeissä per vuosi, oli hankkinut tammikuun alussa vuonna 2011 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Sen poistoajaksi päätettiin kolme vuotta ja poistotavaksi tasapoistot. Vuoden 2011 tilinpäätöksessä tietokone aktivoitiin pysyvien vastaavien koneisiin ja kalustoihin ja siitä kirjattiin 200 euron poistot. Tietokone kuitenkin myytiin sen tultua tarpeettomaksi pois 500 eurolla jo 1.3.2012; myyntihinnasta kirjoitettiin lasku. Jäännösarvo 1.1.2012 oli 400 euroa. Koska myyntitapahtuma sattui, kun vuodesta 2012 oli kulunut yksi neljännes, tulee myyntitapahtuman yhteydessä kirjata suunnitelman mukainen poisto 50 euroa. Jäännösarvo myyntihetkellä oli siten 350 euroa. Myyntivoitoksi tulee näin 500 € – 350 € = 150 €. Koska myyntitapahtuma oli poikkeuksellinen, kertaluonteinen ja olennainen, myyntivoitto kirjataan satunnaiseksi tuotoksi. Nämä toteamukset ja laskelmat kirjoitetaan myyntitositteen liitteeksi, ja tapahtuma kirjataan seuraavasti: per Myyntisaamiset 500 € per Poistot 50 € an Satunnaiset tuotot 150 € an Koneet ja kalusto 400 €. Vuoden 2012 tilinpäätöksessä tapahtuma tulee satunnaiseksi tuloksi kirjauksen vuoksi selostaa tuloslaskelman liitetiedoissa.

Esimerkki: Yhdistys oli hankkinut vuonna 2009 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Yhdistys ei laatinut poistosuunnitelmaa vaan toimitti mekaanisesti menojäännöspoiston 25 % koko koneista ja kalustosta. Vuosien varrella tietokoneen osalta kirjattiin seuraavat poistot: 150 € vuonna 2009 (menojäännös 450 €), 112,50 € vuonna 2010 (menojäännös 337,50 €) ja 84,38 € vuonna 2011 (menojäännös 253,12 €). Yhdistys osti uuden tietokoneen tammikuussa 2012 ja samalla toimitti vanhan tietokoneen ilman kuluja sähkö- ja elektroniikkaromun keräykseen. Koska vanha tietokone hävitettiin vuoden alussa, ei suunnitelman mukaisia poistoja tarvitse laskea. Tietokoneen menojäännös kirjataan kokonaisuudessaan varsinaisen toiminnan kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Koneet ja kalusto (253,12 €).

Lopuksi

Tärkeimmät virallislähteet tässä kirjoitetusta aiheesta ovat kirjanpitolain 4 ja 5 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 16.10.2007.

Seuraavassa osassa käsittelen käteiskassaa.

3 thoughts on “Yhdistyksen omaisuuden käsittely — Pienen yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös, osa 8”

  1. Tarkoittaako , että yhdistyksien pitäisi luetteloida ja inventoida koko omaisuus, ei vain aktivoidut tuotteet. Esim. jos yhdistys on saanut esim. toimistokalusteita tai ostanut käytettyjä huonekaluja kohtuuhintaan. Mikä on merkittävä omaisuus käytön kannalta, ymmärrän hyvin ettei nitojaa tai muuta pientä toimistotarviketta tarvitse inventoida, mutta entä kalusteet , työkalut, yhdistyksellä on laaja kirjasto tai jos yhdistys omistaa museon niin museoesineet?

  2. Kyllä yhdistyksen on hyvä olla selvillä koko omaisuudestaan. Tämä ei toki ole pelkästään kirjanpitoasia vaan ihan hyvää omaisuudesta huolenpitoa (esim. kirjaston ja museon kokoelman hoitoon kuulunee ihan rutiininomaisesti luettelointi).

    Jos esineitä on paljon, ei toki inventointia voi tehdä yhtenä päivänä kerrallaan vaan se tehdään pieninä erinä pitkin vuotta osana omaisuuden yleistä huolenpitoa.

    En voi antaa yleisiä ohjeita merkittävyyden arviointiin, se on tapauskohtaista. Kirjanpidon kannalta olennaista on esineiden (varovasti arvioitu) todennäköinen jälleenmyyntiarvo, ja merkittävyyttä arvioidaan suhteessa yhdistyksen talouden kokoon, paitsi jokaisen esineen kohdalla erikseen myös koko omaisuuslaji kokonaisuutena.

    Jos omaisuutta on paljon, ei yhdistys ole enää sellainen pieni yhdistys, jolle näitä blogikirjoituksia kirjoittelen.

  3. Hei,
    kiitos tästä palstasta.

    Miten meidän tulisi toimia pienen yhdistyksemme puhelinosakkeen kanssa? Osake on nykyisin käytännössä arvoton eikä sillä ole myyntiarvoakaan. Taseessamme se pyörii vuodesta toiseen yli 500€ arvolla. Annetaanko vain olla vai voisiko sille tehdä jonkun kertapoiston tai alaskirjauksen (en ymmärrä näistä paljoakaan)?

    Suurkiitos neuvoista!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *